Причина проверки:

проверка соблюдения правил комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в муниципальном архиве и администрации муниципального района "Тляратинский район"; приведение работы Администрации по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле; предупреждение и устранение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела

Выявленные нарушения (21 шт.):

• Не ведется работа по уточнению Списка организаций-источников комплектования МА, не учтены структурно-штатные изменения как Администрации, так и источников комплектования за 2014-2018 гг.
• Отсутствуют справки, акты, книги учета, карточки по результатам проведения проверки наличия и состояния архивных документов и организации розыска необнаруженных документов. Не ведется учет физического и технического состояния документов. В хранилище содержатся документы (80%) с неудовлетворительным физическим состоянием (ветхие)
• Отсутствует журнал учета документов, относящихся к государственной собственности Республики Дагестан, временно хранящихся в муниципальном архиве
• Отсутствуют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)
• Номенклатура дел не внедрена в делопроизводство, не используется как основной учетный документ; инструкция по делопроизводству не внедрена в практическую деятельность
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок
• Дверь в архивохранилище не оснащена замками повышенной секретности против возможного взлома, не опечатывается. Отсутствует утвержденная в установленном порядке инструкция об охранном режиме МА, регламентирующая получение, сдачу ключей и помещений под охрану, обеспечивающая нормативные условия хранения архивных документов
• Отсутствует журнал учета нормативно- методической литературы
• Отсутствуют основные учетные документы установленной формы
• Отсутствует комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке
• Не соблюдается противопожарный режим хранения: - потолки архивохранилищ обшиты фанерой, не обработаны огнезащитным составом; -в подвальном помещении под архивохранилищем размещена котельная, что является источником выделения агрессивных химических веществ (все документы покрыты копотью).
• Не соблюдаются сроки временного хранения и порядок проведения экспертизы ценности в Администрации (документы за 2005-2013 гг. хранятся в Администрации сверх установленного срока ведомственного хранения)
• Отсутствует правовой акт о создании ВА . Отсутствует правовой акт о возложении функции контроля за работой ВА и текущего делопроизводства
• В нормативных документах не прописан статус муниципального архива как структурного подразделения администрации муниципального района "Тляратинский район" и статус его руководителя
• Отсутствует дело фонда
• Из-за несоблюдения правил экспертизы ценности документов структурными подразделениями Администрации, другими источниками комплектования МА нарушен порядок приема архивных документов от организаций, а также порядок взаимодействия с источниками комплектования
• В муниципальном архиве администрации муниципального района "Тляратинский район"не соблюдаются температурно влажностный, санитарно-гигиенический режимы хранения документов (от сырости сыплется штукатурка в архивохранилище, из-за чего документы покрыты пылью)
• Отсутствует историческая справка к фонду
• В архивохранилище имеются смешанные стеллажи с необработанными спецсоставом деревянными полками
• Отсутствуют правовой акт об установлении противопожарного режима, назначении лица, ответственного за приобретение, ремонт сохранность и исправность первичных средств пожаротушения и инструкция о мерах пожарной безопасности
• Отсутствуют паспорта ВА

Выданные предписания:

• Подготовить предложения к рассмотрению ЭПК по уточнению Списка организаций-источников комплектования МА с учетом структурно-штатных изменений, как Администрации, так и источников комплектования МА за 2014-2019 гг.
• Провести проверку наличия и физического состояния документов, завести все установленные правилами учетные документы
• Завести журнал учета документов, относящихся к государственной собственности Республики Дагестан, временно хранящихся в МА
• Организовать розыск актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)
• Представить на согласование экспертно-проверочной комиссией (далее-ЭПК) Минюста РД номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству, обеспечить соблюдение порядка формирования и учета дел в делопроизводстве и внедрить их в практическую деятельность
• Обеспечить соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок
• обеспечить порядок опечатывания дверей в архивохранилища, сдачи ключей под охрану; установить на дверь архивохранилища замок повышенной секретности
• Завести недостающие основные обязательные и вспомогательные учетные документы государственного учета документов Архивного фонда РФ и соблюдения порядка их ведения и включить их в номенклатуру дел МА
• Завести основные учетные документы установленной формы
• Восстановить комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, ранее согласованных и утвержденных ЭПК, в установленном порядке
• Обеспечить противопожарный режим хранения документов: - потолок архивохранилища; -устранить причины проникновения в архивохранилище агрессивных химических выделений
• Провести экспертизу ценности документов за 2005-2014 гг., хранящихся сверх установленного ведомственного срока в структурных подразделения Администрации, являющихся источниками комплектования МА
• Создать правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства, курирования направления соблюдения законодательства об архивном дела в соответствии с законодательством
• Прописать в нормативных документах статус муниципального архива (далее- МА) как структурного подразделения Администрации и статус его руководителя, должностного лица Администрации.
• Сформировать дело фонда
• Осуществить прием документов за 2005-2014 гг., хранящихся сверх установленного ведомственного срока в следующих структурных подразделения Администрации, являющихся источниками комплектования МА
• Создать нормативные условия хранения документов, обеспечивающие их физическую сохранность соблюдения температурно влажностного, санитарно-гигиенического режимов хранения
• Составить историческую справку к фонду
• Смешанные стеллажи обработать огнезащитным составом;
• Правовым актом установить правила противопожарного режима МА, разработать инструкцию о мерах пожарной и охранной безопасности, обеспечить МА первичными средствами пожарной безопасности
• Сформировать паспорт архива Администрации на 01.01. 2020 г.