Причина проверки:

Соблюдение обязательных требований состояния хранения учета комплектования и использования архивных документов статья 16 Федерального закона 125ФЗ от 22 октября 2004 года Об архивном деле в Российской Федерации

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня окончания проведения последней плановой проверки юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (10 шт.):

• Отсутствует номенклатура дел учреждения Номенклатура дел учреждения более 5 лет не согласовывалась с ЭПК Департамента по культуре Томской области
• Не проведено полное оформление личных дел работников за 1932 2017 годы
• Не составлены описи личных дел работников за 19322017 годы
• Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 20102017 годы не предоставлены на рассмотрение ЭПК Департамента по культуре Томской области
• Нарушены правила формирования архивных дел дела содержат более 250 листов не прошиты на четыре прокола в твердую обложку
• Опись дел по личному составу не соответствует сведениям которые вынесены на обложки дел
• Архивные дела включенные в опись дел по личному составу зашифрованы неверно
• Более 10 лет не проводилась проверка наличия и состояния архивных документов
• Архивные документы размещены в деревянных незапирающихся шкафах
• Не переданы в муниципальный архив Парабельского района дела постоянного хранения за 2010 год срок временного хранения которых в учреждении истек

Нарушенный правовой акт:

• ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
• Об архивном деле в Российской Федерации

Выданные предписания:

• Составить номенклатуру дел учреждения Направить оставленную номенклатуру на согласование с ЭПК Департамента по культуре Томской области Внедрить согласованную номенклатуру в делопроизводство
• Провести полное оформление личных дел работников за 1932 2017 годы
• Составить описи личных дел работников за 19322017 годы
• Предоставить на рассмотрение ЭПК Департамента по культуре Томской области описи дел постоянного хранения и по личному составу за 20102017 годы
• Сформировать архивные дела в соответствии с Правилами организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г 526
• Привести опись дел в соответствии с архивными делами
• Перешифровать архивные дела включенные в опись дел по личному составу
• Провести проверку наличия и состояния архивных документов
• Разместить архивные дела на металлических стеллажах или в металлических шкафах
• Передать в муниципальный архив Парабельского района дела постоянного хранения за 2010 год