|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
МУ Администрация МО «Мирновское сельское поселение» Чердаклинского района Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Чердаклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Чердаклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством распоряжением главы администрации от 28.04.2026 № 66 создана экспертная комиссия в составе 5 чел. Положения об архиве и экспертной комиссии согласованы решением ЭПК от 22.05.2026 № 5. Инструкция по делопроизводству в Поселении отсутствует, при организации и ведении делопроизводства используют Инструкцию по делопроизводству администрации МО «Чердаклинский район», согласованную решением ЭПК от 24.11.2024 № 11. Индивидуальная номенклатура дел Поселения на 2026 год утверждена решением ЭПК от 22.05.2026 № 5. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, постоянного срока хранения (управленческая документация) и по личному составу проведена по 2011 год, похозяйственных книг с 1976–2011 годы (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). Документы Архивного фонда РФ в муниципальный архив переданы по 2011 год. Всего в муниципальном архиве Чердаклинского района на хранении находится 456 ед. хр. постоянного срока хранения за 1972-2011 годы. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу выделено отдельное помещение площадью 22,1 кв.м. Архивохранилище частично соответствует предъявляемым требованиям: дверь в хранилище деревянная, окно затемнено, помещение оборудовано металлическими стеллажами, имеется пожарная и охранная сигнализация, огнетушитель отсутствует. Температурно-влажностный режим не измеряется в связи с отсутствием контрольно-измерительных приборов. Загруженность архивохранилища составляет 70 %. Кроме документов постоянного и долговременного сроков хранения в архивохранилище находятся документы временного срока хранения. Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу в Поселении не проводилась. По учётным данным в Поселении хранятся 197 ед. хр. по личному составу за 1962-2011 годы. Количество условных единиц хранения постоянного срока хранения и по личному составу за 2012-2025 годы неизвестно. Учётными документами ведомственного архива являются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, паспорт архива.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем:
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2012-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии в июле 2026 года, опись дел похозяйственных книг за 1940-1975 годы, 2012 -2023 годы - в сентябре 2026 года;
после проведения экспертизы ценности документов постоянного срока хранения (управленческая документация) организовать передачу документов за 2012-2018 годы в муниципальный архив Чердаклинского района в октябре 2026 года;
оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): помещение оборудовать металлической противопожарной дверью, приобрести огнетушитель и контрольно-измерительные приборы, исключить хранение документов временного срока хранения в архивохранилище;
провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии;
осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |
