Причина проверки:

Цель осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области в соответствии с планом проведения плановых проверок на 2021 год утвержденным управляющим делами Правительства Саратовской области 5 октября 2020 годазадача проверки выявление и пресечение нарушений администрацией муниципального образования Аркадакского муниципального района Саратовской области обязательных требований в сфере архивного делапредмет соблюдение администрацией муниципального образования Аркадакского муниципального района Саратовской области обязательных требований в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (26 шт.):

• нарушение пункта 44 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02032020 24 далее Правила в архивохранилищах шкафы и полки не пронумерованы
• нарушение пункта 55 Правил отсутствуют организационнораспорядительные документы определяющие перечень должностных лиц имеющих право на доступ в помещения архивохранилищ
• нарушение пункта 59 Правил архивохранилища не оборудованы дверями повышенной технической укрепленности с замками повышенной секретности
• нарушение пунктов 518 519 Правил не обеспечен режим хранения документов в темноте в архивохранилищах отсутствует затемнение на окнах во всех архивохранилищах не работает искусственная система освещения имеется временная проводка с открытой лампой накаливания в каждом хранилище
• нарушение пункта 522 Правил не соблюдается периодичность проведения санитарногигиенических работ в архивохранилищах
• нарушение пункта 523 Правил в начале и конце отопительного сезона не проводится энтомологический и микологический осмотры архивных документов
• нарушение пунктов 61 и 62 Правил часть документов хранится без первичных средств хранения документов короба папки либо упаковочная бумага на связках архивных дел
• нарушение пункта 65 Правил ярлыки на связках и коробках в большей части отсутствуют или содержат неполную информацию отсутствует информация о номере архивного фонда номерах описей номерах дел
• нарушение пункта 81 Правил в архиве отсутствует план схема размещения архивных фондов
• нарушение пункта 84 Правил постеллажный и пофондовый топографические указатели отсутствуют
• нарушение пунктов 101 102 114 119 Правил более 10 лет не проводилась проверка наличия и физического состояния архивных документов в плановом или внеплановом порядке в делах фондов имеются акты проверки наличия за 1970е годы
• нарушение пунктов 145 1410 Правил при выдаче дел из архивохранилища не применяются листызаверители листы использования картызаместители
• нарушение пунктов 148 1411 Правил книги выдачи архивных документов из архивохранилищ постоянного хранения и по личному составу ведутся с нарушением в книгу не вносится архивный шифр номер фонда описи дела а указывается общее количество дел выданных пользователю отсутствуют ежегодные итоговые записи о количестве выданных дел контроль за соблюдением сроков выдачи не осуществляется
• нарушение пункта 211 Правил архив не ведет автоматизированный учет документов с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд» в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства
• нарушение пункта 212 Правил в архиве не установлен состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности отсутствует схема учета архивных документов
• нарушение пункта 226 Правил на архивных делах постоянного хранения и по личному составу отсутствуют архивные шифры номер фонда описи дела
• нарушение пункта 232 Правил имеются несоответствия нормативным требованиям в ведении основных учетных документов листы фондов не ведутся в книге учета поступления документов отсутствуют ежегодные итоговые записи о количестве поступивших архивных документов форма списков фондов постоянного хранения и по личному составу не соответствует нормативным требованиям ежегодная итоговая запись о количестве поступивших фондов и общем количестве имеющихся архивных фондов не составляется ведение реестров описей дел постоянного хранения и по личному составу не соответствует нормативным требованиям состав дел фондов не соответствует требованиям в деле фонда имеются годовые разделы действующих описей сведения по истории источника комплектования и архивного фонда дела фондов не подшиты к ним не составлены внутренние описи
• нарушение пункта 233 Правил не ведется лист учета аудиовизуальных документов фото
• нарушение пунктов 241 и 242 Правил не обеспечено раздельное хранение имеющихся экземпляров описей дел постоянного хранения и по личному составу
• нарушение пункта 359 Правил наблюдательные дела ликвидированных организаций источников комплектования не подвергались экспертизе ценности из них не изъяты экземпляры годовых разделов описей в наблюдательных делах действующих организаций источников комплектования состав документов не отвечает требованиям отсутствуют исторические справки правоустанавливающие документы
• нарушение пунктов 361 363 365 366 371 372 376 378 Правил имеется задолженность по обработке документов в организациях источниках комплектования архива и по приему документов от организаций источников комплектования акты приемапередачи документов оформлены с нарушениями формы приложения 3 к Правилам
• нарушение пункта 381 Правил рассмотрение документов определяющих порядок деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций источников комплектования не проводится не утвержден списочный состав экспертнометодической комиссии при муниципальном архиве положение об экспертнометодической комиссии не разработано заседания комиссии не проводятся и не протоколируются
• нарушение пункта 411 Правил не сформированы сводные описи из годовых разделов законченных описей сводные итоговые записи к описям не составлены не вносятся изменения в учетные документы обложки описей не оформлены
• нарушение пункта 481 Правил в архиве отсутствует локальный акт которым утверждается порядок использования архивных документов регламентируется работа пользователей в читальном зале
• нарушение пунктов 491 и 501 Правил в архиве не выполняются виды использования документов организация выставок проведение экскурсий по архиву лекций публикация статей
• в нарушение пункта 511 Правил архив принимает и исполняет запросы от граждан поступившие в устной форме и не ведет их учет

Нарушенный правовой акт:

• пункт 44 Правил «Помещения архива в которых осуществляется хранение архивных документов а также стеллажи шкафы сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище помещении должны быть пронумерованы стеллажи шкафы и сейфы последовательно слева направо от входа в помещение полки стеллажей шкафов и сейфов сверху вниз слева направо»
• пункт 55 Правил «Право на доступ в архивохранилище помещение для хранения архивных документов имеют руководитель архива и его заместитель в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности работники данного архивохранилища другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающего иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица его замещающего с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица»
• пункт 59 Правил «Помещения архива в которых постоянно или временно хранятся архивные документы должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и или замками усиленной секретности Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица Все экземпляры ключей от помещений архива за исключением относящихся к помещениям на которые распространяется режим секретности учитываются в журнале регистрации ключей»
• пункт 518 Правил «Архивные документы необходимо хранить в темноте Архивные документы необходимо хранить в темноте»пункт 519 Правил «В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей регуляторов светового потока специальных стекол защитных фильтров и покрытий жалюзи искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20 50 лк на горизонтальной 100 лк»
• пункт 522 Правил «Надлежащее санитарногигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов обеспыливания оборудования и первичных средств хранения обработки цокольных частей стеллажей плинтусов подоконников водными растворами антисептиков»
• пункт 523 Правил «Архивные документы выборочно но не менее 001 от общего количества единиц хранения и архивохранилище не реже двух раз в год в начале и конце отопительного сезона подлежат энтомологическому и микологическому осмотру»
• пункт 61 Правил «Архивные документы подлежат размещению на бумажном носителе в коробках папках конвертах»пункт 62 Правил «Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу картотек включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации в картотечных ящиках»
• пункт 65 Правил «Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком на котором указываются номер архивного фонда номер описи дел документов крайние номера единиц хранения находящихся в нем Допускается дополнение ярлыка полным наименованием архива и или его аббревиатурой названием архивного фонда штрихкодом радиочастотным идентификатором отметкой о наличии особо ценных документов подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций в период мобилизации и в военное время отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения»
• пункт 81 Правил «Расстановка архивных документов определяется планом схемой размещения архивных фондов утверждаемым руководителем архива с учетом необходимости локализации архивных документов для которых установлен особый режим хранения»
• пункт 84 Правил «Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях ведущихся в пределах отдельного архивохранилища помещения на бумажном носителе и или в электронном виде При ведении топографических указателей на бумажном носителе один из его экземпляров хранится у работника ответственного за учет документов архива второй в соответствующем архивохранилище в электронном виде в информационной системе архива Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях а также отражаются в плане схеме размещения архивных фондов»
• пункт 101 Правил «Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния далее проверка наличия в плановом порядке в сроки предусмотренные пунктом 102 Правил Внеплановая проверка наличия архивных документов сплошная или выборочная может быть назначена при смене руководителя архива и или заведующего архивохранилищем после массового перемещения чрезвычайной ситуации и или других обстоятельств в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены при реорганизации архива» пункт 102 Правил «102 В муниципальном архиве музее библиотеке плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет» пункт 114 Правил «Проверка физикохимического технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится в ходе проверки наличия и состояния архивных документов в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища при других работах связанных с поединичным полистным просмотром архивных документов» пункт 119 Правил «Архив ведет учет физикохимического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и или в электронном виде Результаты проверки физикохимического и технического состояния архивных документов отражаются 1 для документов на бумажном носителе в листезаверителе дела в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя в карточке учета архивных документов с повреждениями текста в картотеке книге учета физического состояния архивных документов»
• пункт 145 Правил «Выдаваемая единица хранения должна иметь нанесенный непосредственно на нее и или первичное средство хранения в котором она находится архивный шифр пункт 226 Правил листзаверитель дела пункт 232 Правил лист использования» пункт 1410 Правил «На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается картазаместитель в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя»
