|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
ГУЗ "Новомалыклинская районная больница" является источником комплектования муниципального архива Новомалыклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Новомалыклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что положения об архиве и экспертной комиссии не согласованы с экспертно-проверочной комиссией в установленном порядке и не соответствуют требованиям приказов Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122; инструкция по делопроизводству отсутствует; индивидуальная номенклатура дел на 2020 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссией от 23.08.2019 № 8, не соответствует требованиям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, и Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 03.08.2023 № 408; экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, проведена по 2009 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)); в нарушение ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации: в муниципальный архив документы Архивного фонда РФ переданы по 2005 год. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем:
обновить положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года;
переработать индивидуальную номенклатуру дел на 2026 год и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года;
разработать инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025 и направить на согласование экспертно-проверочной комиссии в августе 2026 года;
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2010-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной в октябре 2026 года;
после проведения экспертизы ценности документов за 2010-2023 годы организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2006-2018 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Новомалыклинского района в декабре 2026 года;
провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии;
организовать розыск документов Архивного фонда РФ (постоянного срока хранения) за 2006-2009 годы, информацию по итогам поиска архивных документов направить в адрес Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области до 01 апреля 2027 года, в случае утраты подготовить акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии;
хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): оборудовать металлическими стеллажами, приобрести приборы для измерения температуры и влажности;
осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |
