|
Значение |
имеются следующие замечания:
1. В муниципальном архиве четыре двери: одна - входная дверь в муниципальный архив и 3 двери в архивохранилища, где хранятся документы постоянного и долговременного срока хранения. Только две двери в архивохранилища являются дверями повышенной технической укрепленности.
2. В связи с отсутствием кондиционеров в архивохранилищах - не соблюдается температурно-влажностный режим хранения архивных документов (в день проведения профилактического визита – 20 июля 2022 года и в другие дни июля: температура воздуха на измерительных приборах завышена по сравнению с нормой). В регистрационном журнале не указываются меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
3. В соответствии с учетными документами обнаружена задолженность по приему документов на постоянное хранение и задолженность по упорядочению документов организаций Баймакского района (документы не описаны).
Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований:
По пункту 1: в соответствии с пунктом 5.9. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждённых приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила, 2020 года):
«5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица».
По пункту 2: в соответствии с пунктами 5.13 и 5.17 Правил, 2020 года:
«5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:
в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю;
в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю;
при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.
Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.
При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения».
По пункту 3: В соответствии с пунктами 4.1., 6.3, 6.7. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526:
«4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве;
6.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
6.7. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК».
Объявлено предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено:
1). Оборудовать помещения архивохранилищ муниципального архива, где хранятся документы постоянного срока хранения, дверями повышенной технической укрепленности;
2) Принять меры по регулированию температурно-влажностного режима в архивохранилищах муниципального архива, в том числе рекомендуем установить кондиционеры во всех помещениях, где хранятся документы постоянного срока хранения, а также фиксировать все параметры в специальном регистрационном журнале в соответствии с Правилами, 2020 года.
3) Ликвидировать задолженность по приему документов на постоянное хранение и задолженность по упорядочению документов организаций Баймакского района
4) Информацию об исполнении вышеуказанных пунктов представить в Управление по делам архивов Республики Башкортостан к 1 января 2023 года. |