Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (32 шт.):

• нарушение пункта 11 статьи 3 Федерального закона от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» далее ФЗ 125 и пункта 16 статьи 15 Федерального закона от 06102003 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» далее ФЗ 131 не реализованы функции администрации Питерского муниципального района по формированию и содержанию муниципального архива как структурного подразделения органа местного самоуправления или муниципального учреждения Весь комплекс работ муниципального архива по хранению комплектованию учету использованию архивного фонда района включая хранение архивных фондов поселений исполнению тематических и социальноправовых запросов на основании архивных документов возложен на одного сотрудника ведущего специалиста по делам архива отдела делопроизводства и контроля администрации Питерского муниципального района Саратовской области
• нарушение пунктов 31 32 33 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02032020 24 далее Правила архивохранилища не изолированы от помещений сторонней организации аптека размещенной в одном здании с архивом в том числе складских имеющих пожароопасные и агрессивные химические вещества имеют общие вентиляционные каналы с бытовыми помещениями сторонней организации в архивохранилище имеются распределительные электрощиты предохранители и отключающие рубильники
• нарушение пунктов 41 371 372 Правил имеющиеся деревянные стеллажи и заменяющие их деревянные шкафы не обработаны огнезащитным составом отсутствуют свободные полки для размещения документов постоянного срока хранения нового приема от организаций источников комплектования и документов по личному составу от ликвидированных организаций
• нарушение пункта 42 Правил не соблюдается нормативное расстояние между торцами стеллажей и батареями центрального отопления
• нарушение пункта 44 Правил архивохранилища а также стеллажи шкафы и полки в каждом отдельном архивохранилище не пронумерованы
• нарушение пункта 51 Правил установленная пожарная сигнализация в помещении архива не действует
• нарушение пункта 55 Правил отсутствуют нормативные документы устанавливающие право на доступ в помещения архивохранилищ
• нарушение пункта 57 Правил помещения архива не оснащены охранной сигнализацией при отсутствии круглосуточного поста охраны
• нарушение пункта 58 Правил помещения архивохранилищ не опечатываются в конце рабочего дня
• нарушение пункта 59 Правил архивохранилища не оборудованы дверями повышенной технической укрепленности с замками повышенной секретности
• нарушение пункта 517 Правил отсутствует термогигрометр не ведется контроль за температурновлажностным режимом
• нарушение пунктов 518 519 Правил в архивохранилищах частично отсутствует затемнение на окнах
• нарушение пункта 523 Правил в начале и конце отопительного сезона не проводится энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• нарушение пунктов 61 и 62 Правил отсутствуют первичные средства хранения документов короба папки либо упаковочная бумага на связках архивных дел
• нарушение п65 Правил на ярлыках на архивных связках частично отсутствует информация о номерах фондов описей связок дел
• нарушение пункта 81 Правил в архиве отсутствует план схема размещения архивных фондов
• нарушение пункта 84 Правил постеллажный и пофондовый топографические указатели отсутствуют
• нарушение пунктов 101 102 114 119 Правил длительное время не проводилась проверка наличия и физического состояния архивных документов в плановом и внеплановом порядке последняя проверка наличия и состояния архивных документов завершена в 2005 году
• нарушение пунктов 145 147 1410 Правил при выдаче дел из архивохранилища листы заверители листы использования картызаместители не применяются заказы требования на выдачу архивных документов из архивохранилища пользователям читального зала не оформляются
• нарушение пунктов 148 149 1411 Правил книги выдачи архивных документов из архивохранилищ постоянного хранения и по личному составу ведутся не регулярно отсутствуют ежегодные итоговые записи о количестве выданных дел контроль за соблюдением сроков выдачи не осуществляется
• нарушение пункта 211 Правил архив не ведет учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд» в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства
• нарушение пункта 212 Правил в архиве отсутствует схема учета архивных документов
• нарушение пункта 226 Правил на архивных делах частично отсутствует архивный шифр с указанием номеров фонда описи дела
• нарушение пунктов 232 и 262 и приложений 4 5 к Правилам листы фондов не ведутся в книге учета поступления документов отсутствуют ежегодные итоговые записи о количестве поступивших архивных документов форма списков фондов постоянного хранения и по личному составу не соответствует нормативным требованиям ежегодная итоговая запись о количестве поступивших фондов и общем количестве имеющихся архивных фондов не составляется ведение реестров описей дел постоянного хранения и по личному составу не соответствует нормативным требованиям
• нарушение пунктов 232 и 359 Правил дела фондов и наблюдательные дела не разделены из них не изъяты 3 экземпляра описей
• нарушение пунктов 241 и 242 Правил не обеспечено раздельное хранение имеющихся экземпляров описей дел постоянного хранения и по личному составу
• нарушение пунктов 351 353 356 357 359 Правил не проводится работа по ведению списка организаций источников комплектования
• нарушение пунктов 361 363 365 366 371 372 376 Правил имеется задолженность по обработке документов в организациях источниках комплектования архива и по приему документов от организаций источников комплектования
• нарушение пункта 381 Правил рассмотрение документов определяющих порядок деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций источников комплектования не проводится не утвержден списочный состав экспертнометодической комиссии при муниципальном архиве положение об экспертно методической комиссии не разработано заседания комиссии не проводятся и не протоколируются не достаточно оказывается методическая помощь организациям источникам комплектования архива не проводятся обучающие семинары