• пункт 148 Правил «Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи или в информационной системе архива» пункт 1411 Правил «Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется путем выверки книг выдачи проводимой не реже одного раза в квартал в автоматическом режиме в информационной системе архива»
• пункт 211 Правил «Архив ведет учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы Архивный фонд в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства»
• пункт 212 Правил «Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности а также схему учета архивных документов»
• пункт 226 Правил «Каждая единица хранения единица учета получает обозначение включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров архивного фонда описи дел документов единицы хранения единицы учета далее архивный шифр»
• пункт 232 Правил «В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступлений документов приложение N 4 к Правилам список фондов приложение N 5 к Правилам лист фонда опись дел документов приложения N 6 7 к Правилам для поединичного и суммарного учета реестр описей дел документов паспорт архива паспорт архивохранилища произвольной формы дело фонда листзаверитель дела»
• пункт 233 Правил «Обязательными учетными документами также являются лист учета аудиовизуальных документов»
• пункт 241 Правил «Обязательные учетные документы архива в том числе первые экземпляры описей дел документов предусмотренные пунктами 232 233 Правил размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работникаов ответственногоых за учет документов архива» пункт 242 Правил «Вторые экземпляры описей дел документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов третьи экземпляры описей дел документов в помещении обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям»
• пункт 359 Правил «Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию источник комплектования на бумажном носителе и или в электронном виде»
• пункт 361 Правил «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов» пункт 363 Правил «Экспертиза ценности документов в архиве проводится по истечении сроков временного хранения архивных документов в том числе документов по личному составу поступивших в архив от ликвидированных государственных органов органов местного самоуправления и организаций при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации» пункт 365 Правил «По результатам экспертизы ценности документов поступивших в архив от ликвидированных государственных органов органов местного самоуправления и организаций сроки временного хранения которых истекли в том числе документов по личному составу в архиве составляется опись дел документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению приложение N 10 к Правилам в соответствии с пунктом 263 Правил вносятся изменения в учетные документы архива» пункт 366 Правил «По результатам экспертизы ценности документов поступивших в архив в неупорядоченном состоянии архив составляет описи дел документов постоянного хранения описи дел временных свыше 10 лет сроков хранения описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению» пункт 371 Правил «Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов органов местного самоуправления государственных и муниципальных организаций выступающих источниками его комплектования осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения» пункт 372 Правил «Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планомграфиком который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования временное хранение архивных документов на основании договора» пункт 376 Правил «Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел» пункт 378 Правил «Прием архивных документов оформляется актом приемапередачи документов на хранение приложение N 3 к Правилам составляемым в двух экземплярах один из которых остается в архиве другой в организации источнике комплектования»
• пункт 381 Правил «Архив совместно с организациями источниками комплектования архива рассматривает готовит к согласованию инструкции по делопроизводству примерные и индивидуальные номенклатуры дел положения об архивах и экспертных комиссиях организаций источников комплектования архива Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций источников комплектования архива Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь»
• пункт 411 Правил «Опись дел документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения единицы учета итоговую запись к каждому тому и сводную по описи в последнем томе листзаверитель для каждого тома и справочный аппарат включающий титульный лист предисловие список сокращений переводные таблицы архивных шифров в случае переработки описи Опись может также включать содержание оглавление и указатели»
• пункт 481 Правил «Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива регламентирующими работу пользователей с архивными делами документами справочнопоисковыми средствами к ним печатными изданиями в его читальном зале»
• пункт 491 Правил «Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов их копий и электронных образов» пункт 501 Правил «Архив проводит в том числе с использованием информационнотелекоммуникационных сетей информационные мероприятия конференции круглые столы презентации экскурсии лекции встречи с общественностью дни открытых дверей уроки»
• пункт 511 Правил «Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов в том числе поступающих запросов на бумажном носителе и или в электронном виде»
• Федеральный закон от 6 октября 2003 года 131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года 24

