|
Значение |
Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан (далее - Минземимущество РБ):
1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года:
I. В соответствии с пунктом 2.24. Правил, 2015 года:
«2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.
Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
В архивохранилище Минземимущества РБ отсутствуют первичные средства защиты документов – архивные короба. В настоящее время все дела находятся в папках и на скорошивателях.
II. В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года:
«2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2).
2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.
В архиве Минземимущества РБ необходимо провести топографирование.
Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел.
Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.
Топографирование проводит работник архива.
Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда.
Результатом процесса является:
- схема размещения документов в архивохранилище;
- архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются);
- карточки постеллажного и пофондового указателя.
III. В соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
«статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет».
В нарушение вышеуказанной статьи Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Минземимуществом РБ не сданы документы с 2004 по 2013 гг.
IV. В соответствии с пункта 4.11 Правил, 2015 года:
«4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».
В нарушении указанного пункта Правил, 2015 года документы не упорядочены с 2008 года по 2020 год.
Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований:
1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ:
«1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.».
2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года)
Объявлено предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено:
1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Минземимущества Республики Башкортостан в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе приобрести первичные средства хранения документов – архивные короба, передать на государственное хранение документы Минземимущества РБ с 2004 по 2013 гг.; провести упорядочение документов за период с 2008 года по 2020 гг.
2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 марта 2024 года |
