Предостережение:

• Поступили сведения о следующих действиях (бездействии) государственного автономного учреждения культуры и искусства Республики Башкортостан Башкирская государственная филармония им. Х.Ахметова, расположенного по адресу: 450052, РБ, г.Уфа, ул.Гоголя,д.58 (далее – Филармония): В соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет». За период с 1972 по 2013 год документы Филармонии на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ не сданы. 2) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть упорядочены документы постоянного срока хранения и по личному составу. В соответствии с пункта 4.11 Правил, 2015 года: «4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве». В нарушении указанного пункта Правил, 2015 года документы постоянного срока хранения не упорядочены с 2004 по 2020 гг.; описи по личному составу не упорядочены с 2008 по 2020 гг. Описи дел за указанные годы не представлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан. 3) В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В архиве Филармонии необходимо провести топографирование и проверку наличия и состояния дел. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. 4) В соответствии с пунктом 2.15 Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». В соответствии с пунктом 2.19. Правил, 2015 года: «2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности». В соответствии с пунктом 2.21. Правил, 2015 года: «2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах». В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года: «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.». В соответствии с пунктом 2.29. Правил, 2015 года: «2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты». Однако, вышеуказанные нормы нарушаются. Например: температурно-влажностный режим не соблюдается. Данные измерительных приборов не фиксируются. Архив Филармонии не оснащен специальным оборудованием - отсутствуют первичные средства хранения документов – архивные короба. В архивохранилище находятся посторонние предметы, которые находятся на полу, между архивными стеллажами. Много макулатуры и документов временного хранения. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.». 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагается: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов архива Филармонии в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе провести проверку наличия и состояния дел, а также топографирование, упорядочить документы постоянного срока хранения и по личному составу; сдать на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 марта 2024 года.