Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (10 шт.):

• нарушение пункта 3.5.5 Правил: лист учета фотодокументов не заведен
• нарушение пунктов 2.11.2.1, 2.11.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее - Правила): не обеспечен в полной мере противопожарный режим: в архивохранилищах дел постоянного хранения и по личному составу требуется заправка уже имеющихся огнетушителей и установка дополнительных, деревянные стеллажи не обработаны огнестойким составом
• нарушение пункта 2.11.2.2 Правил: двери в архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу не оснащены замками повышенной секретности и не опечатываются
• нарушение пунктов 4.4, 4.4.1 Правил: имеется задолженность по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженность по приему документов от организаций источников комплектования
• нарушение пункта 2.11.4.2 Правил: не ведутся пофондовые топографические указатели в архивохранилищах дел постоянного хранения и по личному составу
• нарушение пункта 3.5.6 Правил: годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу не объединены в сводные, сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел не составлены
• нарушение пунктов 3.5.3, 3.5.7 Правил: форма и ведение списка фондов постоянного хранения и реестра описей постоянного хранения не соответствует нормативным требованиям, реестр описей по личному составу не ведется
• нарушение пункта 3.6 Правил, пункта 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 64, приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год»: не обеспечена техническая возможность установки и ведения программного комплекса «Архивный фонд»
• нарушение пунктов 2.11.10.2 Правил: выдача архивных документов из архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу регистрируется в одном журнале
• нарушение пункта 2.11.2.4 Правил: в архиве отсутствует свободная естественная или принудительная вентиляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, из-за отсутствия открывающихся окон или системы кондиционирования

Нарушенный правовой акт:

• пункт 3.5.5. Правил «Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно- и видеодокументов»
• пункт 2.11.2.1. Правил «Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности»; пункт 2.11.3 Правил «Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами»
• пункт 2.11.2.2. Правил «Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности ..Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны»
• пункт 4.4 Правил «От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации» пункт 4.4.1 Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям
• пункт 2.11.4.2. Правил «В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели»
• пункт 3.5.6 Правил «Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись»
• пункт 3.5.3. Правил «В список фондов (приложение N 6) архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив»; пункт 3.5.7 Правил «По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива»
• пункт 3.6 Правил «Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела; пункт 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов «В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах использует программный комплекс «Архивный фонд»; пункт 1 приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Утвердить и ввести в действие прилагаемую статистическую форму (№1) планово отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20_год»»
• пункт 2.11.10.2 Правил «Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи»
• пункт 2.11.2.4 Правил «Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена»
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 3.5.5 Правил завести лист учета фотодокументов
• в соответствии с пунктами 2.11.2.1, 2.11.3 Правил обеспечить достаточное количество заправленных огнетушителей, обработать деревянные стеллажи огнестойким составом или начать замену деревянных стеллажей на металлические
• в соответствии с пунктом 2.11.2.2 Правил оснастить двери архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу замками повышенной секретности и обеспечить их опечатывание
• в соответствии с пунктами 4.4, 4.4.1 Правил составить перспективный план - график ликвидации задолженности по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженности по приему документов от организаций источников комплектования
• в соответствии с пунктом 2.11.4.2 Правил составить пофондовые топографические указатели для архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктом 3.5.6 Правил сформировать из годовых разделов сводные описи, составить сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел
• в соответствии с пунктом 3.5.3 и Приложением № 6 Правил организовать ведение списка фондов постоянного хранения и реестра описей дел постоянного хранения в соответствии с нормативными требованиями
• в соответствии с пунктом 3.6 Правил, пунктом 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 64, приказом Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год» обеспечить техническую возможность установки и ведения программного комплекса «Архивный фонд»
• в соответствии с пунктом 2.11.10.2 Правил организовать раздельную регистрацию выдачи архивных документов из архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктом 2.11.2.4 Правил в архиве обеспечить свободную естественную или принудительную вентиляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон путем установки в рабочих помещениях открывающихся окон или системы кондиционирования