Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации,ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 №125 ФЗ " Об архивном деле в Российской Федерации"

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (13 шт.):

• в архивохранилище отсутствуют первичные средства пожаротушения
• проверка наличия и состояния архивных документов в архивохранилище проводилась с нарушением нормативных требований
• перегородка архивохранилища изготовлена из сгораемого материала
• в архивохранилище находятся посторонние предметы (картонные коробки из-под оргтехники, пустые пластиковые контейнеры, старый шкаф, листы ДСП)
• книга выдачи документов из архивохранилища отсутствует, не составляются акты о выдаче дел во временное пользование, не используются карты-заместители дел вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения
• температурно-влажностный режим не контролируется (отсутствуют гигрометр и термометр), журнал контроля за температурно-влажностным режимом отсутствует
• не выдерживаются рекомендованные нормативами сроки передачи архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище
• документы в архивохранилище на стеллажах расположены не в соответствии с описями дел
• не обеспечена сохранность архивных документов
• архивохранилище не оборудовано дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенной замком повышенной секретности
• не ведутся основные (обязательные) учетные документы учреждения: книга учета поступлений и выбытия дел, лист фонда, реестр описей
• архивные документы не закартонированы, отсутствуют ярлыки с указанием номера фонда, описи и крайних номеров дел
• архивохранилище не оборудовано средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в помещение, соблюдение порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации

Нарушенный правовой акт:

• п. 2.15 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правил)
• п. 2.43. Правил
• п. 2.17. Правил
• п.2.29 Правил
• п.2.47. Правил
• п.2.26 Правил
• п. 4.33 Правил
• п. 2.34 Правил
• ч.1 ст.17 Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации»
• п. 2.20 Правил
• 481901738305
• п. 2.35 Правил
• п.2.23Правил
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
• Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
• Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН»
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»
• Приказ Комитета по делам архивов Пензенской области от 14.02.2018 №4-од «Об утверждении формы проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых Комитетом по делам архивов Пензенской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области»;
• п.п.3.1.26 п. 3 Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области, утвержденного постановлением Правительством Пензенской области от 03.02.2017 №48-пП «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области»;
• ч.7 ст.4 Закона Пензенской области от 19.08.2015 № 2791-ЗПО «Об архивном деле в Пензенской области»;
• ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• ч.2 ст. 77 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

Выданные предписания:

• Оборудовать архивохранилище первичными средствами пожаротушения
• Провести проверку наличия и состояния документов в архиве и оформить ее результаты в соответствии с нормативными требованиями
• Привести помещение архивохранилища в соответствие с нормативными требованиями
• Не допускать хранение посторонних предметов в архивохранилище наряду с архивными документами
• Обеспечить выдачу документов из архивохранилища с обязательным соблюдением нормативных требований: книгу выдачи дел вести в соответствии с установленной формой, составлять акты о выдаче дел во временное пользование, использовать карты-заместители дел вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения
• Обеспечить контроль за температурно-влажностным режимом (приобрести гигрометр и термометр). Завести журнал учета показаний контрольно-измерительных приборов температурно-влажностного режима и фиксировать в нем показания
• Обеспечить передачу архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище учреждения
• Систематизировать архивные документы, расположить архивные документы в соответствии с описями дел
• Обеспечить сохранность архивных документов
• Оснастить архивохранилище дверью с повышенной технической укрепленностью
• Обеспечить ведение основных (обязательных) учетных документов архивохранилище учреждения: книга учета поступлений и выбытия дел, лист фонда, реестр описей, список фондов в соответствии с нормативными требованиями.
• Необходимо закартонировать архивные документы, с указанием номера фонда, номера описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке на ярлыках
• Оснастить архивохранилище охранной сигнализацией