|
Значение |
Поступили сведения о следующих действиях (бездействии) Управления ветеринарии Республики Башкортостан, расположенного по адресу: 450008, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Пушкина, д. 106 (далее – Управление ветеринарии РБ):
В соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
«статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет».
Документы постоянного срока хранения Управления ветеринарии РБ на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ ни разу не сдавались.
2) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила) должны быть упорядочены документы постоянного срока хранения и по личному составу.
В соответствии с пункта 4.11 Правил:
«4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».
В нарушении указанного пункта Правил, документы постоянного срока хранения и по личному составу с 2017 по 2020 гг. не упорядочены.
3) В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил:
«2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2).
2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.
В архиве Управления ветеринарии РБ необходимо провести топографирование и проверку наличия и состояния дел.
Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел.
Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.
Топографирование проводит работник архива.
Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда.
Результатом процесса является:
- схема размещения документов в архивохранилище;
- архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются);
- карточки постеллажного и пофондового указателя.
4) В соответствии с пунктом 2.15 Правил:
« 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий».
В соответствии с пунктом 2.19. Правил, 2015 года:
«2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности».
В соответствии с пунктом 2.21. Правил, 2015 года:
«2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах».
В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года:
«2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.».
В соответствии с пунктом 2.29. Правил, 2015 года:
«2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты».
Однако, вышеуказанные нормы нарушаются. Например:
температурно-влажностный режим не соблюдается. Данные измерительных приборов не фиксируются.
Архив Агенства не оснащен специальным оборудованием - отсутствуют первичные средства хранения для документов постоянного хранения – архивные короба.
В архивохранилище находятся посторонние предметы, в том числе документы временного срока хранения, которые находятся на полу, между архивными стеллажами.
Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований:
В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ:
«1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.».
2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагается:
1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов архива Агентства в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе провести проверку наличия и состояния дел, а также топографирование, упорядочить документы постоянного срока хранения и по личному составу; сдать на государственное хранение в ГКУ Национальный архив РБ документы постоянного срока хранения до 2013 года.
2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 января 2024 года. |