Выданные предписания:

• в соответствии с пунктом 44 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках научных организациях утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02032020 24 далее Правила пронумеровать в архивохранилищах шкафы и полки
• в соответствии с пунктом 55 Правил разработать организационнораспорядительный документ определяющий перечень должностных лиц имеющих право на доступ в помещения архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 59 Правил архивохранилища оборудовать дверями повышенной технической укрепленности с замками повышенной секретности
• в соответствии с пунктами 518 и 519 Правил обеспечить хранение документов в темноте путем затемнения окон обеспечить работу системы искусственного освещения
• в соответствии с пунктом 522 Правил обеспечить надлежащее санитарногигиеническое состояние архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 523 Правил в начале и конце отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотров архивных документов
• в соответствии с пунктами 61 и 62 Правил обеспечить архив первичными средствами хранения документов короба папки либо упаковочная бумага на связки архивных дел
• в соответствии с пунктом 65 Правил дополнить ярлыки на архивных связках отсутствующей информацией о номерах фондов описей связок дел
• в соответствии с пунктом 81 Правил разработать план схему размещения архивных фондов
• в соответствии с пунктом 84 Правил оформить постеллажный и пофондовый топографические указатели
• в соответствии с пунктами 101 102 114 119 Правил обеспечить выполнение перспективного плана проверки наличия и физического состояния архивных документов
• в соответствии с пунктами 145 1410 Правил при выдаче дел из архивохранилища применять листызаверители листы использования картызаместители
• в соответствии с пунктами 148 1411 Правил в книгах выдачи дел из архивохранилищ все выданные дела фиксировать отдельными записями расписываться за каждую отдельную единицу оформлять ежегодные итоговые записи о количестве выданных дел осуществлять контроль за соблюдением сроков выдачи из архивохранилищ
• в соответствии с пунктом 211 Правил организовать учет архивных документов в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд» в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства Приобрести компьютерную технику с соответствующими техническими характеристиками
• в соответствии с пунктом 212 Правил в архиве определить состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности и схему учета архивных документов
• в соответствии с пунктом 226 Правил на архивных делах постоянного хранения и по личному составу проставить архивные шифры номер фонда описи дела
• в соответствии с пунктом 232 Правил привести в соответствие нормативным требованиям ведение основных учетных документов завести листы фондов в книге учета поступления документов оформлять ежегодные итоговые записи о количестве поступивших архивных документов привести форму списков фондов постоянного хранения и по личному составу в соответствие с приложением 5 к Правилам оформлять ежегодную итоговую запись о количестве поступивших фондов и общем количестве имеющихся архивных фондов привести ведение реестров описей дел постоянного хранения и по личному составу в соответствие нормативным требованиям состав дел фондов привести в соответствие нормативным требованиям изъять из дел фондов действующие описи к делам фондов составить внутренние описи дополнить дела фондов недостающей информацией по истории источника комплектования и архивного фонда подшить дела фондов
• в соответствии с пунктом 233 Правил завести лист учета аудиовизуальных документов фото
• в соответствии с пунктами 241 и 242 Правил обеспечить раздельное хранение имеющихся экземпляров описей дел постоянного хранения и по личному составу
• в соответствии с пунктом 359 Правил провести экспертизу ценности наблюдательных дел ликвидированных организаций источников комплектования изъять из них экземпляры годовых разделов описейдополнить наблюдательные дела действующих организаций источников комплектования историческими справками и правоустанавливающими документами
• в соответствии с пунктами 361 363 365 366 371 372 376 378 Правил обеспечить ликвидацию задолженности по обработке документов в организациях источниках комплектования архива в соответствии с утвержденным планом ликвидации задолженности и по приему документов от организаций источников комплектования Акты приема передачи документов оформлять в соответствии с формой приложения 3 к Правилам
• в соответствии с пунктом 381 Правил организовать рассмотрение документов определяющих порядок деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций источников комплектования утвердить списочный состав экспертнометодической комиссии при муниципальном архиве разработать положение об экспертно методической комиссии протоколировать заседания комиссии организовать оказание достаточной методической помощи организациям источникам комплектования архива проводить обучающие семинары
• в соответствии с пунктом 411 Правил из годовых разделов законченных описей сформировать сводные описи к описям составить сводные итоговые записи оформить обложки описей
• в соответствии с пунктом 481 Правил в архиве утвердить локальный акт определяющий порядок использования архивных документов и регламент работы пользователей в читальном зале
• в соответствии с пунктами 491 и 501 Правил в архиве организовать выполнение следующих видов использования документов проведение выставок экскурсий по архиву лекций публикация статей
• в соответствии с пунктом 511 Правил обеспечить раздельный учет форм использования архивных документов в том числе поступающих запросов на бумажном носителе и или в электронном виде