Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (9 шт.):

• нарушение пунктов 2.11.1, 2.11.2.1, 2.11.2.2, 2.11.2.4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила): в архиве не обеспечены нормативные условиях хранения документов, создающие оптимальные противопожарный, охранный и световой режимы: в архивохранилище № 3 имеются следы протекания на потолке (вследствие чего архивные документы на стеллажах частично закрыты пленкой и в месте протекания отключены лампы накаливания), отсутствуют пожарная и охранная сигнализации, не организована охрана архива подразделением охраны, двери в архивохранилищах дел постоянного хранения и по личному составу деревянные, не оснащены замками повышенной секретности
• нарушение пункта 2.11.2.5 Правил: в архиве в начале и по окончании отопительного сезона не проводятся энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• нарушение пункта 2.11.4.2 Правил: в архивохранилищах постеллажный топографический указатель содержит не полную информацию – не заполнены графы с номерами описей и номерами дел; пофондовый топографический указатель отсутствует
• нарушение пункта 2.11.4.3 Правил: на ярлыках связок с архивными документами постоянного хранения и по личному составу указана не полная информация (частично отсутствуют номера дел)
• нарушение пунктов 2.11.10, 2.11.10.2, 2.11.10.4, 2.11.10.5 Правил: выдача описей и дел из архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу пользователям не оформляется заказом (требованием) на выдачу описей и дел, не все выдаваемые дела фиксируются в журнале выдачи дел из архивохранилища; при выдаче дел не ведутся листы использования документов и карты-заместители; не проводится выверка книги выдачи дел из архивохранилищ
• нарушение пунктов 3.5.2, 3.5.3, 3.5.4., 3.5.7 Правил в ведении отдельных учетных документов имеются несоответствия требованиям Правил: в книге учета поступления документов в итоговой записи принятые документы указываются суммарно без описания по видам (постоянного хранения, по личному составу и др.); в списке фондов постоянного хранения указаны не полные названия фондообразователей; форма ведения листов фондов и реестров описей не соответствует нормативным (формы № 28 и 44 Правил);
• нарушение пункта 3.6 Правил, пункта 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 4, приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год»: не осуществляется ведение программного комплекса «Архивный фонд»
• нарушение пунктов 4.4, 4.4.1 Правил: имеется задолженность по обработке документов в организациях – источниках комплектования и задолженность по приему документов от организаций – источников комплектования
• нарушение пунктов 2.11.10.2, 5.12. Правил и пункта 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635: допуск пользователей для работы с архивными документами в читальном зале архива не оформляется заявлением (отношением), выдача дел из архивохранилищ не оформляется заказом (требованием). Личные дела пользователей не формируются

Нарушенный правовой акт:

• пункт 2.11.1 Правил «Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива»; пункт 2.11.2.1 Правил «Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности»; пункт 2.11.2.2 Правил «Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности»; пункт 2.11.2.4 Правил «Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью»
• пункт 2.11.2.5 Правил «С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру»
• пункт 2.11.4.2 Правил «В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели»
• пункт 2.11.4.3 Правил «Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке»
• пункт 2.11.10. Правил «На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов»; пункт 2.11.10.2. Правил «Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи; Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала; пункт 2.11.10.4. Правил «Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь»; пункт 2.11.10.5. Правил «Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие».
• пункт 3.2.1 Правил «В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов»;
• пункт 3.5.2 Правил «В книгу учета поступлений документов (приложение N 5) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи»; пункт 3.5.3 Правил «Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования»; пункт 3.5.4. Правил «Лист фонда составляется на каждый архивный фонд»; пункт 3.5.7 Правил «По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива».
• пункт 3.6 Правил «Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела; пункт 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов «В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах использует программный комплекс «Архивный фонд»; пункт 1 приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Утвердить и ввести в действие прилагаемую статистическую форму (№1) планово – отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20_год»
• пункт 4.4 Правил «От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации»; пункт 4.4.1 Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям»
• пункт 2.11.10.2 Правил «Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя»; пункт 5.12. Правил «Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела»; пункт 2.1 Порядка «Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы(учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тем, хронологические рамки исследования»
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктами 2.11.1, 2.11.2.1, 2.11.2.2, 2.11.2.4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила) обеспечить нормативные условиях хранения документов, создающие оптимальные противопожарный, охранный и световой режимы: предотвратить возможность протекания потолка в архивохранилище № 3 и восстановить работу ламп накаливания на месте протекания; обеспечить архив пожарной и охранной сигнализацией, либо организовать охрану архива подразделением охраны; обеспечить архивохранилища укрепленными дверями против возможного взлома с оснащением замками повышенной секретности
• в соответствии с пунктом 2.11.2.5 Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотров архивных документов
• в соответствии с пунктом 2.11.4.2 Правил привести постеллажный топографический указатель в соответствие форме № 15 Правил (заполнить графы с номером описи и номерами дел); составить пофондовый топографический указатель
• в соответствии с пунктом 2.11.4.3 Правил дополнить ярлыки на связках и коробках с архивными документами постоянного хранения и по личному составу недостающей информацией о номерах дел
• в соответствии с пунктами 2.11.10, 2.11.10.2, 2.11.10.4, 2.11.10.5 Правил оформлять выдачу описей и дел из архивохранилищ дел постоянного хранения и по личному составу пользователям заказом (требованием) на выдачу описей и дел; организовать фиксирование всех выдаваемых дел в журнале выдаче дел из архивохранилища; при выдаче дел организовать ведение листов использования документов и карт-заместителей; организовать систематическую выверку книги выдачи дел из архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 3.5.2, 3.5.3, 3.5.4., 3.5.7 Правил устранить несоответствия нормативным требованиям в ведении учетных документов: в книге учета поступления документов в итоговой записи принятые документы указывать суммарно и по видам (постоянного хранения и по личному составу); в списке фондов постоянного хранения указывать полные названия фондообразователей; привести формы листов фондов и реестров описей в соответствие Правилам (формы № 28 и 44 Правил)
• в соответствии с пунктом 3.6 Правил, пунктом 2.2 Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 23 октября 2000 года № 4, приказа Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на / за 20__ год» обеспечить техническую возможность и организовать ведение программного комплекса «Архивный фонд»
• в соответствии с пунктами 4.4, 4.4.1 Правил составить план - график ликвидации задолженности по обработке документов в организациях – источниках комплектования и задолженности по приему документов от организаций – источников комплектования
• в соответствии с пунктами 2.11.10.2, 5.12. Правил и пунктом 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635, оформлять допуск пользователей для работы с архивными документами в читальном зале заявлением (отношением), выдачу дел из архивохранилищ оформлять заказом (требованием). Организовать ведение личных дел пользователей архивными документами