|
Значение |
Поступили сведения о следующих действиях (бездействии) Управления по государственной охране объектов культурного наследия Республики Башкортостан (далее - Башкультнаследие), расположенного по адресу: 450101, РБ, г.Уфа, ул.Тукаева, д.46 (юридический адрес), 450005 г.Уфа, ул. Цюрупы, д.86 (адрес фактического нахождения организации):
1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года:
« 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий».
В соответствии с пунктом 2.19. Правил, 2015 года:
«2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности».
В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года:
«2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.»
Однако, вышеуказанные нормы нарушаются, а именно:
архивохранилище Башкультнаследия не имеет ни естественную, ни искусственную вентиляцию, отсутствуют измерительные приборы для определения температурно-влажностного режима.
В соответствии с пунктом 2.24. Правил, 2015 года:
«2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.
Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью».
В архивохранилище Башкультнаследия отсутствуют первичные средства защиты документов – архивные короба. В настоящее время все дела находятся в связках, в папках, на скорошивателях.
В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года:
«2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2).
2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.
В Башкультнаследия не проведена работа по топографированию.
Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел.
Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.
Топографирование проводит работник архива.
Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда.
Результатом процесса является:
- схема размещения документов в архивохранилище;
- архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются);
- карточки постеллажного и пофондового указателя.
В Башкультнаследия не проведена работа по размещению архивных документов, в частности, не пронумерованы шкафы, стеллажи, полки на стеллажах, не составлены топографические указатели, не проведена проверка наличия и состояния дел (акты и листы проверок не представлены).
2) В соответствии с пунктами 3.1. и 3.6. Правил, 2015 года:
«3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.
3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);
реестр описей (приложение № 19)»
В Башкультнаследии отсутствуют вышеуказанные документы.
3) В соответствии с абзацем 13 пункта 4.11 и абзацем 1 пункта 4.19:
4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
В Башкультнаследии не упорядочены документы постоянного хранения и по личному составу с момента создания организации.
4) В соответствии с пунктами 4.14 - 4.16 Правил, 2015 года:
«4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел».
4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения».
В Башкультнаследии отсутствует номенклатура дел.
Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований:
В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ:
«1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.».
2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Объявлено предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено:
1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Башкультнаследия в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе:
- подготовить и представить на ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан номенклатуру дел Башкультнаследия до 01.06.2023 года;
- упорядочить документы постоянного хранения и по личному составу до 01.12.2023 года;
- провести сплошную проверку наличия и состояния архивных дел, в том числе топографирование в архивохранилище до 01.12.2023 года;
- создать нормативные условия для хранения архивных документов в соответствии с указанными в настоящем предостережении замечаниями до 01.01.2024 года.
2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 01.01.2024 года. |
