Причина проверки:

Осуществление контроля за выполнением мероприятий указанных в предписания об устранении выявленных нарушений от 31 мая 2019 г 19 срок исполнения которого истек 1 августа 2021 года контроль исполнения в установленный срок администрацией сельского поселения Село Петропавловка пунктов 1 10 предписания об устранении выявленных нарушений от 31 мая 2019 г 19 выполнение предписаний органов государственного контроля надзора

Цели, задачи проверки:

Приказ Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края от 10062019 N 61п Об утверждении административного регламента осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края

Выявленные нарушения (1 шт.):

• пункт 1 предписания не исполнен поскольку администрацией Село Петропавловка не обеспечено размещение архива администрации в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании зданиях или в отдельных помещениях здания пункт 2 предписания не исполнен не обеспечено описание документов образовавшихся в деятельности администрации в соответствии с нормативными сроками а именно управленческих документов постоянного хранения и по личному составу похозяйственных книг и нотариальных книг а также документов организаций правопреемником которых является администрация сельского поселения Село Петропавловка пункт 3 предписания не исполнен не обеспечено проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии архивных документов в архиве администрации Село Петропавловка а именно архивохранилища не оснащены специальным оборудованием для хранения документов помещения архива администрации Село Петропавловка не оборудованы средствами пожаротушения охранной и пожарной сигнализацией не созданы нормативные температурновлажностные световые режимы и не обеспечено соблюдение противопожарного охранного режима непроведение санитарногигиенических мероприятий в архивохранилищах администрации Село Петропавловка пункт 4 предписания не исполнен не обеспечено заполнение по окончании делопроизводственного года итоговой записи в номенклатуре дел о количестве заведенных дел в соответствующем году пункт 5 предписания не исполнен не проведен розыск ранее необнаруженных 28 дел а именно 4 дел постоянного хранения включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации и 24 дел по личному составу пункт 6 предписания не исполнен не обеспечено включение в акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения пункт 7 предписания не исполнен не проведено полное оформление дел постоянного хранения и по личному составу администрации Село Петропавловка законченных делопроизводством пункт 8 предписания не исполнен не обеспечено проведение полной проверку наличия и состояния внесенных в описи дел документов администрации Село Петропавловка пункт 9 предписания не исполнен не обеспечено ведение основных обязательные учетных документов архива администрации Село Петропавловка книга учета поступления и выбытия дел документов лист фонда реестр описей

Нарушенный правовой акт:

• ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
• Об архивном деле в Российской Федерации
• О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля
• постановление Правительства Хабаровского края от 09 июня 2017 г 229пр Об утверждении Порядка организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края
• постановление Губернатора Хабаровского края от 14 марта 2020 г 21 О структуре органов исполнительной власти Хабаровского края
• пункты 24 3216 Положения о комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 31 декабря 2014 г 526пр
• пункт 1 постановления Правительства Хабаровского края от 29 апреля 2015 г 91пр Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края
• пункт 1 приказа комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края от 24 апреля 2015 г 46п Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края уполномоченных на составление протоколов об административных правонарушениях предусмотренных статьей 1320 частью 2 статьи 1325 частью 1 статьи 194 частью 1 статьи 195 статьями 196 197 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Выданные предписания:

• 1 Разместить архив администрации в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании зданиях или в отдельных помещениях здания2 Обеспечить описание документов образовавшихся в деятельности администрации в соответствии с нормативными сроками а именно управленческих документов постоянного хранения и по личному составу похозяйственных книг и нотариальных книг а также документов организаций правопреемником которых является администрация сельского поселения Село Петропавловка3 Обеспечить сохранность документов в архиве администрации путем проведения комплекса мероприятий по созданию нормативных условий соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии а именно оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов оборудование помещения архива администрации средствами пожаротушения охранной и пожарной сигнализацией соблюдение противопожарного режима соблюдение охранного режима создание нормативных температурновлажностного светового режимов проведение санитарногигиенических мероприятий4 Заполнять по окончании делопроизводственного года итоговую запись в номенклатуре дел о количестве заведенных дел в соответствующем году5 Провести розыск 28 дел а именно 4 дел постоянного хранения включенного в состав Архивного фонда Российской Федерации и 24 дел по личному составу При не обнаружении документов составить акт об утрате документов снять их с государственного учета При наличии возможности утраченные подлинники документов заменить их копиями6 Обеспечить включение в акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению только после истечения срока хранения документов составления описей дел администрации постоянного хранения и по личному составу их утверждениясогласования в установленном порядке7 Провести полное оформление дел постоянного хранения и по личному составу администрации законченных делопроизводством8 Провести полную проверку наличия и состояния внесенных в описи дел документов администрации9 Обеспечить ведение основных учетных документов книга учета поступления и выбытия дел документов лист фонда реестр описей