Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (20 шт.):

• нарушение пункта 2.11.2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее Правила): двери в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу деревянные, не обладают повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, не оснащены замками повышенной секретности
• нарушение пункта 2.11.2.4 Правил: не в полной мере обеспечивается соблюдение светового режима в архивохранилище (имеющиеся жалюзи не обеспечивают хранение документов в темноте)
• нарушение пункта 2.11.2.5. Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона не проводятся энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• нарушение пункта 2.11.4.1. Правил в архиве отсутствует план (схема) размещения архивных фондов в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу
• нарушение пунктов 2.11.3, 4.4. и 4.4.1 Правил: в архивохранилище часть документов из-за отсутствия места на архивных полках размещена на стульях и столах; отсутствуют резервные площади для комплектования документами нового приема от организаций источников и документами по личному составу от ликвидированных организаций
• нарушение пункта 2.11.4.2 Правил: в архивохранилище шкафы не пронумерованы, постеллажные топографические указатели содержат не полную информацию, пофондовый топографический указатель отсутствует
• нарушение пунктов 2.11.4.3. Правил: на ярлыках связок с архивными документами постоянного хранения и по личному составу указан не полный набор информации
• нарушение пункта 2.11.5. Правил: проверка наличия документов начата в 2003 году и по настоящее время не завершена, листы проверки наличия и состояния архивных документов не соответствуют форме № 27 Правил, в листах проверки наличия и состояния архивных документов не отражается количество дел, нуждающихся в улучшении физического (технического) состояния; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов своевременно при необходимости не составляются акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справки о проведении розыска
• нарушение пункта 2.11.10. Правил: при выдаче архивных документов из архивохранилища не ведутся листы использования документов, карты-заместители
• нарушение пункта 2.11.10.2. Правил: выдача архивных документов из архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу регистрируется в одном журнале, не все выдаваемые дела фиксируются
• нарушение пункта 3.2.1 Правил: не разработаны порядок и схема учета архивных документов
• нарушение пунктов 3.5.2, 3.5.3, 3.5.7 Правил: в книге учета поступления документов, в списке фондов постоянного хранения, реестре описей постоянного хранения не подводится итог количества поступивших за год фондов, описей, дел; форма реестра описей постоянного хранения не соответствует нормативным требованиям, список фондов и реестр описей по личному составу не ведутся
• нарушение пунктов 3.4.1, 3.5.4 Правил: не ведутся листы фондов
• нарушение пункта 3.5.6 Правил: годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу не объединены в сводные, сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел не составлены; экземпляры описей не выделены из состава дел фондов
• нарушение пунктов 4.4, 4.4.1 Правил: имеется задолженность по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженность по приему документов от организаций источников комплектования
• нарушение пункта 4.2.3. Правил: в наблюдательных делах отсутствуют внутренние описи документов, не проведена экспертиза ценности наблюдательных дел ликвидированных организаций, исключенных из списка источников комплектования
• нарушение пункта 3.5.9. Правил: в делах фондов документы не пронумерованы, не составлены внутренние описи и листы-заверители
• нарушение пункта 4.9. Правил: взаимодействие с организациями - источниками комплектования организовано не в полном объеме: не проводятся методические семинары для ответственных за ведомственные архивы организаций
• нарушение пункта 5.7. Правил архив не проводит информационные мероприятия с использованием архивных документов (семинары, выставки, экскурсии)
• в нарушение пунктов 2.11.10.2, 5.12. Правил и пункта 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635, допуск пользователей для работы с архивными документами не оформляется заявлением (отношением). Не составляется анкета пользователя. Не ведутся личные дела пользователей

Нарушенный правовой акт:

