Предостережение:

• При осуществлении Министерством культуры Республики Хакасия регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (указывается наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля) поступили сведения о следующих действиях (бездействии): Отдела по делам образования администрации города Абазы (далее – Отдел по делам образования), выразившееся в том, что: 1) не обеспечено хранение архивных документов Отдела по делам образования в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении – архивохранилище; 2) не обеспечено систематическое проведение экспертизы ценности документов и оформление дел в структурных подразделениях Отдела по делам образования в связи с чем, не упорядочены дела (документы) временных (свыше 10 лет) сроков хранения и не составлены описи дел, документов, а именно: личных дел граждан, переданных под опеку (срок хранения - 75 лет), а также личных дел воспитанников ликвидированного Абазинского детского дома, находящихся на хранении в Отдела по делам образования (срок хранения - 75 лет); 3) не обеспечен достоверный учет архивных документов в архиве Отдела по делам образования: отсутствуют обязательные учетные документы: книга учета поступления и выбытия дел; список фондов; листы фондов; описи дел, в т.ч. временных (свыше 10 лет) сроков хранения; реестр описей; паспорт архива Отдела по делам образования. ________________________________________________________________________ (приводится описание, включая адрес (место) (при наличии), действий (бездействия), организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований) Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1. Пунктов 37, 47, 76, 77 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила), устанавливающих, что: 1) в архив должны поступать архивные документы, к которым относятся: документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение; документы, постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда Российской Федерации, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу (п.37); 2) архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил(п.47); 3) хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят: а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов; б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов; в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил; д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов; е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62-72 и главой IX Правил (п. 76); 4) архив размещается в здании или отдельных помещениях здания; хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения: а) в здании, отвечающем нормативным требованиям; б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище; в) запирающихся шкафах или сейфах (п. 77). 2. Пунктов 23, 48, 50 Правил, устанавливающих, что: 1) по результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются: описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу; 2) дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов); 3) полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стакеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил); б) нумерацию листов дела; в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к Правилам); г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к Правилам); д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к Правилам); е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); ж) лист использования (при необходимости). 3. Раздела IX Правил, устанавливающего, требования по ведению учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации: а) учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов; б) в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов, список фондов, лист фонда, опись дел, документов, реестр описей дел; в) иные требования к учету архивных документов. (приводится описание действий (бездействия) организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований)