Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (15 шт.):

• в нарушение пункта 3.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24 (далее – Правила) уличное крыльцо входа в сектор по архивной работе (далее – архив) ветхое
• в нарушение пунктов 4.2 и 6.4 Правил в архивохранилищах постоянного хранения и по личному составу из-за отсутствия свободного места на стеллажах значительная часть дел складирована на полу; отсутствуют резервные площади для комплектования архива документами нового приема от организаций – источников комплектования архива и документами по личному составу от ликвидированных организаций. Расстояние между соседними стеллажами в архивохранилище по личному составу меньше нормативных требований, отдельные стеллажи не укреплены
• в нарушение пунктов 4.4 и 8.4. Правил нумерация шкафов и полок на стеллажах не соответствует нормативным требованиям, в связи с чем содержание пофондового и постеллажного топографических указателей неполное; форма топографических указателей не соответствует формам 15 и 16 из приказа министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»
• в нарушение пункта 5.7 Правил архивохранилища не оснащены средствами охранной сигнализации, отсутствует пост охраны архива, не организована охрана помещений архива в нерабочее время
• в нарушение пункта 5.9 Правил двери в архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу деревянные и деревянные, обитые металлом, не обладают повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, не оснащены замками повышенной секретности
• в нарушение пункта 5.23 Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона не проводятся энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• в нарушение пунктов 10.2, 10.6, 10.9 Правил итоги проверки наличия и состояния архивных документов, завершенной в 2015 голу, не представлены на рассмотрение комиссии при управлении делами Правительства области по подведению итогов проверки наличия
• в нарушение пунктов 14.8, 14.9, 14.11. Правил не все дела, выдаваемые из архивохранилищ, фиксируются в журналах выдачи дел из архивохранилищ (не фиксируется выдача дел сотрудникам архива), все выдаваемые одновременно дела фиксируются одной записью через знак «дефис», а не каждое дело в отдельности, не проводится ежеквартальная выверка книг выдачи
• в нарушение пунктов 14.5, 14.10 Правил при выдаче архивных документов из архивохранилищ не ведутся листы использования документов, карты-заместители
• в нарушение пункта 21.1 Правил, пункта 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 4, приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год» не осуществляется ведение программного комплекса «Архивный фонд»
• в нарушение пунктов 22.5 и 23.2 Правил имеются несоответствия нормативным требованиям в ведении учетных документов: списков фондов, реестров описей и листов фондов постоянного хранения и по личному составу; форма списков фондов не соответствует приложению № 5 к Правилам
• в нарушение пункта 23.3 Правил не ведется лист учета аудиовизуальных документов на фотодокументы архива
• в нарушение пунктов 23.2, 24.1, 24.2 Правил годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу не объединены в сводные, сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел не составлены; экземпляры описей не выделены из состава дел фондов, не организовано раздельное хранение экземпляров описей
• в нарушение пунктов 37.1, 37.2, 37.6 Правил имеется задолженность по обработке документов в организациях – источниках комплектования и задолженность по приему документов от организаций – источников комплектования архива
• в нарушение пунктов 48.4, 48.5 Правил и пункта 4.2.4 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143, не ведутся личные дела пользователей, не ведется журнал учета посещений читального зала.

Нарушенный правовой акт:

