|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
ГУЗ «Новоульяновская городская больница имени А.Ф.Альберт» является источником комплектования муниципального архива г. Новоульяновска. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом г. Новоульяновска справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством приказом от 11.01.2021 № 37-пр создана экспертная комиссия в количестве 6 чел. Положения об архиве и экспертной комиссии утверждены приказом главного врача от 11.01.2021 № 34-пр, не согласованы с экспертно-проверочной комиссией в установленном порядке. Инструкция по делопроизводству согласована решением экспертно-проверочной комиссии от 24.12.2021 № 12, не соответствует требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025. Индивидуальная номенклатура дел на 2021 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссии от 23.07.2021 № 7, не соответствует требованиям Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 03.08.2023 № 408. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, постоянного срока хранения и по личному составу не проводилась с 2005 года, с момента включения Учреждения в список источников комплектования муниципального архива г. Новоульяновска (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). Документы Архивного фонда РФ в муниципальный архив г. Новоульяновска не передавались в связи с непроведением экспертизы ценности документов постоянного срока хранения. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу выделено отдельное помещение (бывшая прачечная), которое не оборудовано в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023). В помещении в основном хранятся в необработанном виде медицинские карты больных, в отдельном шкафу – приказы по основной деятельности за 2010-2017 годы в количестве 10 условных ед. хр., приказы за 2014-2015, 2017 годы сформированы за неполный годовой раздел; местонахождение приказов по основной деятельности за 2006-2009 годы, 2018-2019 годы, а также других документов постоянного срока хранения за 2005-2025 годы неизвестно. В отделе кадров хранятся в необработанном виде приказы постоянного срока хранения за 2020-2025 годы и приказы по личному составу за 1965-2010 годы. В финансовом отделе в необработанном виде хранятся ведомости по начислению заработной платы за 2011-2025 годы. Часть документов постоянного срока хранения и по личному составу (расчёты по страховым взносам) ведутся в электронном виде. Общее количество условных единиц хранения постоянного срока хранения и по личному составу за 2005-2025 годы неизвестно.
Учётные документы у ведомственного архива отсутствуют. В муниципальном архиве г. Новоульяновска хранятся ведомости по начислению заработной платы за 1965-2010 годы в количестве 142 ед. хр.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендовано:
обновить положения об экспертной комиссии и архиве в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 10.11.2023 № 121, 122 и представить на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
переработать индивидуальную номенклатуру дел на 2027 год в соответствии с требованиями Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 03.08.2023 № 408, и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
разработать инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025 и направить на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2005-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
после проведения экспертизы ценности организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2005-2013 годы в муниципальный архив г. Новоульяновска;
начать работу по проведению экспертизы ценности документов временного срока хранения (медицинских карт) для включения в состав Архивного фонда РФ (на постоянное хранение отбираются истории болезней, которые содержат описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями; описание новых эффективных методов лечения; сведения о лечении больных особо опасными инфекциями; медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры; медицинские записи, произведённые выдающимися деятелями медицины и др.);
хранение архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): оборудовать помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу;
хранение документов постоянного срока хранения и по личному составу, заведённых в соответствии с номенклатурой дел, осуществлять в бумажном виде;
осуществлять контроль за сроками проведения научно-технической обработки документов и обеспечением сохранности архивных документов;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |