Причина проверки:

Проверка соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в том числе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Выявленные нарушения (13 шт.):

• Не предоставлено помещение для архива, отвечающее нормативным требованиям, обеспечивающее сохранность архивных документов, исключающее хищение и утрату (нарушение абз.3 п.2.14, 2.16, 2.17 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 (далее Правила). При малом объеме документов не обеспечено хранение архивных документов в специальном металлическом запирающемся на ключ шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц (абз. 7 п 2.1.2.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Росархив, ВНИИДАД, 2016 г.)
• Не обеспечено оснащение помещения архива специальным оборудованием для хранения документов (металлические стеллажи, металлические шкафы (нарушение п. 2.14, 2.15, 2.21 Правил)
• Не обеспечено соблюдение в помещении архива противопожарного режима: отсутствуют средства пожаротушения, отсутствует пожарная сигнализация (нарушение п. 2.14 (абз.4), п. 2.15 (абз.3), 2.22 Правил)
• Не обеспечено соблюдение в помещении архива охранного режима: архив вне зоны контроля поста охраны, охранная сигнализация не установлена, контроль доступа посторонних лиц в архив не обеспечен, помещение архива огорожено пластиковой перегородкой только частично, допускающей возможность проникновения в архив посторонних лиц через ограждение (нарушение п. 2.14 (абз.4), п. 2.15 (абз. 3), 2.20 Правил)
• Не соблюдается температурно-влажностный режим в архиве: в архиве отсутствуют средства измерения и контроля температурно-влажностного режима; отсутствует журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов (нарушение п. 2.15 (абз. 6), 2.25, 2.26 Правил)
• Не обеспечивается соблюдение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве: наблюдается сильная запыленность полок, архивных документов (нарушение п. 2.15 (абз. 6), 2.27, 2.28, 2.29 Правил)
• Не обеспечивается хранение архивных документов в архиве на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел (нарушение п 2.34 Правил)
• Не обеспечена нумерация шкафов, полок в архиве, не составлены постеллажные топографические указатели (нарушение п. 2.36, 2.37, 2.38 Правил)
• Не проводится проверка наличия и состояния документов в архиве организации (на бумажных носителях не реже одного раза в 10 лет, на электронных носителях не реже одного раза в 5 лет) (нарушение п. 2.14 (абз. 6), 2.42 Правил)
• Не обеспечивается розыск архивных документов при их отсутствии (Оп.1.Д.9,11,12,13,14,17,38,39) (отсутствуют акты об утрате, справка о проведении розыска) (нарушение п. 2.14 (абз.6), 2.44 Правил)
• Не обеспечивается достоверный учет всех хранящихся в архиве документов, данные паспорта архива не отражают фактическое количество дел в архиве (нарушение п. 3.1, 3.12. Правил; п. 2.6.1 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 № 11)
• Не обеспечивается ведение в архиве основных (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (при наличии двух и более описей дел) (нарушение п. 3.6-3.11 Правил)
• Не обеспечено составление номенклатуры дел, отражающей фактическое заведение дел в делопроизводстве Министерства природных ресурсов и экологии Республики Хакасия (нарушение п. 2.2, 4.14-4.18 Правил)

Выданные предписания:

• Предоставить помещение под архив, оборудованное в соответствии с нормативными требованиями, для размещения архивных документов, образовавшихся в деятельности Министерства природных ресурсов и экологии Республики Хакасия и его предшественников. При малом объеме документов обеспечить хранение архивных документов в специальном металлическом запирающемся на ключ шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц
• Обеспечить оснащение архива специальным оборудованием для хранения документов (металлические стеллажи, металлические шкафы)
• Обеспечить соблюдение в помещении архива противопожарного режима: оборудовать средствами пожаротушения, системой автоматической пожарной сигнализации
• Обеспечить соблюдение в помещении архива охранного режима: при отсутствии поста охраны - оборудовать охранной сигнализацией, исключить возможность доступа посторонних лиц в архив через частичное ограждение
• Обеспечить соблюдение температурно-влажностного режима в архиве: оснастить архив средствами измерения и контроля температурно-влажностного режима; завести журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов, обеспечить фиксацию показаний приборов
• Обеспечить соблюдение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве: провести обеспыливание полок, архивных документов
• Обеспечить хранение архивных документов в архиве на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел
• Обеспечить нумерацию шкафов, полок в архиве; составить постеллажные топографические указатели
• Провести проверку наличия и состояния документов в архиве организации
• Обеспечить розыск архивных документов (Оп.1.ДД.9,11,12,13,14,17,38,39)
• Обеспечить достоверный учет всех хранящихся в архиве документов, ежегодное составление паспорта архива
• Обеспечить заведение в архиве основных (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (при наличии двух и более описей дел)
• Обеспечить составление номенклатуры дел, организовать в структурных подразделениях заведение дел согласно утвержденной номенклатуры дел