Причина проверки:

проверка соблюдения обязательных требований законодательства об архивном деле в соответствии с планом проведения плановых проверок органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления на 2019 год, утвержденным приказом архивного отдела Приморского края от 09.10.2018 № 48; оценка соблюдения обязательных требований федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Приморского края об архивном деле на территории Приморского края; соблюдение обязательных требований федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Приморского края об архивном деле на территории Приморского края;

Выявленные нарушения (29 шт.):

• Не соблюден режим хранения основных учётных документов: размещены в деревянных шкафах
• К описям дел не составлены листы-заверители
• Анализ и учет состояния системы НСА архива (на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме не ведется
• Не на каждого пользователя читального зала имеется: его заявление в простой письменной форме о допуске для работы в читальный зал или письмо направившего его органа или организации, документально подтвержденный факт ознакомления с Порядком использования архивных документов в муниципальном архиве, утвержденном постановлением администрации Ольгинского муниципального района от 04.03.2019 № 81
• В архивохранилище № 1 документы частично размещены на деревянных стеллажах, окне, столе, на полу, в коридоре перед архивохранилищем № 1 на деревянных стеллажах. В архивохранилище № 2 установлены стеллажи смешанного типа, деревянные полки которых не пропитаны огнезащитным составом
• Отсутствуют: договор между архивом и гражданином Хохловым В.П., на основании которого документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступили на хранение в архив; акты приема на хранение документов личного происхождения от граждан Ковалева Г.И. и Хохлова В.П.
• Пунктом 3.4., 3.8. должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района, утверждённой главой Ольгинского муниципального района В.С. Листровым 02.07.2009 к правам отнесены проверки требований архивного законодательства
• Не во всех архивных справках указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки
• Стеллажи установлены с нарушением норм: параллельно стенам с оконными проемами, расстояния между стеллажами, между наружной стеной здания и стеллажами, между стеной и торцом стеллажа, между полом и нижней полкой стеллажа не соблюдены
• В должностном регламенте начальника организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района, должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела не закреплены функции по управлению архивным делом на территории Ольгинского муниципального района, отсутствует понятие "муниципальный архив"
• Помещения архива не оснащены средствами охранной сигнализации
• Утвержденный план (схема) размещения архивных фондов отсутствует
• В архивохранилищах отсутствуют пофондовые и постеллажные топографические указатели
• Отсутствует Инструкция о порядке осуществления охраны архива, согласованная с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.
• В архивохранилищах полки на стеллажах не пронумерованы сверху вниз слева направо
• Форма книги учета поступлений не соответствует приложению № 5 Правил архивов. Итоговая запись о количестве поступивших за год документов не подписана составителем
• Листы фондов заведены на каждый архивный фонд, но не во всех листах фондов правильно указано название фондообразователя и его переименования, папка с листами фондов имеет лист-заверитель, но в нем не указаны начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке
• Форма списка фондов с фонда № 1 по фонд № 83 не соответствует приложению № 6 Правил архивов, в нем не правильно указаны названия отдельных архивных фондов, отсутствуют крайние даты и местонахождение фондообразователя
• Наблюдательные дела заведены не каждую организацию источник комплектования муниципального архива
• Дело фонда заведено не на каждый архивный фонд. Не во всех делах фондов документы пронумерованы, подшиты, имеются листы-заверители и внутренняя опись
• В книге выдачи архивных документов не указаны номера выданных дел, не всегда проставляется отметка о возвращении архивных документов
• Не обеспечено хранение архивных документов в темноте в первичных средствах хранения (в папках, коробках)
• В архивохранилищах нарушен световой режим хранения архивных документов
• Помещение архивохранилища № 1 не содержится в чистоте, в условиях, исключающих появления пыли, требует ремонта; санитарные дни не проводятся.
• В наблюдательные дела муниципальных комитетов и администраций Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района не включены документы, характеризующие правовой статус и деятельность органа (организации), а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве
• Не организовано проведение экспертизы ценности, полного оформления дел, составление и утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения в Думе Ольгинского муниципального района, муниципальном комитете и администрации Тимофеевского сельского поселения, КГБУЗ «Ольгинская центральная районная больница»
• В архивохранилищах отсутствуют контрольно-измерительные приборы температуры и влажности
• В муниципальных комитетах и администрациях Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района источниках комплектования муниципального архива не созданы экспертные комиссии и не утверждены положения об экспертных комиссиях
• Не во всех описях дел после приема документов оформляется итоговая запись о приеме дел и сводная итоговая запись, содержащая количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

Нарушенный правовой акт:

