Причина проверки:

контроль за соблюдением федерального законодательства и законодательства города Севастопополя об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (1 шт.):

• законодательства об архивном деле в Российской Федерации и иных нормативных правовых актов об архивном деле

Нарушенный правовой акт:

• Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденная постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП (далее – Инструкция по делопроизводству Правительства Севастополя)
• Положение об архиве Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Севастополя, утвержденное приказом исполняющего обязанности директора Департамента от 04.12.2018 № 319-О
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрированном Министерством юстиции Российской Федерации 07.09.2015 № 38830 (далее – Правила архивов организаций)
• Правила архивов организаций
• Инструкция по делопроизводству Правительства Севастополя
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 06 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»
• Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
• Закон города Севастополя от 29 мая 2015 г. № 150-ЗС «Об архивном деле в городе Севастополе»
• Административный регламент исполнения Управлением архивным делом в городе Севастополе государственной функции по проведению проверок при осуществлении контроля за соблюдением органами государственной власти и иными государственными органами города Севастополя, должностными лицами органов государственной власти и иных государственных органов города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, должностными лицами органов местного самоуправления в городе Севастополе федерального законодательства и законодательства города Севастополя об архивном деле, утвержденным приказом Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя от 10.10.2018 № 174

Выданные предписания:

• 1. В соответствии с пунктом 13.3 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП (далее – Инструкция по делопроизводству Правительства Севастополя) в должностных регламентах ответственных сотрудников структурных подразделениях Департамента закрепить функции по ведению делопроизводства, текущему хранению, учету и использованию документов, находящихся в структурных подразделениях Департамента, а также контроль за выполнением указанных функций.
• 2. В соответствии с п. 2 Положения об архиве Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Севастополя, утвержденного приказом исполняющего обязанности директора Департамента от 04.12.2018 № 319-О, обязанности по организации работы архива возложить на ответственного за архив Департамента с внесением соответствующих положений в должностной регламент сотрудника Департамента.
• 3. В соответствии с пунктами 2.19-2.22, 2.25-2.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрированном Министерством юстиции Российской Федерации 07.09.2015 № 38830 (далее – Правила архивов организаций), оборудовать помещение архивохранилища системой естественной или искусственной вентиляции, металлической дверью, металлическими стеллажами, приборами измерения температурно-влажностного режима. Организовать работу по соблюдению противопожарного режима в помещении архива.
• 4. В соответствии с пунктом 4.11 Правил архивов организаций, пунктом 13.4 Инструкции по делопроизводству Правительства Севастополя, провести экспертизу ценности документов, созданных в деятельности Департамента за 2016-2018 годы.
• 5. В соответствии с пунктами 4.19-4.32 Правил архивов организаций, пунктом 13.4 Инструкции по делопроизводству Правительства Севастополя оформить дела постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за 2016-2018 годы, составить описи дел.
• 6. В соответствии с пунктами 4.1-4.3, 4.31-4.33 Правил архивов организаций передать в архив Департамента документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за 2016 год.
• 7. В соответствии с пунктами 5.5-5.6 Правил архивов организаций, пунктом 13.5 Инструкции по делопроизводству Правительства Севастополя представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя сводный годовой раздел описей дел постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за 2016 год и научно-справочный аппарат к ним.
• 8. В соответствии с пунктом 13.1 Инструкции по делопроизводству Правительства Севастополя составить итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2019 году в Департаменте.