Причина проверки:

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (7 шт.):

• нарушение пункта 235 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526 далее Правила документы размещены в связках на связках с документами отсутствуют ярлыки
• нарушение п 236 Правил полки в сейфе для хранения документов не пронумерованы
• нарушение п 31 Правил имеются неучтенные личные дела уволенных сотрудников за 19892019 годы документы постоянного хранения протоколы экспертной комиссии положения об экспертной комиссии за ранее обработанный период до 2010 года
• нарушение п 36 и 37 Правил отсутствует книга учета поступления и выбытия дел документов
• нарушение п36 39 Правил отсутствует лист фонда
• нарушение п 41 43 411 Правилэкспертиза ценности документов постоянного хранения и по личному составу за 20162018 годы а также личных дел уволенных работников за 19892019 годы а также документов постоянного хранения протоколы экспертной комиссии положения об экспертной комиссии за ранее обработанный период до 2010 года не проводилась описи дел постоянного хранения и по личному составу за 20162018 годы и опись личных дел уволенных сотрудников за 19892018 годы не утверждены и не согласованы соответственно
• нарушение пункта 417 Правил сроки хранения документов в номенклатуре дел на 2021 год не соответствуют Перечню типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденному приказом Росархива от 20 декабря 2019 236

Нарушенный правовой акт:

• п 235 Правил «Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках На коробки приклеиваются ярлыки на которых указываются номер фонда номер описи и крайние номера дел размещенных в данной коробке»
• п 236 Правил «Все помещения архива организации а также стеллажи шкафы контейнеры полки нумеруются Стеллажи шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери а полки на стеллажах по шкафам сверху вниз слева направо»
• п 31 Правил «Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы включая документы по личному составу копии документов фонда пользования при наличии и описи дел документов»
• п 36 Правил «В состав основных обязательных учетных документов архива организации входят книга учета поступления и выбытия дел документов приложение N 11 лист фонда приложение N 13опись дел документов приложения N 14 15 16 17 18» п 37 Правил «В книгу учета поступления и выбытия дел документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления выбытия дел документов Каждое поступление выбытие в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности»
• п 41 «Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве» п 43 «Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности»п 411 «Экспертиза ценности документов проводится ежегодно По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений постоянного временных свыше 10 лет сроков хранения по личному составу приложение N 23 24 на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел документов Согласованные ЦЭК ЭК организации описи дел документов годовые разделы представляются на рассмотрение ЭПК
• Пункт 417 Правил «Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения иных нормативных правовых актов а также типовых и примерных номенклатур дел»
• Пункт 2 части 1 статьи 57 Федерального закона от 31 июля 2020 года О государственном контроле надзоре и муниципальном контроле в Российской Федерации статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 года О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля надзора и муниципального контроля Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года 526

Выданные предписания:

• на основании п 235 и в соответствии с разделом II Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года 526 далее Правила оформить ярлыки на связках с архивными документами
• на основании п 236 и в соответствии с разделом II Правил пронумеровать полки в сейфе для хранения архивных документов
• на основании п 31 и в соответствии с разделом III Правил провести описание неучтенных архивных документов личные дела уволенных сотрудников за 19892019 годы документы постоянного хранения протоколы экспертной комиссии положения об экспертной комиссии за ранее обработанный период до 2010 года и поставить их на государственный учет
• на основании п 36 37 Правил и в соответствии с разделом III Правил завести книгу учета поступления и выбытия дел документов приложение 11 Правил
• на основании п 36 39 и в соответствии с разделом III Правил завести лист фонда приложение 13 Правил
• на основании п 41 43 411 и в соответствии с разделом IV Правил провести экспертизу ценности документов постоянного хранения и по личному составу за 20162018 годы а также личных дел уволенных работников за 19892019 годы а также документов постоянного хранения протоколы экспертной комиссии положения об экспертной комиссии за ранее обработанный период до 2010 года представить описи дел постоянного хранения за 20162018 годы и опись личных дел уволенных сотрудников за 19892018 годы акты об обнаружении неучтенных документов на утверждение и согласование экспертнопроверочной комиссии управления делами Правительства Саратовской области далее ЭПК
• на основании п 417 и в соответствии с разделом IV Правил разработать номенклатуру дел на 2022 год в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения утвержденному приказом Росархива от 20 декабря 2019 236 и представить на согласование ЭПК