Причина проверки:

проверка соблюдения федерального законодательства и законодательства города Севастополя об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• законодательства об архивном деле в Российской Федерации и иных нормативных правовых актов об архивном деле

Нарушенный правовой акт:

• Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденная постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 06 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»
• Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
• Закон города Севастополя от 29 мая 2015 г. № 150-ЗС «Об архивном деле в городе Севастополе»
• Административный регламент исполнения Управлением архивным делом в городе Севастополе государственной функции по проведению проверок при осуществлении контроля за соблюдением органами государственной власти и иными государственными органами города Севастополя, должностными лицами органов государственной власти и иных государственных органов города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, должностными лицами органов местного самоуправления в городе Севастополе федерального законодательства и законодательства города Севастополя об архивном деле, утвержденным приказом Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя от 10.10.2018 № 174

Выданные предписания:

• 8. В соответствии с пунктами 5.5-5.6 Правил архивов организаций, пунктом 13.5 Инструкции по делопроизводству Правительства представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя сводные описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и научно-справочный аппарат к ним за 2014-2015 годы.
• 9. В соответствии с пунктами 3.6, 3.15 Правил архивов организаций завести учетные документы архива Департамента.
• 4. В соответствии с пунктами 2.15-2.27 Правил архивов организаций оборудовать (оснастить) помещения, специально оборудованные для текущего хранения, учета и использования документов, находящихся у должностных лиц и в подразделениях Департамента, в соответствии с требованиями Правил архивов организаций.
• 6. В соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил архивов организаций, пунктом 13.4 Инструкции по делопроизводству Правительства оформить дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за 2014-2017 годы, составить описи дел структурных подразделений.
• 5. В соответствии с пунктом 4.11 Правил архивов организаций, пунктом 13.4 Инструкции по делопроизводству Правительства, провести экспертизу ценности документов за 2014-2017 годы.
• 2. В соответствии с пунктом 1.10 Инструкции по делопроизводству Правительства, утвердить список сотрудников структурных подразделений Департамента, ответственных за ведение делопроизводства, текущее хранение, учет и использование документов, находящихся в подразделениях Департамента, закрепить указанные функции за сотрудниками.
• 10. В соответствии с пунктом 13.1 Инструкции по делопроизводству Правительства составить итоговые записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2016-2018 годах в Департаменте.
• 1. В соответствии с пунктом 1.10 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП (далее Инструкция по делопроизводству Правительства) в положениях о структурных подразделениях Департамента закрепить функции по ведению делопроизводства, текущему хранению, учету и использованию документов, находящихся в подразделениях Департамента.
• 7. В соответствии с пунктами 4.1-4.3, 4.31-4.33 Правил архивов организаций, пунктом 13.4 Инструкции по делопроизводству Правительства провести передачу документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за 2014-2015 годы в архив Департамента.
• 3. В соответствии с пунктами 2.20, 2.22-2.23, 2.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее Правила архивов организации), оборудовать (оснастить) архивохранилище дверью повышенной технической укрепленности против возможного взлома, оснащенную замками повышенной секретности, охранной и пожарной сигнализацией, а также приборами для измерения параметров температурно-влажностного режима.