Причина проверки:

осуществление контроля за выполнением требований предписания Комитета по делам архивов Пензенской области от 21062019 3 принятие мер направленных на устранение выявленных нарушений обязательных требований действующего законодательства в области архивного дела по осуществлению хранения и использования документов архивного фонда выполнение предписаний органов государственного контроля надзора органов муниципального контроля

Цели, задачи проверки:

Истечение срока исполнения гражданином и организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований или наличие ходатайства гражданина и организации о проведении органом государственного контроля надзора муниципального контроля внеплановой выездной проверки в целях установления факта досрочного исполнения гражданином организацией предписания органа государственного контроля надзора муниципального контроля

Выявленные нарушения (8 шт.):

• не обеспечена сохранность архивных документов в том числе документов по личному составу
• перегородка архивохранилища изготовлена из сгораемого материала
• архивохранилище не оборудовано дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома оснащенной замком повышенной секретности
• архивохранилище не оборудовано средствами охраны обеспечивающими контроль доступа в помещение соблюдение порядка сдачи под охрану и снятия с охраны установленного руководителем организации
• документы в архивохранилище на стеллажах расположены не в соответствии с описями дел
• архивные документы не закартонированы отсутствуют ярлыки с указанием номера фонда описи и крайних номеров дел
• проверка наличия и состояния архивных документов в архивохранилище проводилась с нарушением нормативных требований
• не выдерживаются рекомендованные нормативами сроки передачи архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище

Нарушенный правовой акт:

• ч1 ст17 Федерального закона 125ФЗ от 22102004 «Об архивном деле в Российской Федерации»
• п217 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п220 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п223 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п234«Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п235 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п243 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• п433 «Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях» утверждённых Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526
• ч2 ст 77 Федерального закона от 06102003 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»ст 16 Федерального закона от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»ч7 ст4 Закона Пензенской области от 19082015 2791ЗПО «Об архивном деле в Пензенской области»пп3126 п 3 Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области утвержденного постановлением Правительством Пензенской области от 03022017 48пП «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области»Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526 «Об утверждении Правил организации хранения комплектования учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях»

Выданные предписания:

• Обеспечить сохранность архивных документов
• Привести помещение архивохранилища в соответствие с нормативными требованиями
• Оснастить архивохранилище дверью с повышенной технической укрепленностью
• Оснастить архивохранилище охранной сигнализацией
• Систематизировать архивные документы расположить архивные документы в соответствии с описями дел
• Необходимо закартонировать архивные документы с указанием номера фонда номера описи и крайние номера дел размещенных в данной коробке на ярлыках
• Провести проверку наличия и состояния документов в архиве и оформить ее результаты в соответствии с нормативными требованиями
• Обеспечить передачу архивных документов от структурных подразделений в архивохранилище администрации