Предостережение:

• Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». МУ Администрация МО «Крестовогородищенское сельское поселение» Чердаклинского района Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Чердаклинского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Чердаклинского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля  за делопроизводством распоряжением главы администрации от 18.12.2025  № 21-р создана экспертная комиссия в составе 4 чел. Положения об архиве и экспертной комиссии согласованы решением экспертно-проверочной комиссии от 22.05.2026 № 5. Инструкция по делопроизводству в Поселении отсутствует, при организации и ведении делопроизводства используют Инструкцию  по делопроизводству администрации МО «Чердаклинский район», согласованную решением экспертно-проверочной комиссии от 24.11.2024 № 11. Индивидуальная номенклатура дел Поселения на 2026 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссии от 22.05.2026 № 5. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, постоянного срока хранения (управленческая документация) и по личному составу проведена по 2014 год, похозяйственных книг по 2016 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). Документы Архивного фонда РФ в муниципальный архив переданы по 2014 год. Всего в муниципальном архиве Чердаклинского района на хранении находится 245 ед. хр. постоянного срока хранения за 1993-2014 годы. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения  и по личному составу не выделено отдельное помещение. Документы по личному составу за 1964-2014 годы хранятся в деревянном шкафу в кабинете у заместителя Главы Поселения, что не соответствует требованиям Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). Проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения и по личному составу в Поселении не проводилась. По учётным данным в Поселении хранится 200 ед. хр. по личному составу за 1964-2014 годы, 455 ед. хр. похозяйственных книг за 1964-2016 годы. Количество условных единиц хранения постоянного срока хранения и по личному составу за 2015-2025 годы неизвестно. Учётными документами ведомственного архива являются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, паспорт архива.    С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем: провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2015-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение в августе 2026 года, опись дел похозяйственных книг за 2017-2023 годы -  в сентябре 2026 года; после проведения экспертизы ценности документов постоянного срока хранения (управленческая документация) организовать передачу документов за 2015-2018 годы в муниципальный архив Чердаклинского района в октябре 2026 года; хранение архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023):  оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу или приобрести металлический шкаф для хранения архивных документов; провести сплошную проверку наличия документов постоянного срока хранения и по личному составу, результаты оформить актом проверки наличия и состояния архивных документов и рассмотреть на заседании экспертной комиссии; осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов; соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.