|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Законченные делопроизводством дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу после окончания календарного года в котором они были заведены подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описаниюВ зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения и по личному составуОформление дел на бумажном носителе предусматриваетподшивку или переплет документов дела неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробкахнумерацию листов деласоставление листазаверителя деласоставление внутренней описи документов делаоформление обложки делаПодготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел документов |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
419 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
В дело помещаются документы которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов а также документы подлежащие возвратуПри формировании дела необходимо соблюдать следующие требованиядокументы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные делавключать в дело по одному экземпляру каждого документагруппировать в дело документы одного календарного года исключение составляют переходящие дела судебные дела личные дела которые формируются в течение всего периода работы лица в организации документы выборных органов и их постоянных комиссий депутатских групп которые группируются за период созыва документы образовательных организаций которые формируются за учебный год документы театров характеризующие сценическую деятельность в пределах театрального сезона дела фильмов рукописей истории болезнейПриказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранениядокументы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступлениялицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий имен и отчествДело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
420 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Документы составляющие дело на бумажном носителе подшиваются на четыре прокола на три прокола для малоформатных дел в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов дат виз и резолюций на них металлические скрепления из документов удаляютсяВ начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела в конце каждого дела листзаверитель дела |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
421 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов включенных в дело на бумажном носителе все его листы кроме листазаверителя дела и внутренней описи нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельноЛисты дел состоящих из нескольких томов или частей нумеруются по каждому тому или части отдельноФотографии чертежи диаграммы и другие иллюстративные документы представляющие самостоятельный лист в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углуСложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу При этом лист любого формата подшитый за один край нумеруется как один лист лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один листЛист с наглухо наклеенными документами вырезками выписками фотографиями нумеруется как один лист Если к документу подклеены одним краем другие документы вырезки вставки текста переводы то каждый документ нумеруется отдельноПодшитые в дело конверты с вложениями нумеруются при этом вначале нумеруется конверт а затем очередным номером каждое вложение в конвертеПодшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию если она соответствует порядковому расположению листов в делеВ случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
422 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Листзаверитель дела составляется на отдельном листе в картотеках на отдельном листе формата карточки Листзаверитель дела подписывается его составителем Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения замена подлинных документов отмечаются в листезаверителе со ссылкой на соответствующий актЗапрещается выносить листзаверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа Если дело подшито или переплетено без бланка листазаверителя он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
423 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного муниципального архива в который дела организации будут приняты При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью в именительном падеже Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации источника комплектования также в именительном падеже Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования то они указываются в скобках после полного наименованияПри изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода охватываемого документами дела или при передаче дела в другую организацию структурное подразделение на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организацииправопреемника структурного подразделения а прежнее заключается в скобки |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
424 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
На обложке дела указываютсянаименование организации и ее непосредственная подчиненностьнаименование структурного подразделенияиндекс деланомер тома частизаголовок дела тома частикрайние даты дела тома частиколичество листов в деле томе частисрок хранения делаархивный шифр дела |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
425 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела электронного дела из номенклатуры дел организации Заголовок должен соответствовать содержанию документов в делеВ тех случаях когда дело состоит из нескольких томов частей на обложку каждого тома части выносится общий заголовок дела а при необходимости заголовок каждого тома частиВ заголовках дел содержащих копии документов указывается на количество копий Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
426 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Дела внесенные в годовые разделы сводных описей шифруются после утверждениясогласования годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и утверждения руководителем организации до этого архивный шифр проставляется карандашом |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
427 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
На обложке дела указывается дата дела годы заведения и окончания дела в делопроизводствеЕсли в дело включены документы например приложения дата которых не совпадает с датой дела то под датой с новой строчки делается об этом запись В деле имеются документы за годыДата дела может не указываться только на обложках дел содержащих годовые планы и отчеты и другие документы даты которых отражаются в заголовках делДатой дел содержащих распорядительную творческую и иную документацию доклады письма стенограммы для которой точная датировка имеет важное значение а также для дел состоящих из нескольких томов частей являются даты число месяц год регистрации составления поступления самого раннего и самого позднего документов включенных в дело крайние даты дел документовДатой дела содержащего протоколы заседаний являются даты утверждения если они утверждаются или даты первого и последнего протокола составляющих делоДатой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица на которое оно заведеноПри обозначении даты документа сначала указывается число затем месяц и год Число и год обозначаются арабскими цифрами название месяца словомЕсли дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документа то дата или отдельные ее элементы не абсолютно достоверные заключаются в квадратные скобки |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
428 |
|
templateRequirementName |
Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31032015 526 |
|
templateRequirementProps |
Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле проставляется на основании листазаверителя дела и срок хранения дела на делах постоянного хранения пишется Хранить постоянно |
|
templateRequirementNumber |
526 |
|
templateRequirementDate |
2015-03-31 |
|
templateRequirementParagraph |
429 |