Причина проверки:

Проверка соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (13 шт.):

• Не разработана Инструкция о мерах пожарной безопасности архива, в Министерстве. не размещены таблички с надписью: «Ответственный за противопожарное состояние (указаны фамилия, имя, отчество)», «При пожаре звонить по телефону ______» на видных местах.
• Выдача архивных документов из архивохранилища не оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу документов из архива.
• в помещениях архивохранилищ находятся посторонние предметы, такие как детали неиспользуемой мебели, старая техника (многофункциональное устройство) и другие.
• Не во всех выдаваемых делах заполнен и имеется лист использования документов. При выдаче архивных документов из архива Министерства карта-заместитель дела вместо выдаваемых из архивохранилищ единиц хранения не помещается.
• В целях закрепления мест хранения и обеспечения оперативного поиска архивных документов (в соответствии с пунктами 2.37., 2.38.) не составлены постеллажные топографические указатели.
• Не разработан План конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы при чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов в Министерстве.
• Не подведен итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов в книге учета поступления и выбытия дел по состоянию на 01 января 2019 года.
• не пронумерованы стеллажи и полки в архивохранилищах. Не во всех выдаваемых из архивохранилищ делах размещен и заполнен лист использования.
• на окна архивохранилищ не установлены запирающиеся решетки
• Не проведена проверка наличия и состояния архивных документов в Министерстве
• Не проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения за 2011- 2015 годы, и документов по личному составу Министерства за 2008-2015 годы. П
• архивохранилища оборудованы растровыми светильниками с открытыми плафонами
• не ведется контроль температурно-влажностного режима путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время (при нарушениях режима не реже одного раза в сутки). Показания контрольно-измерительных приборов а также мер принятых для нормализации режима (в случае его нарушений) не фиксируются в регистрационных журналах (отдельно на каждое архивохранилище).

Нарушенный правовой акт:

• 2018-09-01T21:22:45.106325
• 2.46. Правил
• пункт 2.29 Правил
• пункт 2.47. Правил
• пунктами 2.37., 2.38. Правил
• пункт 2.49 Правил
• Пункт 3.7. Правил
• пунктом 2.36. Правил
• пункт 2.20. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526
• пункты 2.39. - 2.43. Правил
• Пункт 4.11, 5.5. Правил
• 2.24. Правил
• пункты 2.25., 2.26. Правил
• статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», статья 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 13 статьи 8 и статья 25 Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области», подпункт 7 пункта 9 и подпункт 7 пункта 11 Положения об Управлении архивами Свердловской области, утвержденного постановлением Правительства Свердловской области от 05.04.2016 № 237-ПП «Об Управлении архивами Свердловской области», постановление Правительства Свердловской области от 14.09.2017 № 692-ПП «Об утверждении Положения об организации и осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле».

Выданные предписания:

• Во исполнение пункта 2.22. Правил разработать Инструкцию о мерах пожарной безопасности архива, в Министерстве. В целях соблюдения требований пункта 2.22. Правил в архивохранилищах на видных местах разместить таблички с надписью: «Ответственный за противопожарное состояние (указаны фамилия, имя, отчество)», «При пожаре звонить по телефону ______».
• В соответствии с пунктом 2.46. Правил выдачу архивных документов из архивохранилища оформлять заказом (служебной запиской) на выдачу документов из архива.
• В соответствии с пунктом 2.29 Правил устранить из помещений архивохранилищ все посторонние предметы, такие как детали неиспользуемой мебели, старая техника (многофункциональное устройство) и другие.
• В соответствии с пунктом 2.47. Правил во всех выдаваемых делах заполнять лист использования документов, при выдаче архивных документов из архива Министерства размещать карту-заместитель дела вместо выдаваемых из архивохранилищ единиц хранения.
• В целях закрепления мест хранения и обеспечения оперативного поиска архивных документов (в соответствии с пунктами 2.37., 2.38.) составить постеллажные топографические указатели.
• В соответствии с пунктом 2.49 Правил разработать План конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы при чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов в Министерстве.
• Во исполнение требований пункта 3.7. Правил подвести итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов в книге учета поступления и выбытия дел по состоянию на 01 января 2019 года.
• В соответствии с пунктом 2.36. Правил пронумеровать стеллажи и полки в архивохранилищах. Во все дела, выдаваемые из архивохранилищ размещать и заполнять листы использования.
• В соответствии с пунктом 2.20. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правила) на окна архивохранилищ установить запирающиеся решетки.
• В соответствии с пунктами 2.39. - 2.43. Правил провести проверку наличия и состояния архивных документов в Министерстве, по итогам проверки составить акт проверки наличия и состояния архивных документов.
• Во исполнение пунктов 4.11., 5.5. Правил провести научно-техническую обработку документов постоянного хранения за 2011- 2015 годы, документов по личному составу Министерства за 2008-2015 годы. По результатам научно-технической обработки представить для рассмотрения и дальнейшего согласования/утверждения Экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области соответствующие разделы описей дел, после чего утвердить описи в соответствующем порядке.
• Во исполнение пункта 2.24. Правил оборудовать архивохранилища светильниками с закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.
• . В соответствии с требованиями пунктов 2.25., 2.26. Правил вести контроль температурно-влажностного режима путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время (при нарушениях режима не реже одного раза в сутки). Показания контрольно-измерительных приборов а также мер принятых для нормализации режима (в случае его нарушений) фиксировать в регистрационных журналах (отдельно на каждое архивохранилище).