Причина проверки:

Проверка соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (10 шт.):

• не составлены и не утверждены (в т.ч. Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области) описи дел постоянного хранения (управленческая документация) за 2011-2015 годы.
• Не оборудовано помещение контрольно-измерительными приборами для определения температуры и уровня влажности воздуха.
• Не проведен комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов в соответствии с Правилами.
• Не составлены, и не согласованы с Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области и не утверждены описи документов по личному составу за 2011-2015 годы.
• Не оформлены ярлыки на коробках и папках в архиве Центра
• Бланк архивной справка не соответствует форме
• Не заведена книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, реестр описей установленного образца.
• Не заведено дело фонда,
• Передача дел в архив Центра из структурных подразделений осуществлять не по графику, не по сдаточным описям утвержденному директором Центра.
• Не составлены постеллажные топографические указатели

Нарушенный правовой акт:

• 2.10., 3.6., 5.4., 5.5. Правил,
• пункты 2.25., 2.26. Правил
• подпункт 9 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 1.3., 2.14, 2.15, 2.16, 4.1 Правил
• пункта 2.35. Правил.
• приложению № 29, пункт 5.12. Правил
• пункты 3.6.-3.9., 3.11., 3.15. Правил
• пунктом 2.34. Правил
• пункт 3.15. Правил,
• Пункт 4.33. Правил
• пункт 2.37 Правил
• статья 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 13 статьи 8 и статья 25 Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области», подпункт 7 пункта 9 и подпункт 7 пункта 11 Положения об Управлении архивами Свердловской области, утвержденного постановлением Правительства Свердловской области от 05.04.2016 № 237-ПП «Об Управлении архивами Свердловской области», Положение об организации и осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле, утвержденное постановлением Правительства Свердловской области от 14.09.2017 № 692-ПП.

Выданные предписания:

• В соответствии с пунктами 2.10., 3.6., 5.4., 5.5. Правил, составить и утвердить (в т.ч. Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области) описи дел постоянного хранения (управленческая документация) за 2011-2015 годы.
• В соответствии с пунктами 2.25., 2.26. Правил, в целях соблюдения температурно-влажностного режима оборудовать помещение контрольно-измерительными приборами для определения температуры и уровня влажности воздуха. Хранение архивных документов осуществлять согласно параметрам температурно-влажностного режима, установленным для документов на разных типах носителей. Показания контрольно-измерительных приборов фиксировать в регистрационных журналах.
• 1. В соответствии с подпунктом 9 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктам 1.3., 2.14, 2.15, 2.16, 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правила), обеспечить хранение архивных документов Центра в помещении соответствующем необходимым требованиям 2.15-2.29., 2.36, 2.37 Правил. Обеспечив проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов в соответствии с Правилами. Срок исполнения: 01 августа 2020 года.
• 4. В соответствии с пунктами 2.10., 3.6., 5.4., 5.5. Правил, составить, согласовать с Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области и утвердить описи документов по личному составу за 2011-2015 годы.
• Оформить ярлыки на коробках и папках в архиве Центра, соответствующие требованиям пункта 2.35. Правил.
• Привести в соответствие приложению № 29 к пункту 5.12 бланк архивной справки.
• В соответствии с пунктами 3.6.-3.9., 3.11., 3.15. Правил, завести книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, реестр описей установленного образца, в которых фиксировать все поступления и выбытия документов в архив Центра.
• В соответствии с пунктом 2.34. Правил, все, имеющиеся в архиве Центра документы разместить (в дальнейшем размещать) и хранить в шкафах (на стеллажах) в порядке, соответствующем описям дел.
• В соответствии с пунктом 3.15. Правил, завести дело фонда, в которое включать все акты, документирующие результаты архивных работ, а также, документы, отражающие историю фонда и фондообразователя, учетные документы, характеризующие изменения фонда.
• В соответствии с пунктом 4.33. Правил, передачу дел в архив Центра из структурных подразделений осуществлять по графику, утвержденному директором Центра. Передачу документов в архив Центра из структурных подразделений, осуществлять по сдаточным описям дел установленной формы, соответствующей пункту 4.31. Правил.
• По окончании работ, составить постеллажные топографические указатели, все изменения, происходящие в размещении документов в архиве Центра, своевременно отражать в топографических указателях.