Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (4 шт.):

• 6150039470
• нарушение пунктов 2.14, 2.15, 2.22, 2.34 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 (далее - Правила): размещение архивных документов в архивохранилище не соответствует нормативным требованиям: не обеспечено раздельное хранения на стеллажах документов постоянного хранения и по личному составу в порядке, соответствующем описям дел; документы частично расположены на деревянных стеллажах, не обработанных огнезащитным составом
• нарушение пунктов 2.40 и 2.43 Правил: в ГАПОУ СО «СКСМГС» более 10 лет не проводилась проверка наличия и состояния архивных документов (итоги ранее проведенной в 2009 году проверки официально не оформлены)
• нарушение пункта 3.6 Правил: не заведены основные учетные документы: книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, реестр описей

Нарушенный правовой акт:

• пункт 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» «Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»; пункт 4.5 Правил «Целью экспертизы ценности документов в организации является: отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается»; пункт 4.11 Правил «Экспертиза ценности документов проводится ежегодно»
• пункт 2.14 Правил «В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов»; пункт 2.15 Правил «Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; соблюдение противопожарного режима; ..»; пункт 2.22 Правил «Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности»; пункт 2.34 Правил «Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов»
• пункт 2.40 Правил «Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет»; пункт 2.43 Правил «Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива»
• пункт 3.6 Правил «В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей»
• статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктами 4.5, 4.11 Правил завершить упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу за 2011-2015 годы и представить описи на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления делами Правительства области
• в соответствии с пунктами 2.14, 2.15, 2.22, 2.34 Правил обеспечить размещение архивных документов в архивохранилище в соответствии с нормативными требованиями путем раздельного хранения на стеллажах документов постоянного хранения и по личному составу в порядке, соответствующем описям дел. Также обеспечить обработку деревянных стеллажей огнезащитным составом либо заменить деревянные стеллажи на металлические
• в соответствии с пунктами 2.40 и 2.43 Правил провести проверку наличия и состояния архивных документов постоянного срока хранения, по личному составу, а также личных дел работников и подвести ее итоги. Составить перспективный план (на два или три года) проверки наличия и состояния личных дел студентов и начать его выполнение
• в соответствии с пунктом 3.6 Правил завести основные учетные документы: книгу учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, реестр описей