Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (8 шт.):

• нарушение пунктов 1.5, 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 (далее - Правила): Положения об архиве и экспертной комиссии министерства промышленности и энергетики Саратовской области не соответствует современной законодательной базе, приказ о назначении членов экспертной комиссии требует обновления из-за частичного изменения кадрового состава
• нарушение пункта 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ), пунктов 4.3, 4.5, 4.11 Правил: не проведена экспертиза ценности и не упорядочены документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2005-2015 годы
• нарушение пункта 2.23 Правил: не организован контроль за доступом в помещение архива и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещения архива
• нарушение пункта 3.15 Правил: не заведены основные учетные документы архива министерства промышленности и энергетики Саратовской области
• нарушение пункта 2.40 Правил: проверка наличия и состояния архивных документов в архиве министерства промышленности и энергетики Саратовской области не проводилась более 10 лет
• нарушение пунктов 2.9, 2.14 и 2.34 Правил: размещение архивных документов постоянного срока хранения, по личному составу и документов временного срока хранения структурных подразделений в помещении архива не соответствует нормативным требованиям
• нарушение пункта 2.29 Правил: в архиве размещены посторонние предметы, имущество и оборудование
• нарушение пункта 2 статьи 22 Закона № 125-ФЗ, пунктов 6.1, 6.7 Правил: документы постоянного хранения за 1997- 2008 годы не переданы на хранение в областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области»

Нарушенный правовой акт:

• пункт 1.5 Правил «Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации»; пункт 4.8. Правил «ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации»
• пункт 6 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»; пункт 4.3 Правил «Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности»; пункт 4.5 Правил «Целью экспертизы ценности документов в организации является: отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается»; пункт 4.11 Правил «Экспертиза ценности документов проводится ежегодно»
• пункт 2.23 Правил «Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации»
• пункт 3.15 Правил «Основные (обязательные) учетные документы архива: книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11), лист фонда (приложение N 13) ,в список фондов (приложение N 12), реестр описей (приложение N 19) , опись дел, документов»
• пункт 2.40 Правил «Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет»
• пункт 2.9 Правил «Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда»; пункт 2.14 Правил «В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов»; пункт 2.34 Правил «Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов»
• пункт 2.29 Правил «В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты»
• пункт 2 статьи 22 Закона № 125-ФЗ «Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: .. 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет»; пункт 6.1. Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив»; пункт 6.7. Правил «Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК»
• статья 29.2 Федерального закона от 6 октября 1999 года № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации; Федеральный закон от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктами 1.5, 4.8 Правил привести Положения об архиве и экспертной комиссии министерства промышленности и энергетики Саратовской области в соответствие современной законодательной базе (учесть утвержденные приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года № 42 и 43 соответственно Примерные положения об архиве организации и об экспертной комиссии организации), актуализировать приказ о назначении членов экспертной комиссии
• в соответствии с пунктом 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ), пунктами 4.3, 4.5, 4.11 Правил провести экспертизу ценности и обработать документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2005-2015 годы
• в соответствии с пунктом 2.23 Правил организовать контроль за доступом в помещение архива, предусмотрев в локальном нормативном акте об охранном режиме архива круг лиц, имеющих доступ в архив, порядок опечатывания хранилища и сдачи ключа от хранилища на охранный пункт
• в соответствии с пунктом 3.15 Правил завести основные учетные документы архива (книгу учета поступления и выбытия дел, лист фонда, реестр описей)
• в соответствии с пунктом 2.40 Правил провести проверку наличия и состояния архивных документов за 1997-2004 годы
• в соответствии с пунктами 2.9, 2.14 и 2.34 Правил организовать размещение архивных документов постоянного срока хранения, по личному составу и документов временного срока хранения структурных подразделений в помещении архива в систематизированном порядке на стеллажах или в шкафах в порядке, в соответствии с описями дел, документов
• в соответствии с пунктом 2.29 Правил удалить из архива посторонние предметы, имущество и оборудование
• в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Закона № 125-ФЗ, пунктами 6.1, 6.7 Правил подготовить к передаче в областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» документы постоянного хранения за 1997- 2008 годы