• пункт 3.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24 (далее – Правила) - не допускается размещение архива в ветхих строениях....
• пункт 4.2 Правил "Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов: Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см, Расстояние между соседними стеллажами (проход)-75 см, Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене-75 см, Расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход)-45 см. Расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств-100 см." пункт 6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.
• пункт 4.4. Правил "Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы: стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение; полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо." пункт 8.4. Привил "Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде. При ведении топографических указателей: на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище; в электронном виде - в информационной системе архива. Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.
• пункт 5.7. Привил "Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы."
• пункт 5.9. Правил Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица. Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.
• пункт 5.23. Правил "Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру."
• пункт 10.2 Правил "В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет." Пункт 10.6 Правил "По окончании проверки наличия архивных документов: вносятся изменения в необходимые учетные документы; в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись; коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива. Пункт 10.9. Правил "Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления, причины отсутствия которых подтверждены документально; необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.
• пункт 14.8. Правил "Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива." Пункт 14.9. Правил "Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива." Пункт 14.11. Правил "Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется: путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; в автоматическом режиме в информационной системе архива. При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения."
• Пункт 14.5. Правил "Выдаваемая единица хранения должна иметь: нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр (пункт 22.6 Правил); лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил); лист использования. Пункт 14.10. Правил "На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя".
• пункт Правил 21.1. "Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд" <33>, в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства".
• Пункт 22.5. Правил "Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов (согласно пункту 23.2 Правил) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности." Пункт 23.2. Правил "В состав обязательных учетных документов архива входят: книга учета поступлений документов (приложение N 4 к Правилам) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; список фондов (приложение N 5 к Правилам) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов (не ведется при нефондовой организации хранения); лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда; реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава; дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции; и др.
• Пункт 23.3. Правил "Обязательными учетными документами также являются: для аудиовизуальных документов (согласно главе XXIX Правил) - опись кинодокументов, опись фотодокументов, опись фотоальбомов, опись фонодокументов магнитной записи, опись фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), опись видеодокументов; лист учета аудиовизуальных документов; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов)"
• пункт 23.2 Правил "Основным учетным документом архива, также является - опись дел, документов (приложения N 6, 7 к Правилам) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись; пункт 24.1. Правил "Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. пункт 24.2. Правил "Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов - в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.
• Пункт 37.1. Правил "Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения"(статья 22 Федерального закона N 125-ФЗ.) Пункт 37.2. Правил "Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций - источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования." Пункт 37.6. Правил "Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов - полистно) вместе с: тремя (или двумя - по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе; электронной копией описи в формате, согласованном с архивом; исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).
• Пункт 48.4. Правил "В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде. В личное дело пользователя включаются: заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации; анкета пользователя, заполненная в установленном порядке; требования на выдачу архивных дел, документов; заказы на копирование; заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности; другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива. Пункт 48.5. Правил "В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями".
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24.

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 3.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24 (далее – Правила) отремонтировать уличное крыльцо входа в сектор по архивной работе
• в соответствии с пунктами 4.2 и 6.4 Правил увеличить вместимость архивохранилищ постоянного хранения и по личному составу для ликвидации задолженности по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования и по личному составу ликвидированных организаций – неисточников комплектования, а также устранить складирование уже имеющихся архивных документов на полу (за счет выделения дополнительных площадей, приобретения более вместительных стеллажей или других мероприятий); разместить стеллажи в архивохранилище по личному составу с соблюдением нормативных расстояний; укрепить неукрепленные стеллаж.
• в соответствии с пунктами 4.4 и 8.4. Правил пронумеровать шкафы и полки на стеллажах в соответствии нормативными требованими, в связи с чем содержание пофондового и постеллажного топографических указателей неполное; привести форму топографических указателей в соответствие с формами 15 и 16 из приказа министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
• в соответствии с пунктом 5.7 Правил оснастить архивохранилища средствами охранной сигнализации или обеспечить охрану помещений архива сторожем в нерабочее время
• в соответствии с пунктом 5.9 Правил оборудовать архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу дверями повышенной технической укрепленности против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности
• в соответствии с пунктом 5.23 Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотра архивных документов, проведение мероприятий фиксировать в журнале проведения микологического и энтомологического осмотров
• в соответствии с пунктами 10.2, 10.6, 10.9 Правил итоги проверки наличия и состояния архивных документов, завершенной в 2015 году, представить на рассмотрение комиссии по подведению итогов проверки наличия при управлении делами Правительства области
• в соответствии с пунктами 14.8, 14.9, 14.11. Правил в книгах выдачи дел из архивохранилищ вести поединичный учет всех выдаваемых дел, в том числе и сотрудникам архива, ежеквартально проводить выверку книг выдачи
• в соответствии с пунктами 14.5, 14.10 Правил при выдаче архивных документов из архивохранилищ организовать ведение листов использования документов и карт-заместителей
• в соответствии с пунктом 21.1 Правил, пунктом 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 4, приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год» обеспечить техническую возможность установки программного комплекса «Архивный фонд», организовать его ведение
• в соответствии с пунктами 22.5 и 23.2 Правил ведение учетных документов (заполнение граф): списков фондов, реестров описей и листов фондов постоянного хранения и по личному составу привести в соответствие с нормативными требованиями; форму списков фондов постоянного хранения и по личному составу привести в соответствие с приложением № 5 к Правилам
• в соответствии с пунктом 23.3 Правил завести лист учета аудиовизуальных документов на фотодокументы архива
• в соответствии с пунктами 23.2, 24.1, 24.2 Правил годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу объединить в сводные, составить сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел; выделить экземпляры описей из состава дел фондов
• в соответствии с пунктами 37.1, 37.2, 37.6 Правил составить план- график ликвидации задолженности по обработке документов в организациях – источниках комплектования и задолженности по приему документов от организаций – источников комплектования
• в соответствии с пунктами 48.4, 48.5 Правил и пунктом 4.2.4 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143, по итогам года формировать личные дела пользователей читального зала, организовать ведение журнала учета посещений читального зала