Проверка МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "НОВОМАЛЫКЛИНСКИЙ РАЙОН" УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

№73261007300021341566

Предостережение:

• Выписка о проведении мероприятия
• Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». МУ «Управление образования администрации МО «Новомалыклинский район» Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Новомалыклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Новомалыклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля  за делопроизводством не создана экспертная комиссия; положения об архиве и экспертной комиссии, инструкция по делопроизводству отсутствуют; индивидуальная номенклатура дел на 2017 год не направлена на утверждение экспертно-проверочной комиссии в установленном порядке и не соответствует требованиям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236; экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, проведена по 2009 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)), описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2010-2011 годы решением экспертно-проверочной комиссии от 20.03.2026 № 3 возвращены  на доработку. Со слов ответственного за архив документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2006-2011 годы частично утрачены в связи с переездом в 2008 году в другое здание и частой сменой ответственного за архив. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения  выделено отдельное помещение площадью 10 кв.м., расположенное в цокольном этаже административного здания. Архивохранилище не соответствует предъявляемым требованиям. В помещении имеется огнетушитель, дверь в хранилище металлическая, стеллажи также не отвечают установленным требованиям, пожарная и охранная сигнализация отсутствуют. Температурно-влажностный режим не измеряется в связи с отсутствием контрольно-измерительных приборов. Загруженность архивохранилища составляет 50 %. Документы по личному составу хранятся в деревянном шкафу в кабинете ответственного за кадры. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась. С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем: создать экспертную комиссию для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством; разработать положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, 43, от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года; разработать индивидуальную номенклатуру дел на 2026 год и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в мае 2026 года; разработать инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025 и направить на согласование экспертно-проверочной комиссии в июле 2026 года; провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения  и по личному составу: доработать описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2010-2011 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение  экспертно-проверочной комиссии  в мае 2026 года, провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу за 2012-2023 годы, описи дел вместе с актом  о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в октябре 2026 года; после проведения экспертизы ценности документов за 2010-2023 годы организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2010-2018 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Новомалыклинского района в ноябре 2026 года; хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): переместить документы по личному составу из рабочего кабинета ответственного за кадры в выделенное помещение под архив или приобрести металлический шкаф для хранения документов по личному составу, архивохранилище оборудовать металлическими стеллажами, приобрести приборы для измерения температуры и влажности; провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии; проводить работу по оказанию методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела структурным подразделениям, осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечению сохранности архивных документов. соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.