Причина проверки:

Соблюдение в процессе осуществления деятельности совокупности предъявляемых обязательных требований законодательства об архивном деле в соответствии с Федеральным законом от 22102004 125ФЗ

Цели, задачи проверки:

Статьи 9 12 Федерального закона от 26122008 294ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля

Выявленные нарушения (13 шт.):

• Не обеспечено хранение архивных документов в обособленных помещениях отделенных от служебного кабинета и хозяйственных помещений отдельными дверями специальными дверями с повышенной технической укрепленность с замком повышенной секретности окна помещения расположенного на первом этаже не оборудованы распашными решетками окнах и двери кабинетов в которых хранятся архивные документы не обеспечены охранной сигнализацией ли
• ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ЛДМ-СТРОЙ"
• в местах хранения документов отсутствует нумерация стеллажей полок топографические постеллажные указатели не оформлены в соответствие с приложением 1 к пункту 237 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г 526
• архивные документы документы по личному составу описи дел 2 3 4 5 хранятся не в коробках или папках изготовленных из безвредных для документов материалов а складированы на полках стеллажей дела имеющие мягкий переплет размещены не горизонтально а связаны в пачки и расположены вертикально на полках стеллажей
• в номенклатурах дел отсутствуют заполненные итоговые записи о количестве заведенных дел
• в помещении хранятся посторонние предметы имущество и оборудование спортивный инвентарь мячи турник и др оборудование для массажного кабинета кушетка массажная в помещении где хранятся дела по личному составу невостребованные дипломы студентов оборудовано место для употребления пищи имеются бытовые приборы электрочайник микроволновая печь разложены продукты питания
• не обеспечена подготовка номенклатуры дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г 236 не обеспечен процесс ее согласования в установленном порядке
• не обеспечено ведение основных учетных документов отсутствуют лист фонда дело фонда сформировано в хаотичном порядке
• законченные делопроизводством и внесенные в описи дел постоянного хранения архивные документы за период с 2003 по 2011 годы оформлены с нарушением требований Правил документы составляющие дело на бумажном носителе не подшиты на четыре прокола листы внутренней описи документов дела пронумерованы в общем порядке а не отдельно заголовки дел на бумажном носителе не соответствуют заголовкам дел в описи дел заголовки дел не соответствуют содержанию документов в деле дела внесенные в годовые разделы сводной описи не шифрованы в некоторые дела помещены только копии документов оригиналы отсутствую в заголовке дел это не оговорено на обложках дел отсутствует количество листов в деле количество листов в делах не соответствует количеству листов дела указанному на обложке и или в листе заверителе дела а также годовом разделе описи не оформлены следующие дела оконченные делопроизводством и внесенные в описи дел постоянного хранения архивные документы за период с 2003 по 2011 годы отчет ФГОУ ВПО Дальневосточная государственная академия физической культуры за 2005 2006 годы отчет ФГОУ ВПО Дальневосточная государственная академия физической культуры за 2004 2005 годы отчет ФГОУ ВПО Дальневосточная государственная академия физической культуры за 2007 2008 годы
• законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения за период с 2003 по 2005 годы не переданы на постоянное хранение в краевое государственное бюджетное учреждение Государственный архив Хабаровского края
• не проводиться ежегодная экспертиза ценности документов нарушены сроки составления описи дел документов установленными Правилами так не оформлены и не описаны дела постоянного хранения с 2012 по 2018 годы дела по личному составу с 2014 по 2018 год описи дел утвержденныесогласованные в установленном порядке не представлены
• При проведении проверки не представлены документы подтверждающие проведение проверки наличия и состояния документов на бумажных носителях
• в паспортах архива за период с 2003 по 2020 год указано недостоверное количество дел постоянного хранения по состоянию на 1 декабря 2019 указано 839 дел вместо 1 070 дел по состоянию на 2018 год имелось 978 дел 92 дела образовалось в 2019 году документов о выбытии дел в ходе проверки не представлено по состоянию на 1 декабря 2015 указано 723 дела вместо 1348 дел по состоянию на 2014 год имелось 1277 дел 71 дело образовалось в 2015 году документов о выбытии дел не представлено

