|
Значение |
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств органов и организаций, передающих документы (статья 23 части 2 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
МУ «Управление образования администрации МО «Ульяновский район» Ульяновской области является источником комплектования муниципального архива Ульяновского района. По итогам проведения заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, а также по предоставленной муниципальным архивом Ульяновского района справки по итогам выхода в архив учреждения установлено, что для организации проведения экспертизы ценности документов и контроля за делопроизводством приказом от 25.09.2025 № 158 создана экспертная комиссия в количестве 5 чел.
Положения об архиве и экспертной комиссии утверждены приказом от 22.09.2025 № 158, не согласованы с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области в установленном порядке.Инструкция по делопроизводству в МУ «Управление образования администрации МО «Ульяновский район» Ульяновской области отсутствует, оформление документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству МУ «Центр бухгалтерского учёта МО «Ульяновский район», утверждённой приказом директора от 03.02.2015 № 5, которая в настоящее время не соответствует требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2025. Индивидуальная номенклатура дел на 2022 год утверждена решением экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 22.04.2022 № 4. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности, постоянного срока хранения проведена по 2014 год (нарушение п.п. 15-17 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2023)). По итогам проведения проверки наличия и состояния документов в 2025 году не обнаружено 92 ед .хр. Архивного фонда РФ за 2001-2014 годы. В результате поиска обнаружено (восстановлено) 32 ед хр. за 2008-2014 годы. Акт о необнаружении документов пути розыска которых исчерпаны за 2001-2014 годы в количестве 60 ед. хр. утвержден решением ЭПК от 19.06.2026 № 6. Для хранения архивных документов постоянного срока хранения выделено отдельное помещение в подвале административного здания площадью 12 кв.м. Помещение сухое, тёмное, есть одно окно под потолком. Архив оборудован металлическими стеллажами и металлической дверью, лампы дневного света защищены плафонами, выключатель вынесен в коридор, для контроля влажности и температуры имеется психрометрический гигрометр (ВИТ-2). Имеется пожарная сигнализация и огнетушитель. Загруженность архивохранилища составляет 80 %. В помещении, кроме дел постоянного срока хранения и по личному составу МУ «Управление образования администрации МО «Ульяновский район» Ульяновской области , хранятся документы временного срока хранения и документы МУ «Центр бухгалтерского учёта МО «Ульяновский район». По учётным данным в ведомственном архиве МУ «Управление образования администрации МО «Ульяновский район» Ульяновской области хранится 226 ед. хр. постоянного хранения за 2001-2014 годы, 780 ед. хр. по личному составу за 1954-2007 годы. С 2007 года документы по личному составу формируются в МУ «Центр бухгалтерского учёта МО «Ульяновский район». Учётными документами ведомственного архива являются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, паспорт архива. В нарушение ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации: в муниципальный архив Ульяновского района переданы документы Архивного фонда РФ по 2001 год, 155 ед. хр. за 2002-2009 годы хранятся сверх установленного срока. В муниципальный архив Ульяновского района переданы на хранение 853 ед. хр. постоянного срока хранения за 1967 – 2001 годы.
С целью качественного формирования документами Архивного фонда РФ, профилактики нарушений законодательства об архивном деле рекомендовано:
положения об экспертной комиссии и архиве представить на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
разработать инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2025 и направить на согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области или осуществлять оформление документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству Администрации МО «Ульяновский район»;
организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2002-2009 годы, хранящихся сверх установленного срока, в муниципальный архив Ульяновского района;
провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2015-2023 годы вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представить на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
после проведения экспертизы ценности документов за 2015-2023 годы организовать передачу документов постоянного срока хранения за 2010-2018 годы в муниципальный архив Ульяновского района;
переработать индивидуальную номенклатуру дел и направить на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
хранение архивных документов осуществлять в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2023): осуществлять контроль за температурой и влажностью в помещении, исключить хранение документов временного срока хранения и документов иных организаций;
соблюдать сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с требованием ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. |