Причина проверки:

Соблюдение обязательных требований в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• 1. В учреждении не соблюдаются нормативные требования, предъявляемые к периодичности проведения в организации проверки наличия и состояния архивных документов на бумажных носителях, находящихся на ведомственном хранении (комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет), и к обязательности составления при сменах лиц, ответственных за архив организации, актов приема-передачи документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним (далее акт приема-передачи документов): не представлено ни одного акта, подтверждающего факт проведения в учреждении и у его правопредшественников проверок наличия и состояния архивных документов, и ни одного акта приема-передачи документов при неоднократной смене лиц, ответственных за архив, произошедшей у правопредшественников учреждения в 2007 2016 годах. . Представленная учреждением номенклатура дел учреждения на 2019 год не согласована с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. 3. В учреждении не проводится контроль за организованным, своевременным (не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве) и полным (в соответствии с указанным в номенклатуре дел организации количеством соответствующих категорий дел) комплектованием архива учреждения документами (делами) структурных подразделений учреждения: не представлен согласованный с руководителями структурных подразделений учреждения и утвержденный директором учреждения график передачи дел из структурных подразделений учреждения в архив учреждения; в структурных подразделениях учреждения продолжает находиться значительная часть завершенных в делопроизводстве правопредшественников учреждения дел по личному составу работников и студентов (учащихся) за 1949 2014 годы (часть документов не сформирована в дела; большая часть дел в неоформленном или недооформленном состоянии.

Нарушенный правовой акт:

• №:526 от 31.03.2015 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
• №:125-ФЗ от 22.10.2004 Об архивном деле в Российской Федерации
• постановление Правительства Омской области от 26 декабря 2018 года № 420-п «Об утверждении Порядка организации и осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле»
• №:294-ФЗ от 26.12.2008 О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля
• №:48 от 02.03.2004 О МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Выданные предписания:

• 1. Согласовать номенклатуру дел учреждения на 2019 год с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее ЭПК). 2. Составить, согласовать с руководителями структурных подразделений учреждения и утвердить директором учреждения график передачи дел из структурных подразделений в архив учреждения на 2019 2021 годы. 3. Принять в архив учреждения из структурного подразделения учрежде-ния 5 описанных книг учета и выдачи дипломов учащимся (студентам) правопредшественников учреждения за 1964 1999 годы; провести полное оформление книги за 1988 1999 годы. 4. Заполнить листы-заверители в делах, сформированных из трудовых договоров за 2006 2007 годы. 5. Утвердить опись № 1 дел постоянного хранения правопредшественников учреждения за 2009/10 2013/14 учебные годы. 6. Провести полное оформление обложки журнала регистрации выдачи документов о предыдущем образовании за 2004 2012 годы. 7. Внести в реестр описей дел неучтенную опись № 1 дел постоянного хранения правопредшественников учреждения за 1951 1972 годы; внести соответствующее изменение в итоговую запись к реестру описей. 8. Организовать и провести проверку наличия и состояния всего комплекса архивных документов (дел) на бумажных носителях, хранящихся в архиве учреждения; документы, составленные по результатам проверки, представить в бюджетное учреждение Омской области «Исторический архив Омской области». 9. Принять в архив учреждения из структурных подразделений учреждения весь комплекс завершенных в делопроизводстве дел по личному составу работников и студентов (учащихся) правопредшественников учреждения за 1949 2014 годы; провести полное оформление данных дел.