|
Значение |
При осуществлении Министерством культуры Республики Хакасия регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле
(указывается наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля)
поступили сведения о следующих действиях (бездействии):
Департамента архитектуры, градостроительства и недвижимости города Саяногорска (далее – ДАГН г. Саяногорска):
1) не утверждено положение об архиве ДАГН г. Саяногорска;
2) в помещении архива ДАГН г. Саяногорска не обеспечено соблюдение светового режима: на окне архивохранилища отсутствуют шторы (жалюзи, защитные фильтры, нанесенные на стекло покрытие);
3) не обеспечено хранение архива ДАГН г. Саяногорска в систематизированном виде на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;
4) в архиве ДАГН г. Саяногорска не обеспечена нумерация стеллажей, шкафов, полок;
5) в архиве ДАГН г. Саяногорска не составлены топографические указатели в целях определения места хранения архивных документов;
6) в ДАГН г. Саяногорска не проводится проверка наличия и состояния архивных документов (не реже одного раза в 10 лет;
7) не заведены журналы выдачи архивных дел;
8) не обеспечен учет документов архивного фонда ДАГН г. Саяногорска: не обеспечено заведение основных (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей); не составляется паспорт архива (ежегодно);
9) не организована работа экспертной комиссии (далее – ЭК) по проведению экспертизы ценности документов в ДАГН г. Саяногорска: не утверждено положение об ЭК, не утвержден состав ЭК;
10) в ДАГН г. Саяногорска не проводится ежегодная экспертиза ценности документов, в связи с чем, не упорядочены документы постоянного хранения за 2009-2021 годы, документы по личному составу за 2013-2021 годы, документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
11) не соблюдены сроки передачи архивных документов из структурных подразделений ДАГН г. Саяногорска в архив ДАГН г. Саяногорска (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве);
12) в ДАГН г. Саяногорска не обеспечивается ежегодная разработка и утверждение номенклатуры дел;
13) в структурных подразделениях ДАГН г. Саяногорска не обеспечивается составление описей на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;
14) в ДАГН г. Саяногорска не обеспечивается подготовка и полное оформление (подшивка или переплет, нумерация листов, заполнение листа заверителя, оформление обложки дела) дел постоянного срока хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив ДАГН г. Саяногорска (не упорядочены документы постоянного хранения за 2009-2021 годы, документы по личному составу за 2013-2021 годы, документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
15) в ДАГН г. Саяногорска не соблюдаются сроки представления описей дел, документов постоянного срока хранения (за 2015-2019 годы) и по личному составу (за 2013-2019 годы) на утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Хакасия (не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве);
16) ДАГН г. Саяногорска не переданы документы за 2009-2015 годы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в муниципальный архив администрации г. Саяногорска на постоянное хранение.
(приводится описание, включая адрес (место) (при наличии), действий (бездействия), организации,
ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований)
Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований:
1) пункта 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 15.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусматривающего, что задачи и функции архива органа местного самоуправления определяются положением, утверждаемым руководителем организации;
2) пункта 2.24 Правил, предусматривающего, что архивные документы следует хранить в темноте. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий;
3) пункта 2.34 Правил, предусматривающего, что все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;
4) пункта 2.36 Правил, предусматривающего, что все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо;
5) пункта 2.37 Правил, предусматривающего, что в целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются постеллажные топографические указатели, а при большом количестве фондов - пофондовые;
6) пунктов 2.40-2.44 Правил, предусматривающих, что проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет;
7) пунктов 2.46, 5.8 Правил, предусматривающих, что выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел, архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов;
8) раздела 3 Правил, устанавливающего порядок учета архивных фондов и документов в архиве организации;
9) пункта 4.7 Правил, предусматривающего, что в организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия;
10) пункта 4.11 Правил, предусматривающего, что экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
11) пунктов 4.1, 4.3 Правил, предусматривающих, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности;
12) пунктов 2.2, 4.14-4.18 Правил, предусматривающих, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения; организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК уполномоченных органов в сфере архивного дела;
13) пунктов 4.31-4.32, 5.5 Правил, предусматривающих, что дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве;
14) пунктов 4.19-4.30 Правил, предусматривающих, что законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает: подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.
15) пункта 4.11 Правил, предусматривающего, что согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела;
16) пункта 3 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривающего, что срок временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в муниципальный архив для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций составляет 5 лет.
(приводится описание действий (бездействия) организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований)
В соответствии с частью 1 статьи 49 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» ОБЪЯВЛЯЮ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагаю:
1) разработать положение об архиве ДАГН г. Саяногорска, согласовать с ЭПК Министерства культуры Республики Хакасия;
2) в помещении архива ДАГН г. Саяногорска обеспечить соблюдение светового режима: на окне архивохранилища отсутствуют шторы (жалюзи, защитные фильтры, нанесенные на стекло покрытие);
3) обеспечить хранение архива ДАГН г. Саяногорска в систематизированном виде на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;
4) в архиве ДАГН г. Саяногорска обеспечить нумерацию стеллажей, шкафов, полок;
5) в архиве ДАГН г. Саяногорска составить топографические указатели в целях определения места хранения архивных документов;
6) провести проверку наличия и состояния архивных документов;
7) завести журналы выдачи архивных дел;
8) обеспечить учет документов архивного фонда ДАГН г. Саяногорска с заведением основных (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей);
9) организовать работу экспертной комиссии (далее – ЭК) по проведению экспертизы ценности документов в ДАГН г. Саяногорска; утвердить положение об ЭК, состав ЭК;
10) провести ежегодную экспертизу ценности документов, упорядочить документы постоянного хранения за 2009-2021 годы, документы по личному составу за 2013-2021 годы, архивные документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения за весь период деятельности ДАГН г. Саяногорска;
11) организовать передачу архивных документов из структурных подразделений ДАГН г. Саяногорска в архив ДАГН г. Саяногорска (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве);
12) обеспечить разработку и утверждение номенклатуры дел на 2022 год, согласовать с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Хакасия;
13) организовать составление описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;
14) обеспечить полное оформление (подшивка или переплет, нумерация листов, заполнение листа заверителя, оформление обложки дела) дел постоянного срока хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив ДАГН г. Саяногорска (упорядочить документы постоянного хранения за 2009-2021 годы, документы по личному составу за 2013-2021 годы, документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения за весь период деятельности ДАГН г. Саяногорска);
15) обеспечить представление описей дел, документов постоянного срока хранения (за 2015-2019 годы) и по личному составу (за 2013-2019 годы) на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Хакасия;
16) организовать передачу документов за 2009-2015 годы, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в муниципальный архив администрации г. Саяногорска. |
