|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
МУ Администрация поселения МО «Новочеремшанское сельское поселение» Новомалыклинского района Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Новомалыклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Новомалыклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что положения об архиве и экспертной комиссии, инструкция по делопроизводству, индивидуальная номенклатура дел отсутствуют; экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, проведена по 2017 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)); в нарушение ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации: в муниципальный архив документы Архивного фонда РФ переданы по 2011 год.
Для хранения архивных документов не выделено отдельное помещение, документы Архивного фонда РФ за 2012-2017 годы, документы постоянного срока хранения за 2018-2025 годы, не прошедшие экспертизу ценности, а также документы по личному составу за 2006-2017 годы хранятся в рабочем кабинете ведущего специалиста.
Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем:
разработать положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года;
разработать индивидуальную номенклатуру дел на 2027 год в соответствии с требованиям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в августе 2026 года;
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2018-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в октябре 2026 года;
после проведения экспертизы ценности документов за 2018-2023 годы, организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2012-2018 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Новомалыклинского района в ноябре 2026 года;
хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу или приобрести металлический шкаф для хранения архивных документов;
провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии;
осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Администрации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |