Причина проверки:

Цель проверки осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области в соответствии с планом проведения плановых проверок на 2021 год утвержденным управляющим делами Правительства Саратовской области 5 октября 2020 годаЗадача проверки выявление и пресечение нарушений администрацией Самойловского муниципального района Саратовской области обязательных требований в сфере архивного делаПредмет проверки соблюдение администрацией Самойловского муниципального района Саратовской области обязательных требований в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (16 шт.):

• 1 в нарушение пунктов 41 44 и 63 64 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24 далее Правила после переезда в 2019 году шкафы и полки стеллажей в архивохранилищах постоянного хранения и по личному составу не пронумерованы в архивохранилище дел постоянного хранения документы размещены на полу изза недостатка стеллажей при наличии свободной площади отсутствуют свободные полки для размещения документов от организацийисточников комплектования имеющих задолженность по передаче архивных документов на постоянное хранение документов по личному составу от ликвидированных организаций
• 2 в нарушение пунктов 53 55 57 58 59 Правил инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах нормативные документы устанавливающие право на доступ в помещения архивохранилищ отсутствуют охранная сигнализация в помещениях архивохранилищ и рабочей комнате функционирует не в полном объеме помещения архивохранилищ не опечатываются
• 3 в нарушение пунктов 518 519 Правил в архивохранилищах отсутствует затемнение на окнах
• 4 в нарушение пункта 523 Правил в начале и конце отопительного сезона не проводится энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• 5 в нарушение пункта 65 Правил на архивных связках частично отсутствуют ярлыки на имеющихся ярлыках частично отсутствует информация о номерах фондов описей связок дел
• 6 в нарушение пункта 81 Правил в архиве отсутствует план схема размещения архивных фондов
• 7 в нарушение пункта 84 Правил постеллажный и пофондовый топографические указатели отсутствуют
• 8 в нарушение пунктов 101 102 103 114 119 Правил 20 лет с 2000 года проверка наличия и физического состояния архивных документов в плановом и внеплановом порядке выверка учетных документов в том числе описей дел по личному составу не проводились
• 9 в нарушение пункта 211 212 Правил архив осуществляет учет архивных документов постоянного хранения и по личному составу не в полном объеме автоматизированный учет с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд» в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства не ведется не установлен состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому хранилищу отсутствует схема учета архивных документов
• 10 в нарушение пунктов 232 233 и 262 Правил листы фондов по личному составу и дел постоянного хранения лист учета аудиовизуальных документов реестры описей дел постоянного хранения и по личному составу не ведутся в делах фондов постоянного хранения частично не оформлены обложки отсутствуют исторические справки внутренние описи дела фондов частично не подшиты дела фондов по личному составу не заводились
• 11 в нарушение пунктов 241 242 411 Правил не обеспечено раздельное хранение имеющихся экземпляров описей дел по личному составу экземплярность описей не выверена описи дел по личному составу хранятся вместе с документами относящимися к делам фондов акты приемапередачи исторические справки не сформированы сводные описи из годовых разделов законченных описей сводные итоговые записи к описям не составлены обложки описей не оформлены
• 12 в нарушение пункта 359 Правил экспертиза ценности наблюдательных дел исключенных из списка ликвидированных организацийисточников комплектования не проводится ведение наблюдательных дел действующих организацийисточников комплектования наполнение их актуальной документацией правоустанавливающими документами информацией об ответственных должностных лицах сведениями о состоянии делопроизводства и работе ведомственного архива в организациях утвержденными номенклатурами и описями дел постоянного хранения и по личному составу находящихся на ведомственном хранении не проводится
• 13 в нарушение пунктов 361 363 365 367 371 372 376 Правил имеется задолженность по обработке документов за период с 2006 по 2017 годы в организациях источниках комплектования архива и по приему документов от организаций источников комплектования с 2006 по 2015 годы
• 14 в нарушение пункта 381 Правил взаимодействие с источниками комплектования в том числе по оказанию методической помощи по организации работы с документами в делопроизводстве по экспертизе ценности и отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение по упорядочению документов по ведению учета документов Архивного фонда РФ находящихся на временном хранении и другим вопросам не проводится
• 15 в нарушение пунктов 451 481 484 485 Правил не формируются личные дела пользователей отношениезаявление анкета пользователя заказ требование на выдачу документов книги учета посещений читального зала пользователями регистрации пользователей не ведутся
• 16 в нарушение пунктов 491 и 501 Правил в архиве не выполняются работы по использованию документов организация выставок проведение экскурсий по архиву лекций публикация статей

Нарушенный правовой акт:

• 141 Архив оснащается металлическими стеллажами шкафами сейфами шкафамистеллажами В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсековбоксов с металлическими перегородками и полками44 Помещения архива в которых осуществляется хранение архивных документов а также стеллажи шкафы сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище помещении должны быть пронумерованы63 Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании предусмотренном пунктом 41 Правил64 Во всех помещениях архива не допускается размещение включая временное архивных документов на полу и подоконниках в транспортной таре
• 253 Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией осуществляющей охрану архива на основании договора55 Право на доступ в архивохранилище помещение для хранения архивных документов имеютруководитель архива и его заместитель в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранностиработники данного архивохранилищадругие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающегоиные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающего с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица57 Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива в которыхпостоянно или временно хранятся архивные документыустановлено серверное оборудование обеспечивающее функционирование информационной системы архиваСредства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание помещения архива при отсутствии круглосуточного поста охраны а также на аварийные и запасные выходы58 Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежатпомещения архива указанные в пункте 57 Правилнаходящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы в которых временно находятся архивные документы а также хранятся учетные документы59 Помещения архива в которых постоянно или временно хранятся архивные документы должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и или замками усиленной секретности Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лицаВсе экземпляры ключей от помещений архива за исключением относящихся к помещениям на которые распространяется режим секретности учитываются в журнале регистрации ключей
• 3518 Архивные документы необходимо хранить в темноте для чего они размещаются в первичные средства хранения предусмотренные главой VI Правил519 В архивохранилище допускаетсяестественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей регуляторов светового потока специальных стекол защитных фильтров и покрытий жалюзи
• 4523 Архивные документы выборочно но не менее 001 от общего количества единиц хранения и архивохранилище не реже двух раз в год в начале и конце отопительного сезона подлежат энтомологическому и микологическому осмотру
• 565 Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком на котором указываются номер архивного фонда номер описи дел документов крайние номера единиц хранения находящихся в нем
• 681 Расстановка архивных документов определяется планом схемой размещения архивных фондов утверждаемым руководителем архива с учетом необходимости локализации архивных документов для которых установлен особый режим хранения
• 784 Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях ведущихся в пределах отдельного архивохранилища помещения на бумажном носителе и или в электронном виде
• 8101 Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния далее проверка наличия в плановом порядке в сроки предусмотренные пунктом 102 ПравилВнеплановая проверка наличия архивных документов сплошная или выборочная может быть назначенапри смене руководителя архива и или заведующего архивохранилищемпосле массового перемещения чрезвычайной ситуации и или других обстоятельств в результате которых они могли бы быть утрачены или поврежденыпри реорганизации архива102 В государственном архиве музее библиотеке научной организации плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводитсяаудиовизуальных документов один раз в 5 лет при объеме аудиовизуальных документов более 50 от общего количества документов один раз в 15 летЦикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов но не может быть реже одного раза в 25 лет в государственной библиотеке один раз в 15 летВ муниципальном архиве музее библиотеке плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет103 В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов114 Проверка физикохимического технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводитсяв ходе проверки наличия и состояния архивных документовв случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуациипри подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилищапри других работах связанных с поединичным полистным просмотром архивных документов119 Архив ведет учет физикохимического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и или в электронном виде Результаты проверки физикохимического и технического состояния архивных документов отражаются1 для документов на бумажном носителев листезаверителе делав листе и акте проверки наличия и состояния архивных документовв карточке учета архивных документов с повреждениями носителяв карточке учета архивных документов с повреждениями текстав картотеке книге учета физического состояния архивных документов
• 9211 Архив ведет учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы Архивный фонд в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства212 Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности а также схему учета архивных документов
• 10232 В состав обязательных учетных документов архива входяткнига учета поступлений документов приложение N 4 к Правилам для учета каждого поступления архивных документов в архив а также количества и состава архивных документов поступивших на хранение за определенный хронологический период времени состояния их описаниясписок фондов приложение N 5 к Правилам для регистрации принятых на хранение архивных фондов присвоения им номеров учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов не ведется при нефондовой организации хранениялист фонда для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел документов и их нумерации количества и состава архивных документов состояния их описания динамики изменений по каждой описи дел документов и архивному фонду в целом фиксации изменений в названии архивного фондаопись дел документов приложения N 6 7 к Правилам для поединичного и суммарного учета архивных документов закрепления порядка их систематизации учета изменений в составе и объеме архивных документов включенных в данную описьреестр описей дел документов для регистрации описей дел документов учета их количества и составапаспорт архива для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных документовпаспорт архивохранилища произвольной формы для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища при наличии в архиве нескольких архивохранилищдело фонда комплекс документов по истории источника комплектования фондообразователя и архивного фонда объединенного архивного фонда и архивной коллекциилистзаверитель дела для учета количества листов в деле приложение N 8 к Правилам233 Обязательными учетными документами также являютсядля аудиовизуальных документов согласно главе XXIX Правил опись кинодокументов опись фотодокументов опись фотоальбомов лист учета аудиовизуальных документов дело сдатчика документов вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов262 При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документовКаждый впервые поступивший в архив архивный фонд объединенный архивный фонд архивная коллекция записывается в список фондов приложение N 5 к Правилам на него заполняются лист фонда карточки указателя к листу фонда при необходимости заводится дело фонда На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документовКаждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей дел документов
• 11241 Обязательные учетные документы архива в том числе первые экземпляры описей дел документов предусмотренные пунктами 232 233 Правил размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работникаов ответственногоых за учет документов архива242 Вторые экземпляры описей дел документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов третьи экземпляры описей дел документов в помещении обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям411 Опись дел документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения единиц учета закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учетОпись дел документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения единицы учета итоговую запись к каждому тому и сводную по описи в последнем томе листзаверитель для каждого тома и справочный аппарат включающий титульный лист предисловие список сокращений переводные таблицы архивных шифров в случае переработки описи Опись может также включать содержание оглавление и указатели
• 12359 Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию источник комплектования на бумажном носителе и или в электронном видеНаблюдательное дело заводится также на гражданина являющегося источником комплектования архиваПри исключении организации или гражданина из числа источников комплектования архива их наблюдательные дела подлежат упорядочению и передаче в архивный фонд архива
• 13361 Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов363 Экспертиза ценности документов в архиве проводитсяпо истечении сроков временного хранения архивных документов в том числе документов по личному составу поступивших в архив от ликвидированных государственных органов органов местного самоуправления и организацийпри поступлении в архив документов в неупорядоченном состояниив случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации365 По результатам экспертизы ценности документов поступивших в архив от ликвидированных государственных органов органов местного самоуправления и организаций сроки временного хранения которых истекли в том числе документов по личному составу в архиве составляется опись дел документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению приложение N 10 к Правилам в соответствии с пунктом 263 Правил вносятся изменения в учетные документы архива371 Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов органов местного самоуправления государственных и муниципальных организаций выступающих источниками его комплектования осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения372 Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планомграфиком который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования376 Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел документов поединично особо ценных документов полистно вместе стремя или двумя по решению руководителя архива экземплярами описи дел документов на бумажном носителеисторической справкой об источнике комплектования фондообразователе и его фонде при первом поступлении от источника комплектованияПри приеме архив осуществляет проверкуфизическохимического технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой XII Правилкомплектности описей дел документовНа всех экземплярах описи дел документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив При отсутствии единиц хранения указанных в описи дел документов организация источник комплектования принимает меры по их розыску Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены в описи дел документов делается новая итоговая запись Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приемапередачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке составляемой организацией При отсутствии утрате подлинников принимаются их заверенные копии
• 14381 Архив совместно с организациями источниками комплектования архива рассматривает готовит к согласованию инструкции по делопроизводству примерные и индивидуальные номенклатуры дел положения об архивах и экспертных комиссиях организаций источников комплектования архива Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций источников комплектования архива Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь в том числе на договорной основев организации работы с документами в делопроизводстве и формировании делпо экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранениепо упорядочению документов в том числе по личному составупо ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации находящихся на временном хранениипо подготовке нормативных и методических документов пособий по вопросам делопроизводства и архивного делапо совершенствованию работы делопроизводственных архивных и экспертных служб организацийв повышении профессиональной квалификации работников указанных служб
• 15451 Архив организует доступ пользователей к архивным делам документам с учетом требований установленных законодательством Российской Федерации в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации481 Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива регламентирующими работу пользователей с архивными делами документами справочнопоисковыми средствами к ним печатными изданиями в его читальном зале484 В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном видеВ личное дело пользователя включаютсязаявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организациианкета пользователя заполненная в установленном порядкетребования на выдачу архивных дел документовзаказы на копированиезаверенные архивом копии подлинных документов подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина его частной жизни а также сведения создающие угрозу для его безопасностидругие заявления пользователя имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива485 В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями
• 16491 Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов их копий и электронных образов в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг в соответствии с прейскурантом архива501 Архив проводит в том числе с использованием информационнотелекоммуникационных сетей информационные мероприятия конференции круглые столы презентации экскурсии лекции встречи с общественностью дни открытых дверей уроки в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24

Выданные предписания:

• 1 в соответствие с пунктами 41 44 и 63 64 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24 далее Правила обеспечить достаточное количество стеллажей для размещения документов постоянного хранения а также нового приема архивных документов от организаций источников комплектования имеющих задолженность по передаче документов на постоянное хранение и документов по личному составу от ликвидированных организаций пронумеровать шкафы и полки стеллажей отдельно в каждом архивохранилище
• 2 в соответствие с пунктами 53 55 57 58 59 Правил разработать и утвердить инструкцию о пропускном и внутриобъектовом режимах нормативные документы устанавливающие право на доступ в помещения архивохранилищ провести ремонтные работы и техническое обслуживание охранной сигнализации в помещениях архивохранилищ и рабочей комнате с целью восстановления работоспособности разработать порядок и журнал учета опечатывания архивохранилищ
• 3 в соответствие с пунктами 518 519 Правил в архивохранилищах установить затемнение специальные стекла защитные фильтры и покрытие стекол жалюзи на окнах
• 4 в соответствие с пунктом 523 Правил обеспечить в начале и конце отопительного сезона проведение энтомологического и микологического осмотра архивных документов завести журнал учета проведения таких осмотров
• 5 в соответствие с пунктом 65 Правил оформить ярлыки на связках коробках с архивными документами постоянного хранения и по личному составу
• 6 в соответствие с пунктом 81 Правил разработать план схему размещения архивных фондов
• 7 в соответствие с пунктом 84 Правил составить постеллажный и пофондовый топографические указатели в архивохранилищах постоянного хранения и по личному составу
• 8 в соответствие с пунктами 101 102 103 114 119 Правил разработать и утвердить перспективный план проведения проверки наличия на период с 2022 по 2023 годы в соответствии с утвержденным планом начать проведение проверки наличия и физического состояния архивных документов провести выверку описей дел по личному составу
• 9 в соответствие с пунктами 211 212 Правил установить программный комплекс далее ПК «Архивный фонд» начать внесение сведений в ПК «Архивный фонд» разработать схему учета архивных документов состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому хранилищу
• 10 в соответствие с пунктами 232 233 и 262 Правил завести листы фондов по личному составу и постоянного хранения лист учета аудиовизуальных документов реестры описей дел постоянного хранения и по личному составу в делах фондов оформить обложки внутренние описи подшить наполнить необходимыми документами завести дела фондов по личному составу
• 11 в соответствие с пунктами 241 242 411 Правил выверить экземплярность описей дел по личному составу сформировать три идентичных экземпляра сводных описей из годовых разделов законченных описей обеспечить раздельное хранение экземпляров описей оформить сводные итоговые записи обложки описей дел по личному составу
• 12 в соответствие с пунктом 359 Правил провести экспертизу ценности наблюдательных дел исключенных из списка ликвидированных организацийисточников комплектования провести работу по наполнению наблюдательных дел действующих организацийисточников комплектования актуальной документацией правоустанавливающими документами информацией об ответственных должностных лицах сведениями о состоянии делопроизводства и работе ведомственного архива в организациях утвержденными номенклатурами и описями дел постоянного хранения находящихся на ведомственном хранении описями по личному составу
• 13 в соответствие с пунктами 361 363 365 367 371 372 376 Правил разработать и утвердить перспективный план на период с 2021 года по 2023 год по обработке документов в организацияхисточниках комплектования и по приему документов от организацийисточников комплектования с целью ликвидации задолженностей
• 14 в соответствие с пунктом 381 Правил включить в план работы на 2022 год проведение методических семинаров для источников комплектования организовать оказание методической помощи организациямисточникам комплектования включенных в перспективный план ликвидации задолженности по обработке документов и по приему документов на постоянное хранение
• 15 в соответствие с пунктами 451 481 484 485 Правил организовать формирование личных дел пользователей отношениезаявление анкета пользователя заказ требование на выдачу документов и учет посещений читального зала пользователями в книге учета посещений
• 16 в соответствие с пунктами 491 и 501 Правил организовать выполнение следующих видов работ по использованию документов проведение выставок экскурсий по архиву лекций публикация статей