• пункт 2.11.2.2. Правил ««Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности»
• пункт 2.11.2.4. Правил «Хранение архивных документов осуществляется в темноте»
• пункт 2.11.2.5. Правил «С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру»
• пункт 2.11.4.1. Правил «Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива»
• пункт 2.11.3. Правил «Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами»; пункт 4.4. Правил «От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации»; пункт 4.4.1 Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям»
• пункт 2.11.4.2. Правил «Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели»
• пункт 2.11.4.3. Правил «Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке»
• пункт 2.11.5 Правил «В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; и другие акты. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска»
• пункт 2.11.10 Правил «Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов»
• пункт 2.11.10.2 Правил «Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование»
• пункт 3.2.1 Правил «В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов»
• пункт 3.5.2 Правил «В книгу учета поступлений документов (приложение N 5) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов»; пункт 3.5.3 Правил «В список фондов архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве»; пункт 3.5.7 Правил «По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве»
• пункт 3.4.1. Правил «В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят: книга учета поступлений ., список фондов , лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда; пункт 3.5.4 Правил «Лист фонда составляется на каждый архивный фонд»
• пункт 3.5.6 Правил: «В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись»
• пункт 4.4. Правил «От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации»; пункт 4.4.1 Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям»
• пункт 4.2.3. Правил «Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве»
• пункт 3.5.9 Правил «Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись»
• пункт 4.9 Правил «Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь»
• пункт 5.7 Правил «Основные формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; использование архивных документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов; публикация архивных документов»
• пункт 2.11.10.2 Правил «Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя»; пункт 5.12. Правил «Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела»; пункт 2.1 Порядка «Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы(учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тем, хронологические рамки исследования»
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 2.11.2.2 Правил установить в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу двери с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома с замками повышенной секретности
• в соответствии с пунктом 2.11.2.4 Правил обеспечить соблюдение светового режима хранения в архивохранилище путем затемнения окон
• в соответствии с пунктом 2.11.2.5. Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотров архивных документов, проведение мероприятий фиксировать в журнале проведения микологического и энтомологического осмотров
• в соответствии с пунктом 2.11.4.1. Правил разработать план (схему) размещения архивных фондов в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктами 2.11.3, 4.4. и 4.4.1 Правил увеличить вместимость архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу для ликвидации задолженности по приему документов постоянного хранения от организаций источников комплектования и по личному составу ликвидированных организаций неисточников комплектования, а также устранить складирование уже имеющихся архивных документов на столах и стульях (за счет выделения дополнительных площадей, приобретения более вместительных стеллажей или других мероприятий)
• в соответствии с пунктом 2.11.4.2 Правил пронумеровать шкафы в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу, постеллажные топографические указатели дополнить недостающей информацией (в т.ч. указать номера дел, размещенных на полках, графа 5 формы № 15 Правил), завести пофондовый топографический указатель
• в соответствии с пунктом 2.11.4.3. Правил: на ярлыках связок с архивными документами постоянного хранения и по личному составу указать полный набор информации (в т.ч. название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке, связке)
• в соответствии с пунктом 2.11.5. Правил откорректировать перспективный план проверки наличия и состояния архивных документов с целью скорейшего завершения проверки наличия, учетные документы с результатами проводимой проверки наличия (листы проверки наличия и акты проверки наличия) привести в соответствие нормативным требованиям; завести журнал учета дел, нуждающихся в улучшении физического (технического) состояния; по мере необходимости составлять акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справки о проведении розыска
• в соответствии с пунктом 2.11.10. Правил при выдаче архивных документов из архивохранилища организовать ведение листов использования документов и карт-заместителей
• в соответствии с пунктом 2.11.10.2. Правил организовать раздельную регистрацию выдачи архивных документов постоянного хранения и по личному составу (в журналах выдачи дел постоянного хранения и по личному составу вести учет всех выдаваемых документов, в том числе и сотрудникам архива), дополнительно вести журнал выдачи документов во временное пользование, где фиксировать дела, выдаваемые в сторонние организации
• в соответствии с пунктом 3.2.1 Правил разработать порядок и схему учета архивных документов
• в соответствии с пунктами 3.5.2, 3.5.3, 3.5.7 Правил в книге учета поступления документов, списке фондов постоянного хранения, реестре описей постоянного хранения подводить ежегодные итоги соответственно количества поступивших за год архивных документов, фондов, описей и их общего количества; форму реестра описей постоянного хранения привести в соответствие нормативным требованиям, организовать ведение списка фондов и реестра описей по личному составу
• в соответствии с пунктами 3.4.1, 3.5.4 Правил завести листы фондов постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктом 3.5.6 Правил годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу объединить в сводные, составить сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел; выделить экземпляры описей из состава дел фондов
• в соответствии с пунктами 4.4, 4.4.1 Правил составить план график ликвидации задолженности по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженности по приему документов от организаций источников комплектования
• в соответствии с пунктом 4.2.3. Правил в наблюдательных делах составить внутренние описи дел, документов, провести экспертизу ценности наблюдательных дел ликвидированных организаций, исключенных из списка источников комплектования
• в соответствии с пунктом 3.5.9. Правил пронумеровать документы в делах фондов, составить внутренние описи и листы-заверители
• в соответствии с пунктом 4.9. Правил скорректировать план работы на 2020 год и предусмотреть при составлении последующих планов работы проведение методических семинаров для ответственных за ведомственные архивы
• в соответствии с пунктом 5.7. Правил скорректировать план работы на 2020 год и предусмотреть при составлении последующих планов работы проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов (семинары, выставки, экскурсии)
• в соответствии с пунктами 2.11.10.2, 5.12. Правил и пунктом 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635, допуск пользователей для работы с архивными документами оформлять на основании заявления (отношения). Организовать ведение личных дел пользователей