• в нарушение пункта 411 Правил не сформированы сводные описи из годовых разделов законченных описей сводные итоговые записи к описям не составлены обложки описей не оформлены
• нарушение пунктов 451 481 484 485 Правил не формируются личные дела пользователей отношениезаявление анкета пользователя заказ требование на выдачу документов Книга учета посещений читального зала пользователями не ведется
• нарушение пунктов 491 и 501 Правил в архиве не выполняются виды использования документов организация выставок проведение экскурсий по архиву лекций публикация статей

Нарушенный правовой акт:

• пункт 11 статьи 3 ФЗ 125 «Муниципальный архив структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение создаваемое муниципальным образованием которые осуществляют хранение комплектование учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации а также других архивных документов» пункт 16 статьи 15 ФЗ 131 «К вопросам местного значения муниципального района относятся Формирование и содержание муниципального архива включая хранение архивных фондов поселений»
• пункт 31 Правил «Архив размещается в зданииях и или отдельных помещениях здания Основные помещения предназначенные для хранения учета комплектования и использования архивных документов и вспомогательные административнохозяйственного технического и бытового назначения должны соответствовать требованиям установленным Правилами а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениямСостав расположение оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними соблюдение технологий архивных работ а также оптимальное взаимодействие подразделений архива» пункт 32 Правил «Не допускается размещение архива в зданиях в которых расположены предприятия общественного питания готовящие горячую пищу продуктовые магазины и или склады организации хранящие и или применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества» пункт 33 Правил «Архивохранилище должно иметь покрытие стен полов потолков оборудования и средств хранения архивных документов не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам не иметь внутри распределительных щитов предохранителей и отключающих рубильников труб водоснабжения и канализации технологических или бытовых выводов воды»
• пункт 41 Правил «Архив оснащается металлическими стеллажами шкафами сейфами шкафамистеллажами Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом» пункт 371 Правил «Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов органов местного самоуправления государственных и муниципальных организаций выступающих источниками его комплектования осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения» пункт 372 Правил «Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планомграфиком который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования временное хранение архивных документов на основании договора»
• пункт 42 Правил «В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами в архивохранилище без окон с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования Стационарные стеллажи шкафы сейфы шкафыстеллажи устанавливаются с соблюдением нормативов»
• пункт 44 Правил «Помещения архива в которых осуществляется хранение архивных документов а также стеллажи шкафы сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище помещении должны быть пронумерованы стеллажи шкафы и сейфы последовательно слева направо от входа в помещение полки стеллажей шкафов и сейфов сверху вниз слева направо»
• пункт 51 Правил «Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации регулирующим вопросы пожарной безопасности»
• пункт 55 Правил «Право на доступ в архивохранилище помещение для хранения архивных документов имеют руководитель архива и его заместитель в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности работники данного архивохранилища другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающего иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающего с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица»
• пункт 57 Правил «Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива в которых постоянно или временно хранятся архивные документы установлено серверное оборудование обеспечивающее функционирование информационной системы архива Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание помещения архива при отсутствии круглосуточного поста охраны а также на аварийные и запасные выходы»
• пункт 58 Правил «Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежатпомещения архива указанные в пункте 57 Правил находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы в которых временно находятся архивные документы а также хранятся учетные документы»
• пункт 59 Правил «Помещения архива в которых постоянно или временно хранятся архивные документы должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и или замками усиленной секретности Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица Все экземпляры ключей от помещений архива за исключением относящихся к помещениям на которые распространяется режим секретности учитываются в журнале регистрации ключей»
• пункт 517 Правил «Контроль за температурновлажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры архивохранилища помещения на высоте не менее 1 м вдали от отопительных и вентиляционных систем комплекта контрольноизмерительных приборов в составе термометр и гигрометр или термогигрометра Измерения температурновлажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольноизмерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале в котором также отражаются даты поверки приборов и меры принятые по нормализации температурновлажностного режима в случаях его нарушения»
• пункт 518 Правил «Архивные документы необходимо хранить в темноте Архивные документы необходимо хранить в темноте» пункт 519 Правил «В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей регуляторов светового потока специальных стекол защитных фильтров и покрытий жалюзи искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20 50 лк на горизонтальной 100 лк»
• пункт 523 Правил «Архивные документы выборочно но не менее 001 от общего количества единиц хранения и архивохранилище не реже двух раз в год в начале и конце отопительного сезона подлежат энтомологическому и микологическому осмотру»
• пункт 61 Правил «Архивные документы подлежат размещению на бумажном носителе в коробках папках конвертах» пункт 62 Правил «Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу картотек включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации в картотечных ящиках»
• пункт 65 Правил «Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком на котором указываются номер архивного фонда номер описи дел документов крайние номера единиц хранения находящихся в нем Допускается дополнение ярлыка полным наименованием архива и или его аббревиатурой названием архивного фонда штрихкодом радиочастотным идентификатором отметкой о наличии особо ценных документов подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций в период мобилизации и в военное время отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения»
• пункт 81 Правил «Расстановка архивных документов определяется планом схемой размещения архивных фондов утверждаемым руководителем архива с учетом необходимости локализации архивных документов для которых установлен особый режим хранения»
• пункт 84 Правил «Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях ведущихся в пределах отдельного архивохранилища помещения на бумажном носителе и или в электронном виде При ведении топографических указателей на бумажном носителе один из его экземпляров хранится у работника ответственного за учет документов архива второй в соответствующем архивохранилище в электронном виде в информационной системе архива Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях а также отражаются в плане схеме размещения архивных фондов»
• пункт 101 Правил «Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния далее проверка наличия в плановом порядке в сроки предусмотренные пунктом 102 Правил Внеплановая проверка наличия архивных документов сплошная или выборочная может быть назначена при смене руководителя архива и или заведующего архивохранилищем после массового перемещения чрезвычайной ситуации и или других обстоятельств в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены при реорганизации архива» пункт 102 Правил «102 В муниципальном архиве музее библиотеке плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет» пункт 114 Правил «Проверка физикохимического технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится в ходе проверки наличия и состояния архивных документов в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища при других работах связанных с поединичным полистным просмотром архивных документов»пункт 119 Правил «Архив ведет учет физикохимического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и или в электронном виде
• пункт 145 Правил «Выдаваемая единица хранения должна иметь нанесенный непосредственно на нее и или первичное средство хранения в котором она находится архивный шифр листзаверитель дела лист использования» пункт 147 Правил «Выдача архивных документов производится на основании заказа требования или акта о выдаче архивных документов во временное пользование Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива» пункт 1410 Правил «На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается картазаместитель в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя»
• пункт 148 Правил «Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи или в информационной системе архива пункт 149 Правил «Получение и возврат работником архива в том числе работником читального зала каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива» пункт 1411 Правил «Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется путем выверки книг выдачи проводимой не реже одного раза в квартал в автоматическом режиме в информационной системе архива»
• пункт 211 Правил «Архив ведет учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы Архивный фонд в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства»
• пункт 212 Правил «Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности а также схему учета архивных документов»
• пункт 226 Правил «Каждая единица хранения единица учета получает обозначение включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров архивного фонда описи дел документов единицы хранения единицы учета далее архивный шифр»
• пункт 232 Правил «В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступлений документов приложение N 4 к Правилам список фондов приложение N 5 к Правилам лист фонда опись дел документов приложения N 6 7 к Правилам реестр описей дел документов паспорт архива паспорт архивохранилища произвольной формы дело фонда листзаверитель дела»пункт 262 Правил «При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документовКаждый впервые поступивший в архив архивный фонд объединенный архивный фонд архивная коллекция записывается в список фондов приложение N 5 к Правилам на него заполняются лист фонда карточки указателя к листу фонда при необходимости заводится дело фонда На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов Каждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей дел документов»
• пункт 232 Правил «В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступлений документов приложение N 4 к Правилам список фондов приложение N 5 к Правилам лист фонда опись дел документов приложения N 6 7 к Правилам реестр описей дел документов паспорт архива паспорт архивохранилища произвольной формы дело фонда листзаверитель дела» пункт 359 Правил «Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию источник комплектования на бумажном носителе и или в электронном виде»
• пункт 241 Правил «Обязательные учетные документы архива в том числе первые экземпляры описей дел документов предусмотренные Правилами размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работникаов ответственногоых за учет документов архива» пункт 242 Правил «Вторые экземпляры описей дел документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов третьи экземпляры описей дел документов в помещении обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям»
• пункт 351 Правил «Архив составляет списки источников комплектования» пункт 353 Правил «Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется архивом на основе принципов историзма системности целостности федеративного устройства Российской Федерации и с учетом следующих критериев формы собственности частная государственная муниципальная и иные формы собственности места нахождения пребывания юридического физического лица видовой принадлежности документов или носителей информации значения деятельности организаций общественных объединений и граждан в политической жизни социальноэкономическом развитии государства и общества принадлежности документов к составу архивного фонда фондообразователя» пункт 356 Правил «Проекты списков источников комплектования муниципальных архивов подлежат согласованию с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела» пункт 357 Правил «Согласованные списки источников комплектования архива утверждаются руководителем соответствующего архива органом местного самоуправления для муниципального архива являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления» пункт 359 Правил «Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию источник комплектования на бумажном носителе и или в электронном виде»
• пункт 361 Правил «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов» пункт 363 Правил «Экспертиза ценности документов в архиве проводится по истечении сроков временного хранения архивных документов в том числе документов по личному составу поступивших в архив от ликвидированных государственных органов органов местного самоуправления и организаций при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы РФ»пункт 365 Правил «По результатам экспертизы ценности документов составляется опись дел документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению пункт 366 Правил «По результатам экспертизы ценности документов поступивших в архив в неупорядоченном состоянии архив составляет описи дел документов постоянного хранения описи дел временных свыше 10 лет сроков хранения описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению» пункт 371 Правил «Прием документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в архив от государственных органов органов местного самоуправления государственных и муниципальных организаций выступающих источниками его комплектования осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения» пункт 372 Правил «Прием документов Архивного фонда РФ от организаций источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планомграфиком который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда РФ на основании обращения источника комплектования временное хранение архивных документов на основании договора»пункт 376 Правил «Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел»
• пункт 381 Правил «Архив совместно с организациями источниками комплектования архива рассматривает готовит к согласованию инструкции по делопроизводству примерные и индивидуальные номенклатуры дел положения об архивах и экспертных комиссиях организаций источников комплектования архива Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций источников комплектования архива Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь»
• пункт 411 Правил «Опись дел документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения единицы учета итоговую запись к каждому тому и сводную по описи в последнем томе листзаверитель для каждого тома и справочный аппарат включающий титульный лист предисловие список сокращений переводные таблицы архивных шифров в случае переработки описи Опись может также включать содержание оглавление и указатели»
• пункт 451 Правил «Архив организует доступ пользователей к архивным делам документам с учетом требований установленных законодательством РФ в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» пункт 481 Правил «Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива регламентирующими работу пользователей с архивными делами документами справочнопоисковыми средствами к ним печатными изданиями в его читальном зале» пункт 484 Правил «В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде В личное дело пользователя включаются заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации анкета пользователя заполненная в установленном порядке требования на выдачу архивных дел документов заказы на копирование заверенные архивом копии подлинных документов подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина его частной жизни а также сведения создающие угрозу для его безопасности другие заявления пользователя имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива» пункт 485 Правил «В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями»
• пункт 491 Правил «Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов их копий и электронных образов» пункт 501 Правил «Архив проводит в том числе с использованием информационнотелекоммуникационных сетей информационные мероприятия конференции круглые столы презентации экскурсии лекции встречи с общественностью дни открытых дверей уроки»
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 11 статьи 3 Федерального закона от 22102004 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» далее ФЗ 125 и пунктом 16 статьи 15 Федерального закона от 06102003 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» организационно оформить муниципальный архив как структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение с увеличением штата работников на которых возложены функции специалистов муниципального архива