Нарушенный правовой акт:

• ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
• Перечень типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г 236
• Пункт 16 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г 11
• Об архивном деле в Российской Федерации
• О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля
• постановление Правительства Хабаровского края от 9 июня 2017 г 229пр Об утверждении Порядка организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края
• постановление Губернатора Хабаровского края от 29 сентября 2021 г 95 О структуре органов исполнительной власти Хабаровского края
• Положения о комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 31 декабря 2014 г 526пр
• постановления Правительства Хабаровского края от 29 апреля 2015 г 91пр Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края
• приказа комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края от 24 апреля 2015 г 46п Об утверждении Перечня должностных лиц комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края уполномоченных на составление протоколов об административных правонарушениях предусмотренных статьей 1320 частью 2 статьи 1325 частью 1 статьи 194 частью 1 статьи 195 статьями 196 197 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Выданные предписания:

• Обеспечить хранение архивных документов в обособленных помещениях отделенных от служебного кабинета и хозяйственных помещений отдельными дверями специальными дверями с повышенной технической укрепленностью с замком повышенной секретности оборудовать распашными решетками окна помещения расположенного на первом этаже окнах и двери кабинетов в которых хранятся архивные документы обеспечить охранной сигнализацией либо предоставить иное помещение для размещения архивных документов отвечающее указанным требованиям
• Обеспечить контроль температурновлажностного режима путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время в кондиционируемых помещениях не реже 1 раза в неделю в архивохранилищах не оснащенных системой кондиционирования воздуха 2 раза в неделю при нарушениях режима 1 раз в сутки
• Обеспечить нумерацию всех помещений архива а также стеллажей шкафов при наличии полок Нумерацию стеллажей производить в каждом архивохранилище слева направо от входной двери полки на стеллажах сверху вниз слева направо Обеспечить наличие топографических постеллажных указателей оформленных в соответствие с приложением 1 к пункту 237 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г 526
• Обеспечить хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в коробках или папках изготовленных из безвредных для документов материалов Обеспечить наличие на коробках приклеенных ярлыков на которых указываются номер фонда номер описи и крайние номера дел размещенных в данной коробке Дела имеющие твердый переплет установить вертикально с мягким переплетом или непереплетенные горизонтально
• Обеспечить заполнение по окончании делопроизводственного года итоговой записи о категориях и количестве дел заведенных в соответствующем году в номенклатуре дел с разбивкой по срокам хранения постоянного временного свыше 10 лет временного до 10 лет включительно
• Обеспечить удаление из помещений в которых хранятся архивные документы посторонних предметов имущества и оборудования исключить употребление в таких помещениях пищевых продуктов
• Обеспечить подготовку номенклатуры дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г 236 ее согласование в установленном порядке
• Обеспечить ведение основных учетных документов листа фонда дела фонда оформленных в соответствии с требованиями Правил
• Обеспечить оформление дел внесенных в опись 1
• Обеспечить передачу в упорядоченном состоянии с соответствующим научносправочным аппаратом документов Архивного фонда Российской Федерации образовавшиеся в Дальневосточной государственной академии физической культуры сроки временного хранения которых в архиве данной организации истекли в соответствующий государственный архив
• Обеспечить проведение ежегодной экспертизы ценности документов составить описи дел документов в соответствии со сроками установленными Правилами организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г 526
• Провести проверку наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве Дальневосточная государственная академия физической культуры комиссией или не менее чем двумя работниками Если проверкой наличия и состояния документов будет установлено отсутствие дел и документов организовать их розыск На дела не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов составить акт об утрате документов приложение 6 к Правилам с приложением справки о проведении розыска подготовленной в установленном порядке и представить в уполномоченный орган исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета
• Обеспечить оформление паспорта архива в соответствии с обязательными требованиями