Причина проверки:

Цель - выполнение Плана проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2019 год, утвержденного приказом комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края 26 октября 2018 г. № 103-п, с изменениями от 29 декабря 2018 г. № 128-п. Задача проверки - осуществление контроля за соблюдением в процессе осуществления деятельности администрацией сельского поселения совокупности предъяв-ляемых обязательных требований законодательства об архивном деле в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Предмет - соблюдение обязательных требований

Выявленные нарушения (8 шт.):

• Отсутствие архива, созданного в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в их деятельности архивных документов. Архивные документы хранятся в рабочей комнате (в неизолированном помещении), в которую имеют свободный доступ все сотрудники учреждения
• Нарушение нормативных сроков описания дел: управленческих документов постоянного хранения, по личному составу за 2012-2016 гг., документов по выделению и оформлению земельных участков в собственность и аренду за 1994-1997 гг., нотариальным действиям за 1992-2014 гг.
• в части необнаружения 28 дел, а именно: - 22 дела по описи № 2 дел по личному составу за 1992-2010 гг. (распоряжения по личному составу за 1999-2000, 2009 гг., лицевые счета по начислению заработной платы за 1992-2010, журнал регистрации личных дел работников администрации села Петропавловка за 1994-2011 гг., журнал по начислению заработной платы за январь 2011 июнь 2012 гг. и др.). - 3 дел по описи № 3 похозяйственных книг за 1997-2011 гг. (№ 5 "Алфавитная книга хозяйств за 1997-2001 гг.", № 17 "Похозяйственная книга № 3 за 2007-2011 гг.", № 19 "Алфавитная книга хозяйств за 2007-2011 гг."); - 1 дело постоянного хранения, хранящихся на месте (опись № 5) за 1959 - 2006 г. дела № 6 "Вторые экземпляры свидетельств о праве собственности и праве пользовании земельными участками и документы (заявления, постановления, схем, решения, договоры) к ним; - 2 личных дела работников администрации, уволенных в 2003, 2011 гг.
• Отсутствие в номенклатурах итоговой записи о количестве дел, заведенных в организации по итогам календарного года за 2016 - 2017 годы
• Обнаружены в неописанном виде документы администрация "Село Петропавловка" и организации правопреемником, которой является администрация "Село Петропавловка": - исполнительного комитета Петропавловского сельского Совета народных депутатов Хабаровского района 2 дела (документы по планированию и застройке, договоры, завещания, доверенности); - администрация "Село Петропавловка" постоянного хранения (похозяйственные книги, документы о совершении нотариальных действий и др.) и по личному составу за период с 1994 по 2017 год (включительно).
• Необеспечение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии
• неполное оформление дел постоянного хранения и по личному составу администрации, законченных делопроизводством
• Непроведение проверок наличия и состояния дел в архиве (акты о проведении указанных проверок не представлены), вместе с тем проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях должна проводиться в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет

Нарушенный правовой акт:

• №:526 от 31.03.2015 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
• №:125-ФЗ от 22.10.2004 Об архивном деле в Российской Федерации
• пункт 1 приказа комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края от 24 апреля 2015 г. № 46-п "Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, уполномоченных на составление протоколов об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи 19.5, статьями 19.6, 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях"
• №:294-ФЗ от 26.12.2008 О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля
• постановление Правительства Хабаровского края от 09 июня 2017 г. № 229-пр "Об утверждении Порядка организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края"
• распоряжение Губернатора Хабаровского края от 24 октября 2018 г. № 572-р "О структуре органов исполнительной власти Хабаровского края";
• №:526-пр от 31.12.2014 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
• пункт 1 постановления Правительства Хабаровского края от 29 апреля 2015 г. № 91-пр "Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края";

Выданные предписания:

• Разместить архив администрации в специально построенном или приспо-собленном для хранения документов здании (зданиях) или в отдельных помещениях здания
• Обеспечить описание документов образовавшихся в деятельности администрации, в соответствии с нормативными сроками, а именно управленческих документов постоянного хранения и по личному составу, похозяйственных книг и нотариальных книг, а также документов организаций, правопреемником которых является администрация сельского поселения "Село Петропавловка"
• Провести розыск 28 дел, а имен-но 4 дел постоянного хранения, включенного в состав Архивного фонда Российской Федерации, и 24 дел по личному составу. При не обнаружении докумен-тов составить акт об утрате до-кументов, снять их с государст-венного учета. При наличии возможности утраченные подлинники документов заменить их копиями.
• Заполнять по окончании делопроизводственного года итоговую запись в номенклатуре дел о количестве заведенных дел в соответствующем году
• Обеспечить описание документов: - исполнительного комитета Петропавловского сельского Совета народных депутатов Хабаровского района 2 дела (документы по планированию и застройке, договоры, завещания, доверенности); - администрация "Село Петропавловка" постоянного хранения (похозяйственные книги, документы о совершении нотариальных действий и др.) и по личному составу за период с 1994 по 2017 год (включительно).
• Обеспечить сохранность доку-ментов в архиве администрации путем проведения комплекса ме-роприятий по созданию норма-тивных условий, соблюдению нормативных режимов и надле-жащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоя-нии, а именно: - оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; - оборудование помещения архива администрации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; - соблюдение противопожарного режима; - соблюдение охранного режи-ма; - создание нормативных темпе-ратурно-влажностного, светового режимов, - проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
• Провести полное оформление дел постоянного хранения и по личному составу администрации, законченных делопроизводством
• Провести полную проверку наличия и состояния, внесенных в описи дел, документов администрации