Проверка МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ И ЭКОЛОГИИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
№02231002000005945646

🔢 ИНН:
0278151669
🆔 ОГРН:
1080278007897
📍 Адрес:
450006, РБ, г. Уфа, ул. Ленина, д.86
🔍 Тип проверки:
Объявление предостережения
📌 Статус:
Предостережение объявлено
⚠️ Нарушения:
Да
📅 Дата начала:
28.04.2023

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН организовало проверку (статус: Предостережение объявлено) . организации МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ И ЭКОЛОГИИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН (ИНН: 0278151669) , адрес: 450006, РБ, г. Уфа, ул. Ленина, д.86

🔔 Получайте уведомления о новых проверках!

Будьте в курсе всех проверок этой организации в реальном времени

Подписаться

Общая информация

Подробная информация

Взаимодействия по КНМ со СМЭВ

Vs_ver 600
Exchange_Date 2023-04-28T06:26:06.917493Z

Вид контроля(надзора) и его номер

Значение Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле

Вид КНМ

Значение Объявление предостережения

Сведения о контролируемом лице

ИНН проверяемого лица 0278151669
ОГРН проверяемого лица 1080278007897
Наименование проверочного листа МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ И ЭКОЛОГИИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
об отнесении контролируемого лица к субъектам малого и среднего бизнеса Не является субъектом МСП
Тип контролируемого лица: юл\ип или фл ЮЛ

ОКВЭДЫ

Реквизиты предписания об устранении выявленных нарушений в результате проведения КНМ 84.11.21
Наименование проверочного листа Деятельность органов государственной власти субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей), кроме судебной власти, представительств исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации при Президенте Российской Федерации

Сведения об объектах

Адрес объекта проведения КНМ 450006, РБ, г. Уфа, ул. Ленина, д.86

Тип объекта

Значение Деятельность и действия

Вид Объекта

Значение деятельность по организации хранения архивных документов

Подвид объекта

Значение деятельность по организации хранения архивных документов

Категория риска - Справочник

Значение значительный риск

Инспекторы

ФИО должностного лица, уполномоченного на проведение КНМ Асфандиярова Ирина Ганеевна

Должность должностного лица, уполномоченного на проведение КНМ

Значение начальник отдела кадровой и правовой работы Управления по делам архивов Республики Башкортостан

Контрольно надзорный орган

Значение УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

Основания проведения КНМ

Признак главной записи Нет
Требует согласования Нет

Тип основани проведения КНМ

Наименование проверочного листа (ФЗ 248) Наличие у контрольного (надзорного) органа сведений о готовящихся или возможных нарушениях обязательных требований, а также о непосредственных нарушениях обязательных требований, если указанные сведения не соответствуют утвержденным индикаторам риска нарушения обязательных требований
Реквизиты предписания об устранении выявленных нарушений в результате проведения КНМ PM_1
Цифровой код 5.0.1
Может иметь текст в свободной форме Нет
Требует согласования Нет
Требует указания даты Нет

Описание

Значение Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан (далее - Минэкологии РБ): 1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». Архив Минэкологии РБ размещается в двух помещениях, площадью 12,8 кв. м и 122,5 кв.м. на цокольном этаже. Нормативные условия хранения документов не соблюдаются (за исключением пожарного и охранного режимов: сигнализации установлены, имеются огнетушители). В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года: «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.» В соответствии с пунктом 2.29. Правил, 2015 года: «2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты». В архиве Минэкологии РБ не фиксируется в специальном журнале температурно-влажностный режим хранения документов. В архивохранилище находятся посторонние предметы, которые находятся на полу, между архивными стеллажами. Много мукулатуры и документов временного хранения. В соответствии с пунктом 2.20. Правил, 2015 года: «2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками». На окнах архивохранилаща не установлены запирающиеся решетки. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 № 24 (далее – Правила, 2020), в частности с пунктами 5.7 и 5.8: «5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы. 5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат: помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил; находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы. Двери в архивохранилища Минэкологии РБ не опечатывается. Не опечатываются также шкафы, в которых хранятся учетные документы архива. В соответствии с пунктом 2.24. Правил, 2015 года: «2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. В архивохранилище Минэкологии РБ отсутствуют первичные средства защиты документов – архивные короба. В настоящее время в архивных коробках находятся только подготовленные к сдаче на государственное хранение документы организаций – предшественников Минэкологии РБ. Все остальные дела находятся в папках и на скорошивателях. В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В архиве Минэкологии РБ необходимо провести топографирование и проверку наличия и состояния дел. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. В соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет». За период с 2003 по 2013 год документы Минэкологии РБ на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ не сданы. Кроме этого, Минэкологии РБ является правопреемником Министерства лесного хозяйства и природных ресурсов Республики Башкортостан, Государственного комитета Республики Башкортостан по охране окружающей среды, Управления по геологии и использованию недр при Правительстве Республики Башкортостан, Агентства лесного хозяйства Республики Башкортостан. Документы данных организаций в нарушение вышеуказанной статьи Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ГКУ Национальный архив РБ не сданы (за исключением Госкомитета БАССР по охране природы за 1981-1987 годы (31 дело)) В соответствии с пункта 4.11 Правил, 2015 года: «4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве». В нарушении указанного пункта Правил, 2015 года документы Минэкологии РБ с 2018 года по 2020 год не упорядочены и не представлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Необходимо отметить, что в Минэкологии РБ приняты все необходимые локальные акты, регламентирующие делопроизводство и ведомственное хранение: положение об архиве (дата и номер протокола ЭПК: 23.05.2019 № 5); положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (дата и номер протокола ЭПК: 23.05.2019 № 5); инструкция по делопроизводству (дата и номер протокола ЭПК: 17.08.2020 № 5); номенклатура дел (дата и номер протокола ЭПК: 18.06.2020 № 4); приказ о назначении ответственного за архив от 10.02.2023 № 126 п и др. В нарушение данных локальных нормативных актов отмечено: 1) Центральная экспертная комиссия не работает, отсутствуют протоколы заседаний ЦЭК; 2) В помещениях архива должны хранится только документы постоянного и долговременного срока хранения, а хранится много дел временного хранения, макулатура, старая оргтехника и т.д. Рекомендуется назначить в каждом структурном подразделении Минэкологии РБ ответственных за делопроизводство и архив, а также включить этих должностных лиц в состав ЦЭК. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.»; 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; 3) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 № 24. Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагается: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Минэколгии Республики Башкортостан в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе приобрести первичные средства хранения документов – архивные короба, передать на государственное хранение документы Минэкологии РБ за период с 2003 по 2013 годы, а также документы организаций – предшественников Минэкологии РБ, провести упорядочение документов за период с 2018 года по 2020 гг. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 июня 2024 года

Дополнительно

Информация об уведомлении проверяемого лица о проведении ПМ Нет
Информация о несогласии контролируемого лица на проведение мероприятия Нет
Вакансии вахтой