• Пункт 2.11.4.1.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 3.5.6. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 5.3.1. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 5.12. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.2.5., 2.11.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 3.7.8, 4.4.2. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• статья 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Пункт 5.9.1. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• пункт 16 части 1 ст.15 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; пункт 11 статьи 3, пункт 4 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Пункт 2.11.2.2. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.4.1. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.4.2. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 3.4.1, 3.5.2. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 3.4.1, 3.5.4. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 3.4.1, 3.5.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 4.2.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 3.4.1., 3.5.9. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 2.11.10.2., 2.11.10.5. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 2.11.2.4., 2.11.2.5. 2.11.3.Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.2.4. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункт 2.11.2.5. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 2.2, 4.11, 4.19 4.25, 4.29. Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526
• Пункт 2.11.2.3. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19
• Пункты 4.7 4.9 Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526
• пункт 8.3. Положения об архивном отделе Приморского края, утверждённого постановлением Администрации Приморского края от 6 августа 2007 года № 216-па.
• статьи 3, 4, 7 Закона Приморского края от 10 апреля 2006 года № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»;
• статьи 3, 4, 5, 6, 8, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 22.1, 23, 24, 26, 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• пункт 22 статьи 16, пункт 2 статьи 77 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Выданные предписания:

• Разместить учетные документы с соблюдением режимов хранения в металлических шкафах
• К описям дел составить листы-заверители
• Провести анализ и учет состояния системы НСА архива
• На каждого пользователя читального зала заполнять заявление о допуске для работы в читальный зал или запрашивать письмо направившего его органа или организации, ознакамливать под роспись с Порядком использования архивных документов в муниципальном архиве, утвержденном постановлением администрации Ольгинского муниципального района от 04.03.2019 № 81
• Архивохранилища оборудовать металлическими стеллажами, все документы разместить на стеллажах
• Заключить договор между архивом и гражданином Хохловым В.П., на основании которого документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступили на хранение в архив; составить акты приема на хранение документов личного происхождения от граждан Ковалева Г.И. и Хохлова В.П.
• Исключить пункты 3.4., 3.8 из должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района
• Во всех архивных справках указывать архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки
• Установить стеллажи с соблюдением установленных норм
• В должностном регламенте начальника организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района закрепить функции по управлению архивным делом на территории Ольгинского муниципального района. В должностные регламенты начальника организационного отдела, должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела включить функции по формированию и содержанию муниципального архива, включая архивные фонды поселений
• Помещения архива оборудовать средствами охранной сигнализации
• Разработать и утвердить план (схему) размещения архивных фондов
• Для закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составить пофондовые и постеллажные топографические указатели
• Составить Инструкцию о порядке осуществления охраны архива, согласовать ее в установленном порядке
• В архивохранилищах пронумеровать полки на стеллажах
• Книгу учета поступлений вести форме, установленной Правилами архивов. Итоговую запись о количестве поступивших за год документов подписывать составителем с указанием даты составления
• Во всех листах фондов правильно указать название фондообразователей и их переименования, к папке с листами фондов составить лист-заверитель, в нем указать начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке
• Составить список фондов, по форме, установленной Правилами архивов, в нем правильно указать названия всех архивных фондов, крайние даты и местонахождение фондообразователя
• На каждую организацию источник комплектования муниципального архива завести наблюдательные дела
• Завести дело фонда на каждый архивный фонд. Во всех делах фондов документы пронумеровать, подшить, составить листы-заверители и внутренние описи
• В книге выдачи архивных документов указывать номера выданных дел, проставлять отметку о возвращении архивных документов
• Обеспечить хранение архивных документов в темноте в первичных средствах хранения (в папках, коробках)
• В архивохранилищах провести мероприятия по защите архивных документов от разрушающего действия естественного света
• Провести ремонтные работы и обеспыливание документов в архивохранилище № 1. Регулярно проводить санитарные дни.
• В наблюдательные дела муниципальных комитетов и администраций Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района включить документы, характеризующие правовой статус и деятельность органа (организации), а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве
• Организовать проведение экспертизы ценности, полного оформления дел, составление и утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения в Думе Ольгинского муниципального района, муниципальном комитете и администрации Тимофеевского сельского поселения, КГБУЗ «Ольгинская центральная районная больница»
• Архивохранилища оборудовать контрольно-измерительными приборами температуры и влажности и фиксировать их показания в регистрационных журналах
• Создать экспертные комиссии и утвердить в установленном порядке положения об экспертных комиссиях в муниципальных комитетах и администрациях Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района источниках комплектования муниципального архива
• Во всех описях дел после приема документов оформлять итоговую запись о приеме дел и сводную итоговую запись, содержащую количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.