Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации,ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 №125 ФЗ " Об архивном деле в Российской Федерации"

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (13 шт.):

• в архивохранилище находятся посторонние предметы (картонные коробки из-под оргтехники)
• проверка наличия и состояния архивных документов в архивохранилище проводилась с нарушением нормативных требований
• выдерживаются рекомендованные нормативами сроки передачи архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище
• в архивохранилище отсутствуют первичные средства пожаротушения
• архивохранилище не оборудовано дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенной замком повышенной секретности
• книга выдачи документов из архивохранилища отсутствует, не составляются акты о выдаче дел во временное пользование, не используются карты-заместители дел вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения
• не ведутся основные (обязательные) учетные документы учреждения: книга учета поступлений и выбытия дел, лист фонда, реестр описей
• температурно-влажностный режим не контролируется (отсутствуют гигрометр и термометр), журнал контроля за температурно-влажностным режимом отсутствует
• архивные документы не закартонированы, отсутствуют ярлыки с указанием номера фонда, описи и крайних номеров дел
• отсутствуют стеллажи для хранения документов поступающих в архивохранилище организации
• документы в архивохранилище на стеллажах расположены не в соответствии с описями дел
• не обеспечена сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу
• перегородка архивохранилища изготовлена из сгораемого материала

Нарушенный правовой акт:

• п.2.29 Правил
• п.2.43 Правил
• п.4.33 Правил
• п. 2.15 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правил)
• п. 2.20 Правил
• п.2.47 Правил
• п.3.6,3.7,3.9,3.11
• п.2.26 Правил
• п.2.35 Правил
• п.2.21 Правил
• п.2.34 Правил
• ч.1 ст.17 Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации»
• п. 2.17. Правил
• ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; ч.7 ст.4 Закона Пензенской области от 19.08.2015 № 2791-ЗПО «Об архивном деле в Пензенской области»; п.п.3.1.26 п. 3 Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области, утвержденного постановлением Правительством Пензенской области от 03.02.2017 №48-пП «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области»; Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; Приказ Росархива от 11.03.1997№11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

Выданные предписания:

• Не допускать хранение посторонних предметов в архивохранилище наряду с архивными документами
• Провести проверку наличия и состояния документов в архиве и оформить ее результаты в соответствии с нормативными требованиями
• Обеспечить передачу архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище учреждения
• Оборудовать архивохранилище первичными средствами пожаротушения
• Оснастить архивохранилище дверью с повышенной технической укрепленностью
• Обеспечить выдачу документов из архива с обязательным соблюдением нормативных требований: книгу выдачи дел вести в соответствии с установленной формой, составлять акты о выдаче дел во временное пользование, использовать карты-заместители дел вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения
• Обеспечить ведение основных (обязательных) учетных документов архива учреждения: книга учета поступлений и выбытия дел, лист фонда, реестр описей, список фондов в соответствии с нормативными требованиями.
• Обеспечить контроль за температурно-влажностным режимом (приобрести гигрометр и термометр). Показания контрольно-измерительных приборов фиксировать в журнале контроля за температурно-влажностным режимом
• Необходимо закартонировать архивные документы, с указанием номера фонда, номера описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке на ярлыуах
• Оснастить архивохранилище стеллажами в соответствии с нормативными требованиями
• Систематизировать архивные документы, расположить архивные документы в соответствии с описями дел
• Обеспечить сохранность архивных документов.
• Привести помещение архивохранилища в соответствие с нормативными требованиями