Причина проверки:

Проверка исполнения архивного законодательства; проверка соблюдения правил комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Минстроя РД; приведение работы Минстроя РД по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле; предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Цели, задачи проверки:

Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Выявленные нарушения (17 шт.):

• Отсутствует дело фонда
• Согласованная ЭПК номенклатура дел на 2008-2011 г. устарела, но и данная номенклатура дел не внедрена в делопроизводство; основной учетный документ, служащий основой для составления описей дел и наведения государственного учета документов, а также инструментом систематизации, хранения и поиска документов, отсутствует
• Инструкция по делопроизводству отсутствует. Делопроизводство и порядок формирования дел не соответствуют установленным правилам
• Отсутствует комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке, хотя документы министерства по 1985 г. по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (далее-ЭПК) уполномоченного исполнительного органа в области архивного дела РД приняты на государственное хранение.
• Стеллажное оборудование не соответствует требованиям (стеллажи в архиве смешанные с деревянными полками, полки не обработаны огнезащитным составом)
• Не соблюдаются сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный архив
• Отсутствует правовой акт о создании архива организации
• Отсутствует единый контрольный организационно-распорядительный документ о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за ВА), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственный архив
• Отсутствует историческая справка к фонду
• Не представлены акты изъятия правоохранительными, иными уполномоченными органами, судами документов, журнала учета изъятия и возвращения документов
• Отсутствуют правовые акты о возложении функции контроля за работой ВА и руководителя ВА (ответственного за ВА)
• Отсутствует письменное разрешение государственного архива о продлении сроков хранения документов в архиве. На многочисленные письма и обращения ГКУ РД «ЦГА РД» о передаче документов на государственное хранение Минстрой РД не реагирует. Не соблюдается порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный архив. Документы с истекшим сроком ведомственного хранения (более 500 дел постоянного хранения (управленческая документация) за 1986-2009 гг.) на постоянное хранение в ГКУ РД «Центральный государственный архив РД не переданы (точное количество дел установить не представляется возможным, примерный расчет произведен исходя из ежегодного документооборота
• Не соблюдаются температурно-влажностный и световой режим хранения документов (отсутствуют приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурно-влажностного режима, окна не затемнены )
• Отсутствуют основные учетные документы установленной формы
• Отсутствуют правовой акт о создании и составе экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии далее-ЦЭК) Минстроя РД, положение об экспертной комиссии (ЦЭК) и протоколы ее заседаний
• Не соблюдаются сроки и порядок проведения экспертизы ценности. Ежегодно не проводятся экспертиза ценности, научно-техническая обработка и описание документов в структурных подразделениях и их передача в ВА.
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов в части указания основания (фонд, опись, дело, лист)

Выданные предписания:

• Сформировать дело фонда
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» номенклатуру дел для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» инструкцию по делопроизводству для согласования ЭПК Минюста РД и внедрить ее в практическую деятельность
• Восстановить комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, ранее согласованных и утвержденных ЭПК, в установленном порядке
• Стеллажное оборудование обработать огнезащитным составом
• Обеспечить порядок передачи документов Архивного фонда РФ и документов временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, в ВА, а также порядок содержания документы по личному составу уволенных работников
• Представить в ГКУ РД «ЦГА РД» на согласование ЭПК Министерства юстиции РД положение об архиве Минстроя РД
• Принять организационно-распорядительный документ о назначении ответственного, курирующего вопросы соблюдения архивного законодательства в Минстрое РД, предусмотрев также соблюдение архивного законодательства в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах специалистов
• Составить историческую справку к фонду
• Сформировать дело с актами изъятия правоохранительными, иными уполномоченными органами, судами документов, завести журнал учета изъятия и возвращения документов
• Правовыми актами возложить функции контроля за работой ВА и назначить руководителя ВА (ответственного за ВА)
• Осуществить передачу документов с истекшим сроком ведомственного хранения (более 500 дел постоянного хранения
• Обеспечить в ВА температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, приобрести приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурно-влажностного режима
• Завести учетные документы установленной формы
• Принять правовой акт о создании и составе центральной экспертной комиссии Минстроя РД, включив в нее в том числе представителей подведомственных Минстрою РД организаций, не являющихся источниками комплектования ГКУ РД «ЦГА РД», разработать положение о ней и формировать в установленном порядке ее протоколы
• Провести экспертизу ценности, научно-техническую обработку и описание документов в структурных подразделениях и ВА и соответственно их передачу в ВА и ГКУ РД «ЦГА РД» (более 700 дел управленческого характера за 1986-2015 гг., 809 дел по личному составу со дня создания министерства по настоящее время, около 200 дел НТД за 1983-2012 гг..)
• Обеспечить установленный порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов в части указания основания (фонд, опись, дело, лист)