Предостережение:

• 1) в архиве организации не ведется книга учета поступления и выбытия дел, документов; 2) в архиве организации не ведется список фондов; 3) в архиве организации не ведется лист фонда; 4) в архиве организации не ведется реестр описей; 5) в организации не проводится экспертиза ценности документов; 6) не обеспечена передача дел, документов в архив организации по описям, составленным структурными подразделениями; 7) не обеспечено составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; 8) не утвержден график передачи дел в архив организации; 9) не проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях в архиве организации; 10) не составляются соответствующие акты при обнаружении ошибок в учетных документах, в случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных документов (при необходимости); 11) не организовывается и не проводится розыск отсутствующих архивных документов (при необходимости); 12) отсутствует историческая справка к фонду; 13) в архивных справках не указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для их составления; 14) отсутствует книга выдачи дел; 15) не обеспечено составление акта приема-передачи дел при смене лица, ответственного за архив организации; 16) в организации не разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов в соответствии с установленными требованиями; 17) рабочие комнаты сотрудников организации не изолированы от помещения, где хранятся архивные документы; 18) помещение архивохранилища не оборудовано дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенной замком повышенной секретности; 19) стеллажи в помещении архивохранилища размещены вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла; 20) нарушены требования расстановки стеллажей и шкафов в помещении архивохранилище; 21) нарушены требования освещения в помещении архивохранилища; 22) не ведется нумерация стеллажей, шкафов и полок в помещении архивохранилища; 23) отсутствуют постеллажные топографические указатели в помещении архивохранилища; 24) в делах отсутствуют листы заверители.