Предостережение:

• Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». МУ Администрация МО «Озерское сельское поселение» Чердаклинского района Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Чердаклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Чердаклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля  за делопроизводством распоряжением главы администрации от 21.11.2020 № 18-р создана экспертная комиссия в составе 5 чел. Положения об архиве и экспертной комиссии отсутствуют. Инструкция по делопроизводству в Поселении отсутствует, при организации и ведении делопроизводства используют Инструкцию  по делопроизводству администрации МО «Чердаклинский район», согласованную решением экспертно-проверочной комиссии от 24.11.2024 № 11. Индивидуальная номенклатура дел Поселения на 2021 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссии от 24.04.2021 № 4. В соответствии с п. 11 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях  (М., 2023)) номенклатура дел направляется на утверждение экспертно-проверочной комиссии один раз в 5 лет. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, постоянного срока хранения (управленческая документация) проведена по 2010 год, по личному составу - по 2013 год, похозяйственных книг по 2011 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). Документы Архивного фонда РФ в муниципальный архив переданы по 2010 год. Всего в муниципальном архиве Чердаклинского района на хранении находится 430 ед. хр. постоянного срока хранения за 1964-2010 годы. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу выделено отдельное помещение площадью 8 кв.м. Архивохранилище не соответствует предъявляемым требованиям: дверь в хранилище деревянная, окно затемнено, помещение оборудовано деревянными стеллажами и металлическим сейфом, пожарная и охранная сигнализация, огнетушитель отсутствует. Температурно-влажностный режим не измеряется в связи с отсутствием контрольно-измерительных приборов. Загруженность архивохранилища составляет 90 %. Кроме документов постоянного и долговременного сроков хранения в архивохранилище находятся документы временного срока хранения. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу в Поселении не проводилась. По учётным данным в Поселении хранится 198 ед. хр. по личному составу за 1945-2013 годы. Количество условных единиц хранения постоянного срока хранения за 2011-2025 годы, по личному составу за 2014-2025 годы неизвестно. Учётными документами ведомственного архива являются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, паспорт архива.    С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле на территории Ульяновской области рекомендуем: в соответствии с п. 11 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)) направить обновленную номенклатуру дел на 2027 год на утверждение экспертно-проверочной комиссии в июле 2026 года; провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения (управленческая документация), по личному составу, похозяйственных книг: описи дел постоянного срока хранения годы и по личному составу вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, опись дел похозяйственных книг представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии по следующему графику: опись дел постоянного срока хранения за 2011-2023 годы в июне 2026 года; опись дел по личному составу за 2014-2023 годы в августе 2026 года; опись дел похозяйственных книг за 2012-2023 годы в сентябре 2026 года. после проведения экспертизы ценности документов постоянного срока хранения (управленческая документация) организовать передачу документов за 2011-2018 годы в муниципальный архив Чердаклинского района в октябре 2026 года; оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): помещение оборудовать металлической противопожарной дверью и металлическими стеллажами, установить пожарную и охранную сигнализацию, приобрести огнетушитель и контрольно-измерительные приборы, исключить хранение документов временного срока хранения в архивохранилище или приобрести металлический шкаф для хранения архивных документов; провести экспертизу ценности документов по личному составу с истёкшим сроком хранения (за 1945-1951 годы) для включения данных дел в состав Архивного фонда РФ с последующей передачей в муниципальный архив Чердаклинского района; провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии; осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов; соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.