Проверка АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "НОВОМАЛЫКЛИНСКИЙ РАЙОН"

№73261007300021302730

Предостережение:

• Выписка о проведении мероприятия
• Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Администрация МО «Новомалыклинский район» является источником комплектования муниципального архива Новомалыклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Новомалыклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что положения об архиве и экспертной комиссии утверждены распоряжением Администрации МО «Новомалыклинский район» от 04.08.2020 № 27-р, не согласованы с экспертно-проверочной комиссией в установленном порядке и не соответствуют требованиям приказов Федерального архивного агентства от 10.11.2023 № 121, 122; инструкция по делопроизводству отсутствует; индивидуальная номенклатура дел на 2018 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссии от 22.09.2017 № 9 и не соответствует требованиям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236; экспертиза ценности документов, образующихся  в процессе деятельности, проведена по 2019 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления  и организациях (М., 2023)), описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2017-2019 годы утверждены решением ЭПК от 20.03.2026 № 3. В муниципальный архив Новомалыклинского района переданы на государственное хранение 1227 ед. хр. постоянного срока хранения за 1945-2016 годы. Для хранения архивных документов не выделено  отдельное помещение. Документы Архивного фонда РФ за 2017-2019 годы, постоянного срока хранения за 2020-2025 годы в необработанном виде хранятся в рабочих кабинетах сотрудников. Документы по личному составу за 1992-2019 годы в обработанном виде, за 2020-2025 годы в необработанном виде хранятся в сейфе у главного специалиста отдела правового обеспечения, муниципальной службы, кадров и архивного дела. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась. С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем: подготовить положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года; разработать инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025 и направить на согласование экспертно-проверочной комиссии в июне 2026 года; разработать индивидуальную номенклатуру дел на 2027 год и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в июле 2026 года; провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2020-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии  в октябре 2026 года; после проведения экспертизы ценности документов за 2020-2023 годы организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2017-2019 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Новомалыклинского района в декабре 2026 года; хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу или приобрести металлический шкаф для хранения документов постоянного срока хранения; проводить экспертизу ценности переписки по основной деятельности Администрации (срок хранения «5 лет ЭПК») для включения в опись дел постоянного срока хранения; провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии; проводить работу по оказанию методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела структурным подразделениям, осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов  и обеспечению сохранности архивных документов; соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.