|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
МБУК «Межпоселенческая библиотечная система» МО «Новомалыклинский район» является источником комплектования муниципального архива Новомалыклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Новомалыклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством экспертная комиссия не создана; положения об архиве и экспертной комиссии, инструкция по делопроизводству отсутствуют. Индивидуальная номенклатура дел не согласована с экспертно-проверочной комиссией в установленном порядке и не соответствует требованиям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, проведена по 2009 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). В нарушение ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации: в муниципальный архив документы Архивного фонда РФ переданы по 2006 год. Для хранения архивных документов не выделено отдельное помещение. Документы Архивного фонда РФ за 2007-2009 годы, документы постоянного срока хранения за 2010-2025 годы, не прошедшие экспертизу ценности, хранятся в рабочем кабинете бухгалтера-кассира, документы по личному составу за 1991-2025 годы хранятся в сейфе. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем:
утвердить состав экспертной комиссии для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством;
разработать положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование ЭПК в мае 2026 года;
разработать индивидуальную номенклатуру дел на 2026 год и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года;
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2010-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в октябре 2026 года;
после проведения экспертизы ценности документов за 2010-2023 годы организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2007-2018 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Новомалыклинского района в ноябре 2026 года;
хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу или приобрести металлический шкаф для хранения архивных документов постоянного срока хранения;
провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии;
осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |
