Предостережение:

• Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан (далее - Минэкологии РБ): 1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». Архив Минэкологии РБ размещается в двух помещениях, площадью 12,8 кв. м и 122,5 кв.м. на цокольном этаже. Нормативные условия хранения документов не соблюдаются (за исключением пожарного и охранного режимов: сигнализации установлены, имеются огнетушители). В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года: «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.» В соответствии с пунктом 2.29. Правил, 2015 года: «2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты». В архиве Минэкологии РБ не фиксируется в специальном журнале температурно-влажностный режим хранения документов. В архивохранилище находятся посторонние предметы, которые находятся на полу, между архивными стеллажами. Много мукулатуры и документов временного хранения. В соответствии с пунктом 2.20. Правил, 2015 года: «2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками». На окнах архивохранилаща не установлены запирающиеся решетки. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 № 24 (далее – Правила, 2020), в частности с пунктами 5.7 и 5.8: «5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы. 5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат: помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил; находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы. Двери в архивохранилища Минэкологии РБ не опечатывается. Не опечатываются также шкафы, в которых хранятся учетные документы архива. В соответствии с пунктом 2.24. Правил, 2015 года: «2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. В архивохранилище Минэкологии РБ отсутствуют первичные средства защиты документов – архивные короба. В настоящее время в архивных коробках находятся только подготовленные к сдаче на государственное хранение документы организаций – предшественников Минэкологии РБ. Все остальные дела находятся в папках и на скорошивателях. В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В архиве Минэкологии РБ необходимо провести топографирование и проверку наличия и состояния дел. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. В соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет». За период с 2003 по 2013 год документы Минэкологии РБ на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ не сданы. Кроме этого, Минэкологии РБ является правопреемником Министерства лесного хозяйства и природных ресурсов Республики Башкортостан, Государственного комитета Республики Башкортостан по охране окружающей среды, Управления по геологии и использованию недр при Правительстве Республики Башкортостан, Агентства лесного хозяйства Республики Башкортостан. Документы данных организаций в нарушение вышеуказанной статьи Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ГКУ Национальный архив РБ не сданы (за исключением Госкомитета БАССР по охране природы за 1981-1987 годы (31 дело)) В соответствии с пункта 4.11 Правил, 2015 года: «4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве». В нарушении указанного пункта Правил, 2015 года документы Минэкологии РБ с 2018 года по 2020 год не упорядочены и не представлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Необходимо отметить, что в Минэкологии РБ приняты все необходимые локальные акты, регламентирующие делопроизводство и ведомственное хранение: положение об архиве (дата и номер протокола ЭПК: 23.05.2019 № 5); положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (дата и номер протокола ЭПК: 23.05.2019 № 5); инструкция по делопроизводству (дата и номер протокола ЭПК: 17.08.2020 № 5); номенклатура дел (дата и номер протокола ЭПК: 18.06.2020 № 4); приказ о назначении ответственного за архив от 10.02.2023 № 126 п и др. В нарушение данных локальных нормативных актов отмечено: 1) Центральная экспертная комиссия не работает, отсутствуют протоколы заседаний ЦЭК; 2) В помещениях архива должны хранится только документы постоянного и долговременного срока хранения, а хранится много дел временного хранения, макулатура, старая оргтехника и т.д. Рекомендуется назначить в каждом структурном подразделении Минэкологии РБ ответственных за делопроизводство и архив, а также включить этих должностных лиц в состав ЦЭК. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.»; 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; 3) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 № 24. Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагается: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Минэколгии Республики Башкортостан в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе приобрести первичные средства хранения документов – архивные короба, передать на государственное хранение документы Минэкологии РБ за период с 2003 по 2013 годы, а также документы организаций – предшественников Минэкологии РБ, провести упорядочение документов за период с 2018 года по 2020 гг. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 июня 2024 года