Причина проверки:

Исполнение администрацией муниципального района "Агульский район" предписания Министерства юстиции РД об устранении выявленных нарушений законодательства об архивном деле № 01/05-29/19/1 от 22.05.2019 г.; приведение работы Администрации по комплектованию, учету, хранению и использованию документов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации об архивном деле

Цели, задачи проверки:

Истечение срока исполнения гражданином и организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований или наличие ходатайства гражданина и организации о проведении органом государственного контроля (надзора), муниципального контроля внеплановой выездной проверки в целях установления факта досрочного исполнения гражданином, организацией предписания органа государственного контроля (надзора), муниципального контроля.

Выявленные нарушения (15 шт.):

• Деревянный пол в архивохранилище не обработан огнезащитным составом или не приняты меры по его замене на плиточное покрытие
• Не разработаны организационно-распорядительные документы о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, организовать передачу на постоянное хранение в муниципальный архив, в т.ч. документов по личному составу
• Стеллажи установлены с нарушением нормативных требований, не пронумерованы, отсутствуют постеллажные топографические указатели
• Не создан в соответствии с законодательством РФ муниципальный архив (либо как структурное подразделение, либо в виде муниципального учреждения)
• Не согласована с экспертно-проверочной комиссией Минюста РД номенклатура дел МА
• Не проведена экспертиза ценности документов за 2006-2013 гг. хранящихся в Администрации сверх установленного срока ведомственного хранения и не переданы на хранение в МА
• Не соблюдается порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок
• Наблюдательные дела сформированы с нарушение правил
• Не согласована с экспертно-проверочной комиссией Минюста РД номенклатура дел и инструкция по делопроизводству
• Потолок не обработан огнезащитным составом
• Не скорректирован Список №1 с учетом структурно-функциональных изменений Администрации, подведомственных ей организаций, других учреждений, предприятий-источников комплектования МА
• Не проведена проверка наличия и физического состояния документов, не заведены установленные правилами учетные документы
• Не создан архив Администрации, правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства и представить на согласование ЭПК Министерства юстиции положение об архиве
• В МА не установлены приборы кондиционирования воздуха и приборы для измерения температурно-влажностного режима.
• Не выделено помещение под архив, соответствующее нормативному режиму хранения архивных документов

Выданные предписания:

• Обработать деревянный пол в архивохранилище огнезащитным составом или принять меры по его замене на плиточное покрытие
• Разработать организационно-распорядительные документы о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, организовать передачу на постоянное хранение в муниципальный архив, в т.ч. документов по личному составу
• Установить стеллажи с соблюдением нормативных требований, пронумеровать их, разместить на них постеллажные топографические указатели
• Создать в соответствии с законодательством РФ муниципальный архив (либо как структурное подразделение, либо в виде муниципального учреждения)
• Согласовать с экспертно-проверочной комиссией Минюста РД номенклатуру дел МА
• Провести экспертизу ценности документов за 2006-2013 гг. хранящихся в Администрации сверх установленного срока ведомственного хранения и передать на хранение в МА
• Обеспечить соблюдение порядка оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, порядок формирования в дела запросов и копий архивных справок
• Формировать наблюдательные дела в соответствии с правилами, наполнить их недостающими документами
• Согласовать с экспертно-проверочной комиссией Минюста РД номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству, обеспечить соблюдения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве
• Обработать потолок огнезащитным составом
• Скорректировать Список №1 с учетом структурно-функциональных изменений Администрации, подведомственных ей организаций, других учреждений, предприятий-источников комплектования МА
• Создать архив Администрации, правовой акт о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства и представить на согласование ЭПК Министерства юстиции положение об архиве
• Установить в МА приборы кондиционирования воздуха и для измерения температурно-влажностного режима
• Выделить помещение под архив, соответствующее нормативному режиму хранения архивных документов