Причина проверки:

Проверка соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации законов и иных нормативных правовоых актов Свердловской области об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (11 шт.):

• 1 Актуальное положение об архиве отсутствует
• 2 В номенклатуре дел не заполнены графа 3 и итоговая запись
• 3 Актуальная инструкция по делопроизводству отсутствует
• 4 Отсутствует план мероприятий регламентирующий порядок работы в чрезвычайных ситуациях
• 5 В момент проверки в архивохранилище зафиксирована влажность воздуха 47
• 6 В паспорте архива организации хранящей управленческую документацию по состоянию на 1 декабря 2020 года числится 66176 ед хр по личному составу При этом указано что в описи внесено 67584 ед хр то есть количество описанных документов превышает количество хранящихся в архиве ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова»
• 7 Отсутствует лист фонда
• 8 Документы постоянного хранения и документы по личному составу за 20012018 годы не описаны
• 9 Актуальные документы регламентирующие работу экспертной комиссии отсутствуют Последний протокол заседания экспертной комиссии датирован 30082004 позднее протоколы заседаний комиссии не составлялись
• 10 График передачи дел в архив ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова» из его структурных подразделений отсутствует
• 11 Отсутствуют акты приемапередачи документов в государственный архив

Нарушенный правовой акт:

• п 15 Правил от 31032015 526
• п 418 Правил от 31032015 526
• ст 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года 149 ФЗ «Об информации информационных технологиях и о защите информации»
• п 249 Правил от 31032015 526
• п 225 Правил от 31032015 526
• п 312 Правил от 31032015 526
• п 36 Правил от 31032015 526
• п 48 Правил от 31032015 526 и приложения 6 14 15 16 17 18 21 22 25 к Правилам от 31032015 526
• п 433 Правил от 31032015 526
• п 68 Правил от 31032015 526
• статья 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 года 294 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля» пункт 13 статьи 8 и статья 25 Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года 5 ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» подпункт 7 пункта 9 подпункт 7 пункта 11 Положения об Управлении архивами Свердловской области утвержденного постановлением Правительства Свердловской области от 05042016 237 ПП «Об Управлении архивами Свердловской области» Положение об организации и осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле утвержденное постановлением Правительства Свердловской области от 14092017 692 ПП

Выданные предписания:

• 1 Составить и утвердить положение об архиве ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова»
• 2 Ежегодно заполнять графу 3 номенклатуры дел количество дел томов частей и итоговую запись к ней
• 3 Составить и утвердить инструкцию по делопроизводству
• 4 Разработать и утвердить план мероприятий регламентирующий порядок работы в чрезвычайных ситуациях
• 5 Принять меры для нормализации температурновлажностного режима в архивохранилище
• 6 Внести в паспорт архива по состоянию на 1 декабря 2021 года уточненные сведения о документах по личному составу хранящихся в архиве ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова»
• 7 Оформить лист фонда
• 8 Составить и утвердить описи документов постоянного хранения и документов по личному составу за 20012018 годы
• 9 Создать экспертную комиссию разработать и утвердить положение об экспертной комиссии Регулярно проводить заседания экспертной комиссии заседания протоколировать
• 10 Составить и утвердить график передачи дел в архив ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова» из его структурных подразделений
• 11 Запросить копии актов приемапередачи документов ГАПОУ СО «УГК им ИИ Ползунова» в Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области»