Причина проверки:

контроль за соблюдением федерального законодательства и законодательства города Севастопополя об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение установленного законом периода со дня государственной регистрации юридического лица индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (10 шт.):

• 1 В помещении для размещения архивных документов далее архивохранилище ГБУЗС «МИАЦ» установлены деревянные двери окно помещения не оборудовано решеткой Отсутствует охранная сигнализация
• 2 Не соблюдаются обязательные требования предъявляемые к стеллажному оборудованию в архивохранилище Архивохранилище ГБУЗС «МИАЦ» оборудовано комбинированными стеллажами
• 3 В архивохранилище ГБУЗС «МИАЦ» не соблюдается световой режим
• 4 В архивохранилище ГБУЗС «МИАЦ» отсутствует прибор для измерения температурновлажностного режима журнал учета показаний температуры и влажности отсутствует температурновлажностный режим не контролируется
• 5 Экспертиза ценности документов за 20142019 годы в ГБУЗС «МИАЦ» не проведена
• 6 Документы ГБУЗС «МИАЦ» постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу за 20142017 годы не оформлены не описаны в архив ГБУЗС «МИАЦ» переданы частично
• 7 Сводные описи дел постоянного хранения временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу за 20142017 годы и научносправочный аппарат к ним на рассмотрение Экспертнопроверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя далее ЭПК Управления не представлены
• 8 Учетные документы архива ГБУЗС «МИАЦ» не оформлены учет архивных документов не осуществляется
• 9 Номенклатура дел ГБУЗС «МИАЦ» на 2021 год и предыдущие годы не согласована ЭПК Управления
• 10 Итоговые записи о категориях и количестве дел заведенных в 2019 2020 годах в ГБУЗС «МИАЦ» не составлены

Нарушенный правовой акт:

• Правила организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526 далее Правила архивов организаций
• Правила архивов организаций
• Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя исполнительных органах государственной власти города Севастополя утвержденная постановлением Правительства Севастополя от 10092018 590ПП далее Инструкция по делопроизводству
• Инструкция по делопроизводству
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 26 декабря 2008 г 294ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля надзора и муниципального контроля»
• Закон города Севастополя от 29 мая 2015 г 150ЗС «Об архивном деле в городе Севастополе»
• постановление Правительства Севастополя от 31 октября 2020 г 569ПП «Об утверждении Положения о Департаменте управления делами Губернатора и Правительства Севастополя»
• приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 19 января 2021 г 1 «Об утверждении Положения об Управлении архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя и положений о структурных подразделениях Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя»

Выданные предписания:

• 1 В соответствии с пп 220 222223 Правил организации хранения комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти органах местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31032015 526 далее Правила архивов организаций архивохранилище ГБУЗС «МИАЦ» оборудовать металлической дверью опечатывающим устройством установить охранную сигнализацию оборудовать окно решеткой
• 2 В соответствии с п 221 Правил архивов организаций оборудовать архивохранилище металлическими стеллажами иили металлическими шкафами
• 3 В соответствии с п 224 Правил архивов организаций обеспечить защиту документов от действия света Оборудовать окно архивохранилища светорассеивателями защитным фильтром шторами жалюзи нанести на стекло покрытие Разместить документы в архивных коробах или в закрывающихся металлических шкафах
• 4 В соответствии с пп 225226 Правил архивов организаций оборудовать архивохранилище прибором для контроля температурновлажностного режима оформить журнал учета показаний температуры и влажности осуществлять контроль температурновлажностного режима с периодичностью установленной Правилами архивов организаций
• 5 В соответствии с п 411 Правил архивов организаций п 134 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя исполнительных органах государственной власти города Севастополя утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10092018 590ПП далее Инструкция по делопроизводству провести экспертизу ценности документов созданных в ГБУЗС «МИАЦ» за 20142019 годы
• 6 В соответствии с пп 419430 Правил архивов организаций п 134 Инструкции по делопроизводству оформить документы ГБУЗС «МИАЦ» постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу за 20142017 годы и передать их в архив ГБУЗС «МИАЦ» с документальным оформлением приемапередачи
• 7 В соответствии с пп 5556 Правил архивов организаций п 135 Инструкции по делопроизводству согласовать с Экспертнопроверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя далее ЭПК Управления сводные описи дел постоянного хранения временных свыше 10 лет сроков хранения в том числе по личному составу за 20142017 годы и научносправочный аппарат к ним
• 8 В соответствии с пп 3536 315 Правил архивов организаций оформить учетные документы архива ГБУЗС «МИАЦ» внести в них сведения о документах находящихся на хранении в архиве ГБУЗС «МИАЦ»
• 9 В соответствии с пп 417418 Правил архивов организаций п 131 Инструкции по делопроизводству согласовать номенклатуру дел ГБУЗС «МИАЦ» с ЭПК Управления
• 10 В соответствии с п 418 Правил архивов организаций п 131 Инструкции по делопроизводству составить итоговые записи о категориях и количестве дел заведенных в 2019 2020 годах в ГБУЗС «МИАЦ»