• в соответствии с пунктами 31 32 33 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24 далее Правила изолировать архивохранилища от помещений сторонней организации размещенной в одном здании с архивом исключить наличие общих вентиляционных каналов со сторонней организацией и распределительных электрощитов предохранителей и отключающие рубильников в архивохранилища
• в соответствии с пунктами 41 371 372 Правил обработать имеющиеся деревянные стеллажи и заменяющие их деревянные шкафы огнезащитным составом обеспечить достаточное количество стеллажей для размещения документов постоянного срока хранения нового приема от организаций источников комплектования и документов по личному составу от ликвидированных организаций
• в соответствии с пунктом 42 Правил обеспечить соблюдение нормативного расстояния установки стеллажей
• в соответствии с пунктом 44 Правил пронумеровать архивохранилища а также стеллажи шкафы и полки в каждом отдельном архивохранилище
• в соответствии с пунктом 51 Правил обеспечить функционирование пожарной сигнализации в помещении архива
• в соответствии с пунктом 55 Правил разработать нормативный документ устанавливающий право на доступ в помещения архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 57 Правил оснастить помещения архива охранной сигнализацией или организовать круглосуточный пост охраны
• в соответствии с пунктом 58 Правил организовать опечатывание в конце рабочего дня помещений архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 59 Правил архивохранилища оборудовать дверями повышенной технической укрепленности с замками повышенной секретности
• в соответствии с пунктом 517 Правил организовать контроль за температурновлажностным режимом приобрести термогигрометр
• в соответствии с пунктами 518 и 519 Правил обеспечить хранение документов в темноте путем затемнения окон установки светорассеивателей защитных фильтров и покрытий жалюзи и др
• в соответствии с пунктом 523 Правил в начале и конце отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотров архивных документов
• в соответствии с пунктами 61 и 62 Правил обеспечить архив первичными средствами хранения документов короба папки либо упаковочная бумага на связки архивных дел
• в соответствии с пунктом 65 Правил дополнить ярлыки на архивных связках отсутствующей информацией о номерах фондов описей связок дел
• в соответствии с пунктом 81 Правил разработать план схему размещения архивных фондов
• в соответствии с пунктом 84 Правил оформить постеллажный и пофондовый топографические указатели
• в соответствии с пунктами 101 102 114 119 Правил составить перспективный план проверки наличия и физического состояния архивных документов и организовать его выполнение
• в соответствии с пунктами 145 147 1410 Правил при выдаче дел из архивохранилища применять листы заверители листы использования картызаместители выдачу архивных документов из архивохранилища пользователям читального зала оформлять заказом требованием
• в соответствии с пунктами 148 149 1411 Правил организовать регулярное ведение книг выдачи архивных документов из архивохранилищ постоянного хранения и по личному составу с оформлением ежегодных итоговых записей о количестве выданных дел осуществлять контроль за соблюдением сроков выдачи
• в соответствии с пунктом 211 Правил организовать учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд» в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства Приобрести компьютерную технику с соответствующими техническими характеристиками
• в соответствии с пунктом 212 Правил разработать схему учета архивных документов
• в соответствии с пунктом 226 Правил неполные архивные шифры на делах дополнить недостающей информацией указать номера фондов описей дел
• ведение основных учетных документов архива привести в соответствие с требованиями пунктов 232 и 262 и приложений 4 5 Правил завести листы фондов постоянного хранения и по личному составу в книге учета поступления документов оформлять ежегодные итоговые записи о количестве поступивших архивных документов формы списков фондов и реестров описей постоянного хранения и по личному составу привести в соответствие нормативным требованиям оформлять ежегодные итоговые записи о количестве поступивших фондов и описей и общем количестве имеющихся архивных фондов и описей
• в соответствии с пунктами 232 и 359 Правил разделить дела фондов и наблюдательные дела из них изъять 3 экземпляра описей
• в соответствии с пунктами 241 и 242 Правил обеспечить раздельное хранение имеющихся экземпляров описей дел постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктами 351 353 356 357 359 Правил организовать работу по ведению списка организаций источников комплектования
• в соответствии с пунктами 361 363 365 366 371 372 376 Правил разработать план график по ликвидации задолженности по обработке документов в организациях источниках комплектования архива и по приему документов от организаций источников комплектования и организовать его реализацию
• в соответствии с пунктом 381 Правил организовать рассмотрение документов определяющих порядок деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций источников комплектования утвердить списочный состав экспертнометодической комиссии при муниципальном архиве разработать положение об экспертно методической комиссии протоколировать заседания комиссии организовать оказание достаточной методической помощи организациям источникам комплектования архива проводить обучающие семинары
• в соответствии с пунктом 411 Правил из годовых разделов законченных описей сформировать сводные описи к описям составить сводные итоговые записи оформить обложки описей
• в соответствии с пунктами 451 481 484 485 Правил организовать формирование личных дел пользователей отношениезаявление анкета пользователя заказ требование на выдачу документов и учет посещений читального зала пользователями в книге учета посещений
• в соответствии с пунктами 491 и 501 Правил организовать выполнение следующих видов использования документов проведение выставок экскурсий по архиву лекций публикация статей