Причина проверки:

контроль за осуществлением органами местного самоуправления , расположенными на территории Свердловской области, преданных им государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к государственной собственности Свердловской области

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (12 шт.):

• В момент проверки была отмечена пониженная влажность воздуха.
• Схема размещения архивных фондов отсутствует.
• Порядок и схема учета архивных документов к проверке не представлены.
• Номенклатура дел Администрации на 2017 год не утверждена. Графа 3 номенклатуры дел не заполнена, итоговая запись к ней отсутствует.
• Паспорт архивохранилища отсутствует.
• Положение об экспертной комиссии Администрации утверждено постановлением Администрации, реквизиты которого не указаны. Распорядительный документ о создании экспертной комиссии Администрации не представлен.
• Инструкция об охранном режиме отсутствует.
• Протоколы заседаний экспертной комиссии в ходе проверки не представлены
• Карточки постеллажного и пофондового топографических указателей отсутствуют.
• Не во всех просмотренных наблюдательных делах организаций источников комплектования имеется полный комплекс необходимых документов. В некоторых наблюдательных делах отсутствуют приказы (распоряжения) о назначении лиц, ответственных за архив, положения об экспертной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
• К источникам комплектования формы приема 2.2 ошибочно отнесена 1 организация (Администрация городского округа Староуткинск).
• Паспорта архивов организаций, хранящих управленческую документацию, по состоянию на 01 декабря 2018 года не представлены.

Нарушенный правовой акт:

• п. 2.11.2.3 Правил-2007
• п. 2.11.4.1 Правил-2007
• п. 3.2.1 Правил-2007
• п. 4.18 Правил-2015
• п. 3.4.1 Правил-2007
• п. 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правила-2015)
• п. 2.11.2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее Правила-2007)
• приложения № 6, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 25 к Правилам-2015
• п. 2.11.4.2 Правил-2007
• п. 4.2.3 Правил-2007
• п. 4.2.2 Правил-2007
• п. 3.12 Правил-2015 и п. 2.2.4 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, зарегистрированного Минюстом России 08.07.1997 (регистрационный номер 1344)
• В соответствии со статьей 77 Федерального закона от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», статьей 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктом 13 статьи 8 и статьей 25 Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области», подпунктом 1 пункта 4 статьи 7 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области», подпунктом 6 пункта 9, подпунктом 6 пункта 11 Положения об Управлении архивами Свердловской области, утвержденного постановлением Правительства Свердловской области от 05.04.2016 № 237-ПП «Об Управлении архивами Свердловской области», постановлением Правительства Свердловской области от 14.09.2017 № 692-ПП «Об утверждении Положения об организации и осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле»

Выданные предписания:

• В соответствии с п. 2.11.2.3 Правил-2007 обеспечить соблюдение температурно-влажностного режима в архивохранилище.
• В соответствии с п. 2.11.4.1 Правил-2007 составить схему размещения архивных фондов.
• В соответствии с п. 3.2.1 Правил-2007 разработать и утвердить порядок и схему учета архивных документов.
• В соответствии с п. 4.18 Правил-2015 составить, согласовать с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области и утвердить номенклатуру дел. Ежегодно заполнять графу 3 номенклатуры дел (количество дел, томов, частей) и итоговую запись к ней.
• В соответствии с п. 3.4.1 Правил-2007 составить паспорт архивохранилища.
• В соответствии с п. 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правила-2015) создать экспертную комиссию и утвердить положение о ней.
• В соответствии с п. 2.11.2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее Правила-2007) составить, согласовать и утвердить инструкцию об охранном режиме.
• В соответствии с формами приложений № 6, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 25 к Правилам-2015 регулярно проводить заседания экспертной комиссии, заседания протоколировать.
• В соответствии с п. 2.11.4.2 Правил-2007 составить карточки постеллажного и пофондового топографических указателей.
• В соответствии с п. 4.2.3 Правил-2007 обеспечить наличие во всех наблюдательных делах организаций источников комплектования полного комплекса необходимых документов, характеризующих их правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.
• В соответствии с п. 4.2.2 Правил-2007 внести необходимые поправки в список организаций источников комплектования и согласовать его с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.
• В соответствии с п. 3.12 Правил-2015 и п. 2.2.4 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, зарегистрированного Минюстом России 08.07.1997 (регистрационный номер 1344) обеспечить ежегодное заполнение паспортов архивов организаций источников комплектования, хранящих управленческую документацию, по состоянию на 01 декабря.